Certains appellent ça un pense-bête, personnellement je préfère le nommer aide-mémoire !
Ce document se veut un guide, aussi succinct que possible, destiné aux utilisateurs de Business Central.
Il comporte une section par domaine et se compose des colonnes suivantes :
- « Pour » est le point d’entrée de la tâche que vous souhaitez entreprendre.
- « Rechercher » est le nom de la fonction de Business Central concernée.
- « Etapes » vous guide sur les principales actions des cas les plus simples.
- « Remarques et cas particuliers » donne des informations complémentaires
- Enfin « Ressources » vous permet d’aller plus loin (en particulier via des articles de https://www.wanamics.fr/blog/ qui permettent de contextualiser et illustrer le sujet, voire de préciser sa mise en œuvre).
Lors de la formation, ce document donne aux participants une vue d’ensemble des sujets abordés (et leur permet de s’assurer que les tâches qui les concernent seront traitées).
Ils en garde ainsi la trace sans avoir à prendre trop de notes (mais rien ne les en empêche si cela peut les aider) pour y recourir durant la phase d’appropriation, ou ponctuellement pour des tâches peu fréquentes.
La présentation sous forme de tableau se prête mal à l’impression (tant mieux pour la planète).
Ce document ayant vocation à évoluer pour prendre en compte vos spécificités, sa version papier serait vite obsolète.
Il est facile d’y ajouter des colonnes, en particulier pour annoter en séance les questions soulevées et points d’attention à revoir avec l’équipe projet.
En amont des formations, j’y annote une colonne « Avancement » et, en concertation avec les responsables du projet, y classe ‘Hors périmètre’ les points qui ne sont pas à l’ordre du jour (mais qui pourront être vus ultérieurement).
A l’issue de chaque séance, je récapitule avec les participants les sujets abordés en y annotant l’avancement.
Il leur est ainsi facile de filtrer ceux qu’ils pourront revoir à leur rythme et ceux qui seront abordés lors des prochaines séances, et de s’assurer que leurs questions et demandes ont été relevées.
Ce document pourra s’enrichir des contributions de chacun (ou d’un utilisateur référent par domaine) et doit donc être partagé dans un espace collaboratif.
Une colonne supplémentaire permet d’ajouter des liens vers des procédures internes et documents complémentaires plus illustrés (copies d’écran, d’impression…). Une section OneNote dans une équipe Teams s’y prête bien.
Comme indiqué en introduction, ce document s’adresse aux utilisateurs (la section Administration se limite aux tâches qui peuvent intéresser les utilisateurs référents).
Voir aussi Chacun sa route, chacun son chemin.
La première version couvre les fonctions comptables.
Les fonctions ventes et achats y sont abordées sous un angle comptable à partir des factures.
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