Code lettrage… enfin !

Lorsqu’ils découvrent Business Central, les comptables sont souvent surpris de ne pas trouver de « Code lettrage » sur les écritures.

Il est vrai que le terme ‘Lettrage’ ne cache pas son étymologie, et qu’une fonctionnalité de lettrage sans lettre peut sembler paradoxale.

Voyons comment leur présenter un résultat similaire.

Lettrage : Généralités

Voir aussi Lettrage comptable — Wikipédia

Cette méthode qui remonte à comptabilité manuscrite, consiste à annoter d’une même lettre (ou groupe de lettres nommé « Code lettrage ») les écritures associées au sein d’un même compte (en particulier une facture et son règlement). L’ensemble des écritures portant le même code lettrage doit être équilibré.

Une écriture est dite ‘non lettrée’ tant qu’elle n’est pas ainsi annotée, puis lettrée une fois associée.

Dans la terminologie Business Central, cela se traduit par « Ouvert » ou non.

Lettrage : Business Central

Pour Business Central, ‘Lettrer’ (traduction de ‘Apply’) consiste à associer (appliquer) des écritures entre elles.

Une même facture peut ainsi être réglée en plusieurs fois et un même règlement peut concerner tout ou partie de plusieurs factures.

Cela peut se faire ‘à la source’ (par exemple lors de la saisie des règlements) ou depuis le compte (voir

Lettrage à posteriori – Wanamics)

Dès lors, depuis une écriture, l’action « Ecritures lettrées » permet de visualiser les écritures ainsi associées.

Remarques :

• Le lettrage peut être partiel (le « Montant ouvert » en tient compte).
• Le lettrage peut être anticipé dès la commande (voir Paiement à la commande et lettrage – Wanamics).

Un peu de technique

Techniquement, la validation du lettrage génère une « Ecriture comptable détaillée » (de « Type écriture » ‘Lettrage’) pour chacune des écritures ainsi associées, dont le « Montant » reprend le « Montant à lettrer ».

L’indicateur « Ouvert » est implicitement décoché lorsque le « Montant ouvert » est nul (l’écriture est intégralement lettrée).

Sur l’écriture client (ou fournisseur), le « Montant ouvert » est un champ calculé reprenant la somme des « Ecriture comptable détaillée » (celle d’origine et celles de lettrage qui en sont déduites).

Il suffit donc de cliquer sur un « Montant ouvert » (drill-down) pour le justifier :

Lorsque un ensemble d’écritures est intégralement lettré (leur « Montant ouvert » est nul est elles ne sont plus « Ouvert »), le « N° séquence » de la plus récente est reporté en « N° séquence lettrage final »).

Remarque : sur l’écriture de ce lettrage final proprement dite, « Ouvert » est ‘Non’ et « N° séquence lettrage final » = 0,

Reconstitution d’un « Code lettrage »

Lors de la consultation d’un compte (client, fournisseur, salarié), l’affichage du « N° séquence » et du « N° séquence lettrage final » permettrait d’analyser le lettrage, mais serait peu lisible.

L’astuce consiste à convertir ces informations en lettres, sur le même principe que les colonnes d’une feuilles Excel sont ‘numérotées » : A, B, C…, Z, AA, AB… (le matheux auront traduit ‘en base 26’).
Ainsi par exemple, le N° de séquence 25688 affichera le code lettrage FDWM.

C’est l’une des fonctionnalités proposées par l’extension WanApply (gratuite et open source).

L’analyse d’un compte client (ou de même pour un compte fournisseur) pourra alors se présenter comme suit :

Remarques :

• Le « Code lettrage » étant le reflet d’un « N° séquence », il n’y a pas de continuité (A, B, C…) au sein d’un même compte.
• S’agissant d’une conversion, l’affichage en mode standard ne permet pas de trier ou filtrer cette colonne.
  En revanche, le mode analyse l’autorise (comme dans l’exemple ci-dessus).
• Le même principe peut être appliqué aux états (grand-livre, relevé de compte) moyennant une retouche de la présentation (Layout).
• Le lettrage des comptes généraux relève de la fonctionnalités « Réviser les écritures » (voir Révision des comptes et fast close – Wanamics).