Extension WanaStart

Lors de la mise en œuvre de Business Central, la reprise des données comptables est une tâche fastidieuse mais néanmoins cruciale pour partir sur de bonnes bases.

L’objectif est de proposer une configuration et un processus éprouvés pour gagner du temps et sécuriser la reprise.

WanaStart n’est que l’une des extensions gracieusement mises à votre disposition (voir Extensions).

Vous pouvez donc en disposer librement dans le cadre de la licence open source qui vous est accordée (voir Licence).

Processus

Veillez à disposer des informations mentionnées en caractères gras dans la liste ci-après.

Importer et appliquer le « Package de configuration » ‘WAN.START’Qu’il s’agisse du package ‘WAN.START‘ proposé, ou d’une extraction d’une autre société.
Définir les « Comptes bancaires »« N° compte international (IBAN) », « Code SWIFT » et « Groupe compta banque », « N° msg. Virement », et « Format exportation paiement ».
Modifier les « Informations société »En particulier adresse, « N° identif. intracomm. », Image (logo), « N° compte bancaire » et badge société
Définir les « Périodes comptables »Conseil, créer une période dédiée à la reprise (en date du premier ou du dernier jour de l’exercice précédent). Les soldes (dont comptes de gestion) seront alors repris à cette date avant de clôturer l’exercice dans Business Central. Cela permettra de comparer le nouvel exercice au précédent.
Définir les « Paramètres inter sociétés »Le cas échéant (le « Code partenaire inter sociétés » étant celui de la société courante »
Créer les « Clients » et « Fournisseurs »A l’aide de la fonction « Modifier dans Excel » ou via un package de configuration WAN.MASTER, en veillant en particulier à compléter « Groupe compta marché », « Groupe compta marché TVA » et « Groupe compta clients/fournisseur »), voire le « Code partenaire IC ». Faire de même pour les comptes bancaires associés en vue des virements et/ou prélèvements.
Définir les « Axes analytiques » et sections associées 
Importer le FECCf. Fichier d’écritures comptables (FEC)
Lettrer 
Reprendre les immobilisationsVia le package de configuration WAN.MASTER pour « Immobilisation » et le (voire les) plan d’amortissement correspondant, puis par import dans une « Feuille comptabilité » ou « Feuille compta. immo » des « Coût acquisition » d’une part et des « Amortissements » d’autre part.
Contrôler, contrôler, contrôlerLes soldes clients/fournisseurs et lettrages, la TVA
Initialiser les « Rapprochements bancaires »Pour chacun des comptes bancaires, « Proposer lignes » jusqu’à la date du dernier rapprochement et supprimer les lignes non rapprochées, puis valider.
Vérifier les comptes en « Imputation directe »Cf.
Contrôle imputation directe

Configuration Template

Lors de la création d’une société, une option permet d’initialiser une configuration standard similaire à celle de la société de démonstration ‘Cronus’.

Celle-ci permet certes de démarrer rapidement mais s’avère incomplète en particulier pour la configuration comptable et certaines traductions laissent à désirer.

C’est pourquoi un package de configuration WanaStart est mis à disposition qui viendra compléter voire remplacer des données de configuration. N’hésitez pas à remonter vos remarques pour le faire évoluer.

Il est reprend un plan comptable type (qui pourra être complété si nécessaire) sur lequel est basé l’ensemble de la configuration comptable (groupes compta marché et marché TVA, produit et produit TVA, client, fournisseur, banque, article, immobilisation, projet…) ainsi que les « Paramètres comptabilisation » et « Paramètres compta. TVA » associés.

Il contient également la plupart des tables de configuration de l’application qui remplaceront avantageusement celle de la société de démonstration ‘Cronus’.

Il est bien sur possible de n’en prendre qu’une partie mais il faudra veiller à préserver la cohérence de la configuration.

Il est donc recommandé de l’appliquer tel quel et de le revoir et/ou compléter ensuite pour l’ajuster à vos besoins.

Plan comptable et groupes comptabilisation

Attention cependant à ne pas polluer le plan comptable avec des informations qui peuvent être obtenues d’une autre manières dans Business Central (TVA, analytique…), en particulier si cela nécessite de revoir les divers groupes comptabilisation.

Parmi les conventions retenues :

  • La longueur des comptes est de 6 chiffres
  • Les groupes compta. sont codifiés sur 4 chiffres reprenant la racine du principal compte concerné.
  • Les « Groupe compta produits TVA » sont codifiés sur 3 chiffres correspondant au principal taux concerné multiplié par 10.

