Contrairement à d’autres logiciels de comptabilité, le traitement de clôture de Business Central n’est pas lié à l’archivage ou aux dates de comptabilisation autorisées.
Il est ainsi possible de lancer le traitement autant de fois que nécessaire, et de passer des écritures complémentaires (en particulier pour les écritures d’inventaire demandées par l’expert-comptable).
Une première clôture pourra être réalisée dès le début du nouvel exercice afin que la balance du nouvel exercice tienne compte des reports à nouveau.
Période validation
Il est donc fortement recommandé, pour éviter toute validation intempestive sur l’exercice achevé, de limiter la période de validation autorisée (rechercher « Paramètres comptabilité » et modifier « Date début période validation » et « Date fin période validation »).
L’utilisateur en charge de la validation des écritures complémentaires devra disposer d’une dérogation (rechercher « Paramètres utilisateur » et modifier « Date début période validation » et « Date fin période validation ») pour valider les écritures de report à nouveau.
Périodes
Dans un premier temps, depuis la liste « Périodes comptable », l’action « Clôturer exercice » viendra marquer la colonne « Clôturé » des périodes de l’exercice (jusqu’à la prochaine période définie comme « Nouvel exercice comptable »).
Cela n’empêchera pas de continuer à comptabiliser des transactions sur ces périodes, mais alertera l’utilisateur.
A l’inverse, tant que ces périodes ne sont pas ainsi « Clôturé », l’utilisateur est alerté en cas de comptabilisation sur les périodes suivantes.
Cette première action permet donc de gérer les alerte, mais n’a aucun impact comptable.
Traitement
Le « Compte bénéfices non répartis » est le 120000 si l’exercice est bénéficiaire, ou 129000 dans le cas contraire.
Ce traitement alimente la « Feuille comptabilité » sélectionnée :
Vous remarquerez que la « Date comptabilisation » est préfixé de la lettre ‘C’ précisant qu’il s’agit d’une écriture de Clôture.
Ainsi par exemple la date « C31/12/2019 » a pour particularité d’être postérieure au 31/12/2019 mais antérieure au 01/01/2020.
Le « Filtre date » tel que 01/01/2019..31/12/2019 ne les prendra dont pas en compte.
Vous remarquerez également que plusieurs écritures de report à nouveau sont comptabilisées sur un même compte pour tenir compte des différentes sections analytiques des axes sélectionnés le cas échéant.
La dernière ligne est la centralisation du résultat de l’exercice sur le compte sélectionné à cet effet.
Il ne vous reste qu’à valider cette feuille puis à modifier vos « Date début période validation » et « Date fin période validation » (« Paramètres utilisateurs » et/ou « Paramètres comptabilité » tel que décrit plus haut) si vous n’avez plus d’écritures à passer sur l’exercice clos.