Relancez les relances

La gestion des relances est une fonctionnalité historique de Business Central et ce sujet a déjà fait l’objet de plusieurs articles :

• Relance préventive – Wanamics
• Surveillez l’en-cours clients – Wanamics
• Voir aussi l’article de Gilles Baudoin : Relances clients dans Business Central | LinkedIn

La version 24 (2023 wave 1) y a ajouté un rôle (page d’accueil) dédié à la gestion du recouvrement, ainsi que des fonctions d’automatisation (voir Comptabilité clients et recouvrement – Wanamics) pour des envois en masse lorsque cela s’y prête.

Elle apporte également une gestion améliorée de la communication par e-mails et une configuration centralisée :

• Configuration des conditions et niveaux – Business Central | Microsoft Learn

• Automatisation des relances dans les collectes – Business Central | Microsoft Learn

Cet article est l’occasion de revoir l’ensemble de la fonctionnalité sur la base de cette dernière version.

Voir aussi : Envoyer des relances aux clients dans Dynamics 365 Business Central – Training | Microsoft Learn

Utilisation

Relances

Chaque relance est un document destiné au client, reprenant en ligne les écritures relancées (factures ou autres écritures ouvertes tel qu’un avoir, un règlement non lettré ou encore des intérêts et frais de recouvrement).

A ce stade, ce ne sont que des propositions de relance (ou relances provisoires), à valider par l’action « Emission… » pour créer des « Relances émises ».

Créer relances

Ce traitement créé une relance provisoire pour chaque client ayant au moins une écriture échue, reprenant une ligne par écriture ouverte.

Date comptabilisation	Sera reprise sur les écritures relances, voire sur la facture des intérêts et frais de recouvrement.
Date document	Base de calcul du retard et des intérêts le cas échéant.
Seulement écritures dont l’échéance est dépassée	Par défaut, les écritures non échues sont également proposées (en fin de document et séparées par une ligne « Écritures ouvertes non échues », et uniquement si d’autres écritures échues sont proposées). La notion d’échéance dépassée est calculée sur la base de la « Date document Voir Relance préventive – Wanamics
Inclure les écritures suspendues	Tiendra compte ou non des écritures client en « Suspendu » (3 lettres permettant d’identifier un litige et/ou un suivi particulier, correspondant à « En attente » des versions antérieures), évitant ainsi de harceler le client pour les litiges suivis par ailleurs.
Utiliser niveau en-tête
Filtre: Client	Il permet en particulier de filtrer les clients selon leur « Code conditions relance ».

Remarques

• Les clients n’ayant pas de « Code condition relance » ne sont pas pris en compte.
• S’il existe déjà une relance provisoire pour le client, il n’en est pas créé une autre (même si de nouvelles écritures sont à relancer).
• Les relances concernent le client facturé, quel que soit le (les) client(s) donneur(s) d’ordres.
• Une relance unique de niveau le plus élevé est générée pour chaque client (une par devise le cas échéant).
• Une facture ayant atteint le « Nombre max. de relances » (Cf. configuration « Code condition relance ») ne sera plus proposée.
• L’action « Proposer lignes relance » permet de relancer ponctuellement un client préalablement sélectionné en en-tête.
• Les écritures partiellement lettrées sont également reprises et mentionnent le « Montant d’origine » et le « Montant ouvert » (reste du).
• Si l’une des écritures incriminées a atteint le « Nombre max. de relances » défini par le « Code condition relance », aucune relance n’est générée pour le client (le client lui-même n’est pas pour autant « Bloqué »).
• En cas de litige particulier sur une facture, elle pourra être marquée en « Suspendu » pour éviter de bloquer la relance des autres écritures.

Modification

Il est possible de modifier ou supprimer des lignes de relance ou de supprimer globalement un document de relance.

La modification de la « Date document » en en-tête, supprime les lignes après confirmation (l’action « Proposer lignes relance » permettra alors de les recréer sur base de cette nouvelle date).

Des lignes de texte ou des textes standards peuvent être ajoutés.

Comme sur tout document, des commentaires peuvent être saisis, et seront transférés sur la relance émise. Cela permet par exemple d’annoter les échanges avec le client suite à une relance téléphonique.

