Le journal de modifications qui vous veut du bien

Sous ses airs de mouchard, le « Journal des modification » permet d’assurer une traçabilité des modifications apportées.

Il peut s’avérer précieux lorsque des données sensibles sont modifiées (coordonnées bancaires des fournisseurs par exemple) pour disposer d’une piste d’audit.

Il sera également utile pour retracer les modifications apportées à la configuration (groupes compta, paramètres comptabilisation…).

Configuration

Recherchez les « Paramètres journal modification » et cochez « Journal des modifications activé ».

Vous pourrez alors préciser les tables auxquelles vous souhaitez l’appliquer :

Comme son nom l’indique, l’option « Tous les champs » consignera toutes les modifications.

L’option « Certains champs » vous permet d’éviter les informations sans intérêt afin de ne pas encombrer le journal des modifications.

Ainsi, pour « Insertion », l’identifiant sera généralement suffisant.

En revanche, pour « Suppression », il peut être utile d’archiver « Tous les champs ».

Notez qu’il n’est pas nécessaire d’y configurer les tables de configuration du journal de modification lui même (401, 402 et 403) car elles le sont implicitement.

Lorsque vous quittez la page de configuration, vous devrez redémarrer la session pour que les modifications apportées soient prises en compte (il en est de même pour les autres utilisateurs) :

Consultation

Le détective qui sommeille en vous pourra alors s’abreuver à la page « Écritures journal modification » :

Comme vous le voyez ci-dessus, la trace mentionne une ligne pour chaque champ et cela peut rapidement représenter un volume important. Veillez donc à n’activer le journal des modification qu’à bon escient. Ainsi par exemple, son application aux documents n’a de sens que pour quelques champs (ex : changement du « Statut »).

Epuration

Le journal des modifications a la fâcheuse tendance à prendre de l’embonpoint.
Il sera utile de définir une « Stratégie de rétention » pour ne pas l’encombrer d’informations obsolètes.

Lors de modifications de masse (import…) concernant des tables dont les modifications sont journalisées il peut être judicieux de désactiver temporairement la journalisation.

De même, en cas de renumérotation (d’un code vendeur par exemple) qui, étant répercutée sur tous les éléments qui y font référence (clients…), impactera indirectement le journal si ces dernières sont journalisées.

Astuce

Le journal de modification peut également être utilisé pour synchroniser des données avec d’autres applications.

Ainsi par exemple, la création, modification ou suppression d’un client peuvent y être consignées.

Un traitement pourra alors exploiter ces données pour répercuter ces modifications vers une autre application.