Evaluation des stocks, réceptions non facturées

L’évaluation des stocks a déjà fait l’objet de quelques articles :

• Evaluation des stocks, généralités – Wanamics

• Evaluation des stocks, comment ça marche ? – Wanamics

• Evaluation des stocks, états et comptabilisation – Wanamics

Mais quid des réceptions non facturées à la date de clôture de l’exercice ou « Factures non parvenues » (FNP) dans le jargon comptable ?

Quelques rappels des épisodes précédents

La valeur du stock d’un article n’est pas une quantité multipliée par un coût unitaire, mais la somme des valeurs des mouvements (tenant compte du « Mode évaluation stock » de chaque article).

Le principe de base est donc d’associer une valeur à chaque mouvement de stock, mais la valeur initiale peut être ajustée à postériori pour tenir compte d’informations postérieures.

Ainsi par exemple, une réception donne lieu à une valorisation provisoire nommée « Coût total (prévu) » (quantité reçue multipliée par le « Coût unitaire » de l’article).

Lors de la validation de la facture le « Coût total (prévu) » sera ‘remplacé’ par le « Coût total (réel) ».

L’affectation de frais annexes (transport…) viendra influencer la valeur des réceptions concernées.

Si cette réception a été consommée entretemps, ces variations doivent être répercutées sur les consommations concernées.

C’est l’objectif de la fonction « Ajuster coûts : Écr. Article » qui doit donc être réalisée avant d’analyse de la valeur du stock.

Seule la variation de la valeur du stock est comptabilisée (et non une valeur globale qui serait extournée sur la période suivante).

« Ecriture comptable article » et « Ecriture valeur »

Business central distingue les « Écritures comptable article » (qui n’ont à ce stade de ‘comptable’ que le nom) qui traduisent les flux physiques (réception, expédition…) et les « Écritures valeur » qui, comme leur nom l’indique, en détaille la valeur.

La « Date comptabilisation » d’une « Ecriture comptable article » est celle du flux physique.
La « Date comptabilisation » d’une « Ecriture valeur » est celle du flux financier.

Plusieurs « Ecritures valeur » (qui peuvent avoir des « Date comptabilisation » distinctes) sont associées à une même « Ecriture comptable article ».

Ainsi, la validation de la réception d’un article génère une « Ecriture comptable article » et une première « Ecriture valeur » à la même date (de « Type écriture » ‘Coût direct’) avec un « Coût total (prévu) ».

La facture correspondante générera 2 nouvelles « Ecriture valeur » rattachées à cette « Ecriture comptable article » à la « Date comptabilisation » de la facture, l’une pour reprendre le « Coût total (prévu) » (donc de signe inverse à la précédente), l’autre au « Coût total (réel) » facturé.

De même, si des « Frais annexes » (transport…) sont affectés à la réception via une facture postérieure, une nouvelle « Écrire valeur » viendra en ajuster le coût, à la date de celle-ci.

La variation de stock en quantité est basée sur les « Écritures comptables article » de la période.
La variation en valeur est basée sur les « Ecritures valeur » de la période.

Il est donc possible de constater une variation en valeur pour une période sur laquelle aucun flux physique n’a été validé (en particulier suite à l’affectation de frais annexes ou à une réévaluation).

C’est sur ces informations que sont basés l’état « Evaluation de stock » et la fonction « Valider coûts ajustés » qui passe en comptabilité les écritures correspondantes.

Coût validé en comptabilité

Le traitement « Valider coûts ajustés » met à jour le « Coût validé en comptabilité » de chacune des « Écritures valeur » ainsi prise en compte (totalisé sur la dernière colonne de l’état « Evaluation de stock »). Ainsi, lors d’un nouveau traitement seule la variation est prise en compte.

Il peut donc être effectué autant de fois que nécessaire, en fin de période comme au jour le jour si cela peut être utile aux analyses.

En cas de régularisation du stock, quelle qu’en soit la raison (ajustement, réception, facture…), il suffira de relancer les traitements « Ajut. Coût : Écr. Article » et « Valider coûts ajustés » pour comptabiliser la différence.

Réceptions non facturées

L’état « Evaluation du stock » propose une option « Inclure coûts prévus ».

Si elle n’est pas retenue, seules les quantités facturées sont prises en compte.

Si elle est sélectionnée, une ligne distincte mentionne, pour chaque article, la quantité et la valeur totale (la quantité non facturée étant alors évaluée au coût prévu).

La différence en quantité entre ces deux lignes correspond donc aux réceptions non facturées.

La quantité physique (en particulier suite à la validation de l’inventaire physique) doit être analysée au regard de la seconde le cas échéant.

Il en est de même pour les totalisations, qui mentionnent sur une ligne distincte la valeur totale (coûts prévus inclus).

Comptabilisation

Option 1 : Gestion de stocks non intégrée

Lorsque la gestion de stock est assurée par une application distincte, la valorisation du stock est généralement basée sur la quantité totale de chaque article (facturée ou non).