Textes début et fin versus Communication client

Les lignes de relance proprement dites sont précédées des « Lignes de texte début » et suivies des « Lignes du texte fin » définies pour le niveau de relance considéré le cas échéant.

Ces lignes peuvent contenir des variables (ex : montant total de la relance) qui seront actualisées à l’impression.
En cas de modification, la fonction ‘Mettre à jour texte relance’ permettra de les actualiser.

Ces textes sont ainsi repris sur le courrier de relance, si toutefois il est encore utilisé.

Cet héritage des versions antérieures est aujourd’hui complété par la « Communication client » permettant de définir le corps de l’e-mail.

Relance ponctuelle

La liste des clients permet d’afficher la colonne « Solde échu » et d’y filtrer les clients susceptibles d’être relancés.

Depuis la liste ou la fiche de l’un d’eux, l’action « Nouveau document » puis « Relance » permet de créer la relance correspondante (en-tête), puis les lignes via l’action « Proposer lignes relance ».

Emission

Cette action s’applique aux relances sélectionnées pour créer les « Relances émises » correspondantes.

Le « N° » de la relance provisoire est remplacé par un N° relance émise (souches de N° définies en « Paramètres ventes »).

Imprimer	L’option « E-mail » ou « Impression » enverra / imprimera immédiatement chacune des relances émises. Cette option peut être laissée vide pour enregistrer la relance émise sans l’envoyer au client (ou l’envoyer ultérieurement via la liste des « Relances émises »). Cela peut par exemple s’appliquer si le processus de relance est téléphonique, pour garder une trace de la relance. Si l’option « Envoyer » est retenue mais ne peut l’être faute d’adresse e-mail, la relance est imprimée.
Remplacer date comptabilisation et Date comptabilisation	Permet d’actualiser la « Date comptabilisation » si les relances proposées sont validées tardivement.
Masquer la boîte de dialogue du courrier électronique	Dans l’affirmative, les messages seront envoyés sans confirmation. Dans le cas contraire, un message est proposé pour chacune des relances émise qui peut ainsi être personnalisé ou ignoré.   Il est tenu compte du « Profil d’envoi de document » (propre au client ou défini « Par défaut »).

Une « Ecriture relance intérêt » est générée pour chaque ligne de relance émise.

Depuis une « Ecriture client », l’action « Écr. relance/fact. Intérêts » trace ainsi les différentes relances (« Date comptabilisation », « Niveau relance »…).

Relances émises

Il est possible d’imprimer ou envoyer une relance émise

La relance étant un document à part entière, l’action « Rechercher écritures » reprendra les « Écr. relance/fact. Intérêts » correspondantes.

Imprimer

Les options suivantes sont proposées :

• Afficher infos internes : permet d’ajouter les informations définies comme telles pour le modèle d’impression (imputations analytiques par exemple).
• Journal interaction : si le client est associé à une fiche contact (Cf. « Paramètres marketing », « Code relation d’affaire » pour les clients), une interaction sera alors générée pour ce dernier.
• Afficher montant non échus : concerne les lignes de la relance dont la « Date d’échéance » est postérieure à la « Date comptabilisation » de l’en-tête (donc non échues lors de la validation mais pouvant l’être à la date d’impression).
• Afficher les détails MIR : voir Intérêts et frais (Multi Interest Rate).

Envoyer

Contrairement à l’action « Imprimer », aucune option n’est proposée et ce sont donc les valeurs par défaut qui s’appliquent (en particulier, les lignes non échues ne sont pas reprises).

Remarques

• Le champ « Adresse « E-mail » peut comporter plusieurs destinataires, séparées par ‘;’.
• Une adresse e-mail spécifique aux relances peut-être définie en « Présentation document » (à défaut celle de la fiche client est prise en compte).
• Selon la configuration, la lettre de relance et/ou les factures concernées peuvent être en pièces jointes.

Configuration

Prérequis

Si ce n’est déjà fait, et en attendant que ce soit automatique à partir de la version BC28 (avril 2026), vous devez, par la « Gestion des fonctionnalités » activer la ligne ‘Mise à jour des fonctionnalités : utilisez de nouveaux textes de communication pour les conditions de relance’ (choisir l’option « Activée pour » ‘Tous les utilisateurs’).

