Lettrage à posteriori

Rappelons que, en cas de TVA sur encaissements, c’est le lettrage de la facture qui rend la TVA exigible (passage de TVA en attente à TVA collectée ou à déduire).

Le contrôle des lettrages doit donc être un préalable à la déclaration de TVA (voir Déclaration de TVA).

Lettrage - À vos crayons #1 - Les Apprentis Lettreurs

Le lettrage est généralement effectué à la source :

  • Les paiements émis via la « Feuille paiement » suite à « Proposer paiement fournisseurs » viennent implicitement lettrer les factures concernées.
  • Les encaissements saisis via la « Feuille règlements » peuvent être immédiatement lettrés avec les factures correspondantes.
  • Les virements reçus, constatés via la « Feuille rapprochement », sont rapprochés (automatiquement ou manuellement) des écritures associées.
  • En cas de paiement à la commande, la facture émise postérieurement peut être lettrée tel que décrit dans l’article Paiement à la commande et lettrage.

S’il n’a pas été effectué à la source (ex : affectation inconnue), le lettrage doit être régularisé à postériori.

Le détail des écritures d’un client ou d’un fournisseur peut être obtenu depuis la liste ou la fiche, par l’action « Ecritures comptables » ou plus simplement en cliquant sur le solde pour en avoir le détail (dans ce cas seules les écritures ouvertes sont affichées).

L’action « Ecritures ouvertes » (raccourci Maj + F11) ouvre alors la fenêtre suivante avec la ligne sélectionnée (généralement le paiement) en en-tête :

L’action « Lettrage » puis « Lettrer » (ou le raccourci « Maj + F11 », bien plus efficace) a pour effet de reporter cotre code utilisateur dans la colonne « ID lettrage » (ou à l’inverse de l’effacer s’il était déjà renseigné), et de reprendre le « Montant ouvert » en « Montant à lettrer » :

Il vous reste alors à « Valider le lettrage » (raccourci « F9 ») :

La « Date comptabilisation » proposée est celle de l’écriture lettrée la plus récente et ne pourra être antérieure.
Une date postérieure peut être saisie (en particulier pour tenir compte des dates de « Début période validation » et « Fin période validation » (définies en « paramètres utilisateur » ou, à défaut, en « Paramètres comptabilité).

Remarques

  • En cas de lettrage partiel, il vous suffit de mentionner le « Montant à lettrer » sur la ligne concernée.
  • Le solde du lettrage (en bas à droite) est mis à jour.
  • Si, lors de la validation du lettrage, le solde n’est pas nul, il restera un montant ouvert sur l’écriture d’en-tête.
  • Il est possible de sélectionner plusieurs lignes pour leur appliquer l’action « Lettrer ».
  • Si la ligne peut bénéficier d’un escompte (« Escompte ouvert possible » et date de règlement antérieure ou égale à la « Date d’escompte »), il est comptabilisé au « Compte débit escompte » ou « Compte crédit escompte » associé au « Groupe compta. client » (avec ou sans ajustement de la TVA selon l’option « Ajust. TVA si escompte » définie en « Paramètres comptabilité).
  • Outre l’escompte, en cas de différence de règlement minime , l’écart est comptabilisé au « Compte arr. lettr. débit » / « Compte arr. lettr. crédit » associé au « Groupe compta client » / « Groupe compta. fournisseur ». L’écart autorisé, mentionné dans la colonne « Ecart de règlement max. » a été initialisé lors de la validation de la facture par le « Montant écart règlement max. » défini pour la devise ou, à défaut, en « Paramètres comptabilité ».

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