L’opération comptable consiste alors à valider la valeur totale du stock à la date de fin de période et à l’extourner au premier jour de la période suivante.

Ainsi, le compte de variation de stock (603) constate bien la différence entre la valeur du stock en début de période et sa valeur en fin de période.

Par ailleurs, une écriture distincte valorise les réceptions non facturées (alias Factures Non Parvenues ou FNP) qui, de la même manière, sont validées au dernier jour de la période et extournées au lendemain.

Bien que non préconisée, cette méthode peut être appliquée par Business Central en activant l’option « Compta. coûts prévus » (Cf. « Paramètres stocks ») afin que le traitement « Valider coûts ajustés » en tienne compte.

Les FNP devront alors être comptabilisées manuellement (via une « Feuille abonnement » qui permettra de les extourner au lendemain), en détaillant le cas échéant les imputations analytiques…

Option 2 : Gestion de stocks intégrée

L’option « Compta. coûts prévus » (Cf. « Paramètres stocks ») n’est pas activée.

Dès lors, seules les quantités facturées sont comptabilisées et il n’y a plus lieu d’en soustraire les réceptions non facturées.

Passage d’une option à l’autre

Il est envisageable de modifier l’option « Compta. coûts prévus » (Cf. « Paramètres stocks ») en assumant l’alerte « Si vous modifiez le/la Compta. coûts prévus, le programme doit mettre à jour la table Valider écriture valeur en comptabilité. Cette opération peut prendre plusieurs heures. Souhaitez-vous quand même modifier le/la Compta. coûts prévus ? »

Il faudra alors renouveler le traitement « Valider coûts ajusté » pour prendre en compte ou non les écritures de « Coût prévu » et comptabiliser la différence avec le « Coût validé en comptabilité » antérieur.

Coût prévu et coût standard

Pour un article dont la « Méthode évaluation stock » est au ‘Coût standard’, le « Coût prévu » n’est pas basé sur le montant de la commande (nommé « Coût unitaire direct ») mais sur le « Coût standard » de la fiche article. Ainsi par exemple, pour un article évalué à un « Coût standard de 100€, commandé à 95€, la réception non facturée sera de 100€.

Schéma comptable

Exemple : réception le 30/12/n d’une commande de 1000€ HT (TVA 20%), comptabilisée le 10/01/n+1 (convention : débit +, crédit -)

Date	Désignation	331	401	408	445660	445680	601	603
Option 1 :  avec « Inclure coûts prévus »
31/12/n	V. coûts ajust. (prévus)	1000						-1000
31/12/n	FNP			-1200		200	1000
	Total période	1000	0	-1200	0	200	1000	-1000
01/01/n+1	Ext. FNP			1200		-200	-1000
10/01/n	Facture		-1200		200		1000
31/01/n+1	V. coûts ajust. (prévus)	-1000						1000
31/01/n+1	V. coûts ajust. (rééls)	1000						-1000
	Total période	1000	-1200	0	200	0	1000	-1000
Option 2 : sans « Inclure coûts prévus »
31/12/n	Valid. coûts ajust.	–						–
31/12/n	FNP	1000		-1200		200	–	–
	Total période	1000	0	-1200	0	200	–	–
01/01/n+1	Ext. FNP	-1000		1200		-200
10/01/n+1	Facture		-1200		200		1000
10/01/n+1	Valid. coûts ajust.	1000						-1000
	Total période	1000	-1200	0	200	0	1000	-1000

Remarques

• Selon l’option retenue, les comptes 601 et 603 ne sont pas mouvementés sur la même période.
  Comme ils s’annulent l’un l’autre et sont confondus au compte de résultat cela n’a pas d’impact.
• Si les combinaisons de groupes comptabilisation et imputations analytiques sont multiples, la comptabilisation des factures non parvenues s’avèrera plus simple dans le cas 2 puisqu’il suffira de passer une ligne par compte de classe 3.
• Avec l’option 2, les FNP peuvent n’être traitées qu’en fin d’exercice pour se conformer aux règles comptables, tout en disposant d’une analyse pertinente du résultat en cours d’exercice.

Dans un cas comme dans l’autre :

• Seules les FNP relatives à des articles sont prises en compte. Les FNP relatives à des prestations réalisées non encore facturées (commandées via des lignes de « Type » ‘Ressource’ ou ‘Compte général’) devront être comptabilisées manuellement.
• Rien ne permet de détecter qu’une FNP a déjà été validée. Il faudra donc veiller à ne pas les valider plusieurs fois et s’assurer qu’aucune nouvelle opération ne vienne les influencer (ex : facturation tardive).
  La mise à jour des dates de « Début période validation » et « Fin période validation » (Cf. « Paramètres comptabilité » et « Paramètres utilisateurs ») devrait permettre de l’éviter.
• Il peut arriver que la date de facture soit antérieure à la « Date comptabilisation » de la réception (ex : expédition du 30/12/n et facturée à cette date mais réceptionnée le 02/01/n+1).
  Il faudra alors comptabiliser une charge constatée d’avance (HT) en lieu et place d’une FNP.