Conditions de relance

La gestion des relances peut être différente selon les clients.

• Ainsi par exemple les particuliers et les professionnels pourront relever de processus distincts.

• De même, les clients habituellement prélevés pour lesquels le prélèvement a été rejeté relèvent d’une procédure particulière.

Différentes « Conditions de relance » seront définies et l’une d’elles pourra être associée à chaque client.

Exemple

Nombre max. de relances	Nombre de relances pour une même facture (0 : illimité), et ce quel que soit le nombre de niveaux définis. Si, par exemple, le nombre maximum de relances est de 5 et que 3 niveaux sont définis, une facture pourra figurer sur cinq relances (la première de niveau 1, la seconde de niveau 2 et le reste de niveau trois). Une fois que la facture aura été mentionnée cinq fois, toutes les relances seront bloquées jusqu’à ce que la facture soit payée (si le client à d’autres factures en retard, aucune nouvelle relance ne sera créée). Pour, malgré tout, créer des relances, il faut augmenter le nombre maximum de relances ou remplir le champ En attente de l’écriture. Le délai entre chaque relance de même niveau est le délai de carence de celui-ci.
Comptabiliser intérêt Compta. frais supplémentaires Frais supplémentaires par ligne	Cf. Intérêts et frais
Par facture	Voir extension WanAR
Joindre factures (pdf)	Voir extension WanAR
Niveaux
Période de carence	La première relance reprend les écritures dont l’échéance est dépassée de plus de ce délai. Les suivantes se référeront à la date de la relance précédente (Cf. exemple ci-après).
Calcul date d’échéance Calculer intérêts Frais suppl. (dev soc)	Cf. Intérêts et frais

Période de carence – exemple

Niveau	Période carence	Échéance facture	Sera relancée à partir du
1	5J	04/06	10/06
2	1M		10/07

Communication client

Ces textes peuvent être définis en en-tête d’une part, et en ligne (par niveau) d’autre part, ces derniers étant prioritaires.

Ils peuvent alors être déclinés par « Code langue » :

Code langue

Il s’agit ici d’un filtre pour sélectionner le texte de la langue souhaitée.

Les actions « Ajouter du texte pour la langue » ou « Supprimer langue actuelle » (voire « Supprimer toutes les langues ») permettent d’ajouter ou de retirer le texte associé à un code langue.

L’action « Vue d’ensemble des communications » permet de s’assurer que le texte est bien défini pour chacune des langues souhaitées :

Communication relance

Ces textes pourront comporter les ‘variables’ suivantes :

• %1 = Date document (de l’en-tête de relance)
• %2 = Date d’échéance (de l’en-tête de relance)    
• %3 = Taux d’intérêts (de la table Conditions intérêts de retard)
• %4 = Montant ouvert (de l’en-tête de relance)
• %5 = Montant intérêts (de l’en-tête de relance)
• %6 = Frais supplémentaires (de l’en-tête de relance)
• %7 = Montant total (montant ouvert + Montant intérêts + Frais suppl. + TVA)
• %8 = Niveau relance (de l’en-tête de relance)

Lignes de début et Lignes de fin

Les textes début et fin des versions antérieures sont toujours disponibles et seront repris sur le document de relance dès sa création (Cf. actions « Créer relance » ou « Proposer lignes relance »).

Si vous en aviez définis pour une version antérieure, vous trouverez depuis la liste des « Conditions relance » une action « Transférer des textes » permettant de les reprendre en « Communication client » (il s’agit plutôt d’une copie car les lignes antérieures sont préservées).

L’action « Modifier les lignes de texte » permet de les mettre à jour :

Cependant il faudra éviter la redondance entre le corps du message (nouvelle formule) et les lignes de début et fin (ancienne formule).

Automatisation

Si, pour tout ou partie de vos clients, le processus de relance est systématique, laissez Business Central s’en charger.

Voir Automatiser le processus de relances dans les recouvrements | Microsoft Learn

Alberto Soben a publié un article détaillé à ce sujet :
How To Send Reminders In Business Central – Business Central Geek