Codification et souches de N°

Pour les clients comme pour les fournisseurs (et plus généralement toute entité régulièrement complétée : immobilisations, ressources…), une codification non significative est préconisée et sera alors attribuée par une « Souche de N° ».

Un nombre de caractère limité permettra de réduire la largeur des colonnes concernées dans les pages de liste.

Attention, même si elle ne contient que des chiffres, la codification est alphanumérique (ex : 1, 10, 100, 11, 12, 2, 20, 21…).  Une structure homogène (ex : préfixe + 5 chiffres) permet d’avoir une longueur constante.

En cas de renumérotation, une table de correspondance entre l’ancienne et la nouvelle codification devra être conservée. La liste de mappage des comptes devra alors en tenir compte (voir plus loin).

Référentiel

Informations sociétés

Le « N° identif. intracomm. » est indispensable.

Si vous gérez plusieurs sociétés, pensez à définir le « Badge société » qui figurera à tout moment en haut à droite de la page.

Comptes clients

La reprise des clients passera par la fonction « Modifier dans Excel » depuis la liste des clients.

Outre le N° et le nom, il faudra impérativement définir les « Groupe compta marché », « Groupe compta marché TVA » et « Groupe compta client ». Des modèles pourront être définis pour les combinaisons courantes..

Le « N° identif. intracomm. » est fortement recommandé (détection des doublons, documents achats/ventes).

Un compte client ‘diffus’ ou ‘occasionnels’ (voire plusieurs pour représenter les différents cas et combinaisons de groupes comptabilisation) évitera de multiplier inutilement les comptes clients (en particulier pour les clients ‘au comptant’ dans une activité de retail).

Comptes fournisseurs

Mêmes recommandations que pour les clients.

Un fournisseur ‘Divers achats au comptant’ (e-commerce, commerce de détail) pourra être utile, en particulier pour les achats payés par une carte bancaire de la société.

Il faudra de plus, prévoir l’import des IBAN en « Compte bancaire fournisseur » (via un « Package de configuration » ou par fonction « Modifier dans Excel ») en veillant à des contrôles rigoureux (pour éviter des virements ultérieurs sur un compte erroné).

Comptes bancaires

Etant généralement peu nombreux, une codification mnémonique peut être envisagée.

La présence de l’IBAN et du « Code SWIFT est indispensable (en revanche les informations antérieures telles que code guichet et N° compte bancaire ne sont plus utilisées).

Des comptes ‘bancaires’ peuvent être définis pour d’autres comptes financiers même s’ils ne sont pas ‘bancaires’ à proprement parler (16 emprunts, 45 compte courants, 467 D/C divers…). Cela évitera de démultiplier les comptes de la balance générale (en particulier si leur liste est susceptible de s’allonger) et permettra d’utiliser les fonctions de rapprochement.

Utilisateurs, Vendeurs/Acheteurs, Ressources, Salariés…

Bien que se référant à des notions distinctes, une même personne peut être définie pour plusieurs d’entre elles. Une codification homogène et mnémonique est alors souhaitable (ex : trigramme formé de l’initiale du prénom et des 2 premières lettres du nom).

Un import depuis une feuille Excel unique en facilite l’intégration (Cf. WanaWho).

Fichier d’écritures comptables (FEC)

Principe

Tout logiciel de comptabilité français dispose d’une fonction d’export des écritures au format demandé par l’administration fiscale.

Dans un premier temps, ce fichier est importé pour initialiser une table de correspondance qui permettra de lier chaque compte de la comptabilité d’origine à celui du plan comptable de Business Central et de faire de même pour les comptes auxiliaires.

Le fichier est alors importé de nouveau pour alimenter une feuille de saisie en tenant compte des correspondances ainsi définies.

Prérequis

  • La configuration est initialisée (en particulier via le package de configuration WanaStart).
  • Les clients et fournisseurs ont été repris et leurs « Groupe compta client/fournisseurs », « Groupe compta marché » et « Groupe compte marché TVA » ont été vérifiés.
  • Le fichier FEC a été généré depuis la comptabilité source (et retraité le cas échéant pour utiliser le séparateur  tabulation et le jeu de caractères UTF8, voir annexe).
  • Le « N° identif. intracomm. » des « Informations société » est défini (les 9 derniers chiffres correspondent au SIREN servant de préfixe au fichier FEC).

Feuille comptabilité

Ouvrir une « Feuille comptabilité » (un nom de feuille dédié à la reprise tel que ‘START’ est préconisé).

Un groupe d’action WanaStart est proposé au menu Actions (sous-menu de « Soldes d’ouverture ») :

Il reprend les actions successives de reprise décrites ci-après.

Import paramètres FEC

Cet import préalable permet d’initialiser la liste de mappage des comptes et la liste de mappage des journaux à compléter ci-après.

