Alors que les modes de paiement dématérialisés se multiplient, les chèques sont encore largement utilisés en France (voir Pour aller plus loin).

Mais s’il vous arrive encore d’en recevoir (et accessoirement de vouloir les remettre en banque), la fonction « Dépôts en banque » (voir aussi Créer des dépôts bancaires – Business Central | Microsoft Learn) vous facilitera la tâche.

Source : Rapport annuel de l’observatoire de la sécurité des moyens de paiements de septembre 2023

Dépôts en banque

Chaque remise de chèques (alias « Dépôt en banque ») est un document à part entière (en-tête et lignes) :

Une fois de plus la traduction mériterait quelques retouches. Ainsi par exemple, la « Distinction » affichée en en-tête est la différence entre le « Montant total dépôt » saisi et le « Nombre total lignes de dépôt » indiqué en bas à droite !

La saisie des lignes est identique à celles d’une « Feuille règlement ».

• Vous pouvez donc y saisir les informations du chèque : « N° document », « Date document » (optionnelle) et « Montant crédit ».
• Vous préciserez ensuite les imputations et le lettrage.
  Si le règlement ne concerne qu’une facture, indiquez le « Type doc. Lettrage » ‘Facture’ et le « N° doc. Lettrage » de celle-ci.
  A défaut, sélectionner le « Type compte » et le « N° compte » concerné, puis procédez au lettrage (action « Lettrer écritures »).
• Notez que le « Type compte est souvent ‘Client’ mais vous pouvez également recevoir un remboursement d’un ‘Fournisseur’, voire imputer le chèque sur un ‘Compte général’.
• Il vous reste à saisir en en-tête le montant total de la remise pour contrôle et vous pourrez « Valider et imprimer » pour obtenir le bordereau de remise.
• Vous le retrouverez ainsi parmi les « Dépôts bancaires validés » associés au « Compte bancaire » et pourrez si nécessaire le réimprimer.

Remarques

• Si, outre les chèques bancaires habituels, votre entreprise accepte d’autres types de chèques (chèques cadeaux, chèques énergie, chèques déjeuner…) vous pourrez procéder de la même manière en définissant un compte ‘bancaire’ pour chacun des organismes émetteurs.

Et la feuille règlement alors ?

Peut-être avez vous l’habitude d’utiliser une « Feuille règlements » et l’action « Imprimer bordereau de remise ».

Elle présente cependant plusieurs inconvénients :

1. Le compte bancaire doit être renseigné en « N° compte contrepartie » sur chaque ligne et aura pour effet de générer autant  d’écritures au compte bancaire que de lignes sur la remise, ce qui ne facilite pas le rapprochement bancaire (il possible d’effacer la colonne « N° compte contrepartie » et de centraliser le montant total au compte bancaire, mais il vous faudra renuméroter les lignes).
2. Si vous avez omis d’imprimer la remise, vous ne pourrez plus le faire après validation.
3. Cette fonction est propre à la localisation Française et sa pérennité n’est pas assurée (Cf. Délocalisations) puisque le « Dépôts en banque » (proposé depuis près de 2 ans et commun aux différentes localisations) répond à ce besoin.

Configuration

Un « dépôt en banque » n’est autre qu’une variante de la « Feuille règlement » avec une en-tête.
Les lignes sont donc également des « Lignes feuille comptabilité ».

C’est pourquoi vous devez créer un « Modèle feuille comptabilité » (de « Type » ‘Dépôts en banque »).
Laissez vide la « Souche de N° » si le N° de chèque (à saisir) en tient lieu (si ce n’est pas le cas, vous pouvez reprendre la même souche que celle de la « Feuille règlement ») :

Si les « Dépôts en banque » ne concernent qu’un compte bancaire, celui-ci sera défini en « N° compte contrepartie » de ce « Modèle feuille comptabilité ».

Dans le cas contraire, vous pourrez définir autant de « Nom de feuille » que de « N° compte contrepartie » nécessaires.

Comme pour toute écriture vous devez également définir le code journal à utiliser :

Enfin, chaque « Dépôt en banque » se verra attribuer un N° selon une souche :

Celle-ci est sélectionnée en « Paramètres ventes », ainsi que le mode de comptabilisation (veillez à cocher « Valider dépôts en banques en tant que montant forfaitaire » qui conditionne la centralisation de l’écriture de contrepartie pour le montant total de la remise) :

Pour aller plus loin…

Le chèque, une spécificité française :

Source : Banque de France, Rapport Stratégie nationale des moyens de paiements scripturaux de février 2019.

C’est pourtant parmi les différents moyens de paiement celui qui présente le risque de fraude le plus élevé (source Rapport de l’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement 2022 | Banque de France (banque-france.fr))

Le « Comité national des paiements scripturaux » a analysé les « pistes de réduction du recours au chèque dans les relations entreprises » et mis en avant plusieurs facteurs qui expliqueraient le recours au chèque :

1. L’aspect culturel, le chèque est un moyen de paiement fortement utilisé par les entreprises qui disposent d’une forte connaissance de ce moyen de paiement.
2. La souplesse donnée par ce moyen de paiement notamment avec la possibilité d’échelonner les encaissements.
3. La simplicité d’utilisation (pas besoin de connaissance préalable des coordonnées bancaires du payé, traçabilité comptable grâce au talon du chèque, etc.).
4. Délais de traitement et d’encaissement (permet aux entreprises d’optimiser leur trésorerie).

Sur le second point, notez que bien d’autres solutions répondent désormais à ce besoin (voir Le paiement fractionné en ébullition | Conseils en stratégie PwC).