Il ne s’agit pas ici d’évoquer la fréquence de l’inventaire physique (associée à la notion d’inventaire tournant le cas échéant), mais, une fois de plus, de l’aborder sous l’angle de la comptabilité et du contrôle de gestion.
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Inventaire périodique (ou intermittent)
Lorsque la comptabilité est dissociée de la gestion commerciale, elle se contente, faute de mieux, de valoriser le stock en fin de période à partir d’un état de stock fourni par la gestion commerciale.
C’est ce que l’on entend ici par inventaire périodique.
Le coût des ventes est alors calculé comme suit : stock initial + achats – stock final (rappelons que la valeur de chacun de ces éléments dépend du « Mode évaluation stock »).
Il est donc donc déterminé en fin de période et ne détermine que la marge globale.
Des travaux complémentaires seront nécessaires pour analyser la marge à un niveau plus détaillé.
Inventaire permanent
Avec un ERP (Enterprise Resource Planning ou PGI pour Progiciel de Gestion Intégré) tel que Business Central, l’intérêt est d’affiner l’analyse en permettant de déterminer le coûts de ventes (Cost Of Goods Sold ou CGOS pour les anglosaxons) et donc la marge, par imputation analytique aussi fine que nécessaire, grâce à l’inventaire permanent.
Dès lors, chaque mouvement de stock est reflété en comptabilité (centralisé par date et combinaison des imputations).
Une facture achat pour stock (au 607), quelle que soit son imputation analytique, sera neutralisée à la même date et pour la même imputation par une écriture de stock (37 à 6037). Il en sera de même pour les ventes, dont les consommations respectives seront imputées aux sections ayant généré le chiffre d’affaire (6037 à 37) pour dégager la marge à ce niveau.
Le principe est le même pour les produits fabriqués. Les matières premières ainsi que les ressources (main d’œuvre, temps machines…) consommées seront prises en comptes dans la valeur du produit fini en tenant de l’imputation analytique de destination (ordre de fabrication). Si le produit fini entre en stock à son tour, il sera imputé à terme à la section qui aura engrangé le chiffre d’affaire pour déterminer la marge à ce niveau.
Comparaison des schémas comptables
Rien de tel qu’un exemple pour comparer les deux méthodes (Cf. tableau Excel qui méritera un exposé détaillé).
Cas 1 : prenons les transactions suivantes :
- achat sur l’exercice précédent de 60 pièces d’un articles au coût unitaire de 1€, donc en stock initial de l’exercice n.
- vente en période 1 de 40 pièces pour 70€ au profit du département A, soit une marge de 30€
- vente en période 2 des 20 pièces restantes pour 30€ au profit du département B, soit une marge de 10€.
Vous constaterez qu’en retenant la méthode de l’inventaire permanent, vous disposez de l’analyse de la marge au jour le jour et au niveau souhaité sans attendre des travaux de fin de période.
Impact des réceptions non facturées
Cas 2 : Il reprend les mêmes transactions mais la réception en n-1 n’est facturée qu’en p1 et engendre donc une FNP.
Pour la méthode de l’inventaire périodique le stock physique est pris en compte (ce qui le cas lorsque la comptabilité est dissociée le la gestion commerciale).
Pour la méthode de l’inventaire permanent, seules les quantités facturées sont prises en compte (sans « Inclure coûts prévus » tel que préconisé : Cf. Evaluation des stocks, réceptions non facturées – Wanamics).
Dès lors la comptabilisation de la FNP est différente.
Avec la méthode de l’inventaire permanent, elle ne concerne que des compte de bilan.
Elle ne se justifie donc qu’en fin d’exercice (408) et ne requière pas d’imputation analytique.
Vous noterez également (en rouge dans le tableau) une différence des soldes des comptes 607 compensée par le 6037 sur l’exercice n-1, et l’inverse sur l’exercice n. Elle n’est pas due à la différence de méthode (périodique vs permanent) mais à l’impact des coûts prévus, et le schéma reste conforme aux règles comptables.
Stock et variation de stock
Selon l’orthodoxie comptable, leur valeur absolue doit être égale (débit 37 = crédit 6037).
Dans le tableau Excel, cette égalité n’est pas respectée pour le cas 2 selon la méthode de l’inventaire permanent.
En effet, pour faciliter la lecture , la FNP a été placée dans le compte 37, mais un compte tel que 38 peut être privilégié.
Ainsi, le compte 37, mouvementé uniquement par la comptabilisation des stocks (traitement « Valider coûts ajustés »), ne sera pas autorisé en « Imputation directe » alors que le compte 38, sera imputé directement par l’écriture de FNP en fin d’exercice.
Comptabilisation des factures non parvenues
La provision FNP peut donc se limiter à 3 lignes (débits des comptes 38 et 44568, crédit au 408).
Cependant, seules les provisions relatives aux articles gérés en stock sont ici évoquées.
Pour les autres (frais généraux…) vous devrez analyser les réceptions non facturées et comptabiliser les FNP correspondantes via une « Feuille abonnement » pour l’extourner sur la période suivante.
Une extension est proposée à cet effet. Depuis une « Feuille abonnement », l’action « Proposer factures non parvenues » ajoute une ligne pour chacune des commandes concernées avec la ventilation correspondante pour tenir compte des imputations des lignes de la commande et des quantités réceptionnées à la « Date comptabilisation » de la provision.
Les lignes relatives aux articles, sont ventilées sur le compte de stock (38), sauf si l’option « Inclure coût prévus » est activée (déconseillé). Comme indiqué plus haut, la FNP étant alors réduite à une opération de bilan elle n’est généralement utile qu’en fin d’exercice.
Les lignes ainsi proposées peuvent cependant être utiles au suivi des réceptions non facturées et permettront peut être de dénicher une facture restée au fond d’un tiroir (ce qui avec la dématérialisation ne devrait plus se produire 😉 sans attendre la relance du fournisseur.
Lors de la validation ces écritures sont extournées au lendemain.
Attention, rien n’interdit de lancer plusieurs fois le traitement (si toutefois cela vous arrivait dans un moment d’égarement, s’agissant d’une opération via une feuille de saisie, vous pourriez l’extourner).
Et pour conclure, voici la solution de l’énigme (voir légende de l’illustration en tête de cet article) :
COGS est l’acronyme de « Cost Of Goods Sold », mais COGS se traduit « Rouages » 🙂
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