Paiement à la commande et lettrage

Si vous exercez tout ou partie de votre activité en e-commerce B2C, il est probable que le paiement se fasse à la commande.

Comment faire en sorte que la facture soit automatiquement lettrée avec ce dernier (ou ce premier 😉 ) ?

Il est vrai que dans une activité en B2B, c’est plus généralement l’inverse et Business Central propose de lettrer le règlement avec la facture préalablement validée. Ainsi par exemple, la « Feuille rapprochement bancaire » permettra un lettrage automatique des virement reçus.

Les règlements à la commande peuvent être saisis via une « Feuille règlement » mais ne peuvent pas y être lettrés puisque la facture n’existe pas encore. Il n’est donc pas possible de renseigner les colonnes « Type doc. lettrage » et « N° doc. lettrage » et l’action « Lettrer écriture » (Maj+F11) est également prématurée.

La solution consiste à utiliser « ID lettrage » en y renseignant une référence commune au règlement et à la facture.

L’utilisation à cet effet du numéro de commande peut sembler assez naturelle, mais cela suppose que cette information figure parmi les informations restituées par le prestataire du service de paiements (carte bancaire…).

A défaut, c’est au contraire une référence du règlement qu’il faudra mentionner sur la commande.

Quelle que soit la référence retenue, elle devra être saisie (ou importée) dans la colonne « ID lettrage » de la « Feuille règlement » d’une part, et sur la commande d’autre part.
Une légère adaptation sera nécessaire pour l’y ajouter :

Mais attention, ces informations ne sont prises en compte que si le « Mode de lettrage » (fiche client, section Paiements) est ‘Au plus ancien’ (l’option par défaut étant « Manuel’).

Ainsi, lors de la validation de la facture, s’il existe sur le compte client un règlement antérieur (« Date comptabilisation » de l’écriture client antérieure ou égale à celle de la feuille règlement) de même « ID lettrage », le lettrage sera automatique (qu’il soit total ou partiel).

Cela suppose donc que les règlements aient été préalablement validés, ce qui n’est pas toujours les cas si l’import ne se fait qu’en fin de journée alors que la livraison et la facture ont été faites entretemps (cet « ID lettrage » est utilisé lors de la validation de la facture, mais n’est pas repris sur l’écriture client et ne peut donc être utilisé si le règlement est validé ultérieurement).

Attention, Business Central ne propose pas de lettrage automatique en masse. Ce qui n’est pas lettré à la source devra, tôt ou tard, être lettré manuellement 🙁 ).