Mappage des comptes

N° compte origineInitialisé par l’import préalable
N° tiers origineInitialisé par l’import préalable
Nom origineInitialisé par l’import préalable (celui du tiers ou, à défaut, du compte).
Type compteCompte général (par défaut), Client, Fournisseur, Compte bancaire (les autres types ne sont pas utilisables).
N° compteCompte correspondant (sélectionné, issu du mappage ou de l’action « Créer comptes »).
Nom du compteDésignation du compte concerné.
Groupe compta. produit TVAPar dérogation au « Groupe compta. produit TVA » associé au mappage du code journal.
Code modèleIl sera appliqué vi l’action « Créer comptes ».
Type compta TVAA ne renseigner que pour les comptes de TVA (4452, 4456 et 4457).
Non reprisPermet d’éviter par exemple les comptes de stock et de variation de stock si ces écritures sont reprises par ailleurs. L’ensemble de ces comptes devrait alors être équilibré par date et N° document (à défaut la feuille devra être retraitée avant validation).
Actions 
Mapper N° comptesSélectionnez les lignes souhaitées (seules les lignes sans « N° compte » seront prises en compte). Les comptes de racine 401, 411, 512 sont respectivement proposés en « Type compte » ‘Fournisseur’, ‘Client’ et ‘Compte bancaire’. Pour un compte général, la recherche porte sur le « N° compte origine » progressivement tronqué jusqu’à ne conserver que les 4 premiers caractères. Pour un compte client, fournisseur ou salarié, la recherche se fait sur le « N° compte origine » ou, s’il n’existe pas, sur le Nom exact.
Affecter valeursPermet d’affecter ces valeurs à l’ensemble des lignes sélectionnées (en remplaçant le cas échéant les valeurs déjà définies).
Créer comptesSeules les lignes sans « N° compte » seront prises en compte. Pour les comptes généraux, le « N° compte origine  » est repris dans la limite de 6 caractères et le « Groupe compta produit » est appliqué. Pour les comptes clients, fournisseurs et salarié, le « Code modèle » est appliqué. Si aucune souche N° par défaut n’est applicable le compte est créé sous son « N° tiers origine.

Mappage des journaux

Code origineInitialisé par l’import préalable.
Désignation origineInitialisée par l’import préalable.
Code journalCode journal de Business Central (dont l’utilisation est assez limitée). Vous pouvez en créer de nouveaux mais il faudra alors configurer également les « Paramètres codes journaux » et/ou définir de nouveau « Modèles feuille comptabilité ». Il est donc plus simple d’utiliser un code journal existant (qui peut être renommé).
N° compte contrepartieCompte d’attente utilisé en « N° compte contrepartie » pour calculer la TVA sur la base des écritures clients pour un journal de type vente (ou des écritures fournisseurs pour un journal de type ‘Achat’). Si un même « N° document » comporte plusieurs écritures client (ou fournisseur pour un journal de type ‘Achat’) seule la première est concernée pour ce calcul de TVA.
Groupe compta. produit TVADétermine la TVA applicable par défaut (ex : ‘200’).
Type compta TVALa TVA ne sera calculée (voir plus loin) que pour les journaux de « Type compta TVA » ‘Vente ou ‘Achat’.
Non reprisPermet d’éviter par exemple un journal analytique ou un journal de stock si ces écritures sont reprises par ailleurs.

Import FEC

Cet import proprement dit alimente la feuille de saisie  en tenant compte des mappages définis ci-dessus.

Si le mappage d’un compte n’est pas défini, la ligne est importée sans « N° compte » et le compte d’origine est mentionné en début de « Description ».

Application de la TVA

Business Central dispose de fonction peu communes à cet effet (en particulier pour la gestion de la TVA sur encaissements), qui supposent une mise en place rigoureuse.

Ainsi par exemple, les comptes de TVA ne seront pas autorisés en « Imputation directe » afin de n’être mouvementés que par les fonctions proposées à cet effet.

L’objectif est alors d’initialiser la TVA en attente pour qu’il en soit tenu compte lors du lettrage.

Cela suppose de saisir des montants TTC (même sur les comptes de charges et produits) et d’y associer les « Groupe compta marché TVA » et « Groupe compta produit TVA » qui permettront de dissocier le HT de la TVA.

Mais, lors de la reprise du FEC, le montant TTC n’est disponible que sur les écritures aux comptes clients et fournisseur.

La méthode proposée fait l’hypothèse qu’une écriture client/fournisseur ne relève que d’une unique combinaison de groupe compta TVA et que la TVA ne s’applique que via les journaux d’achats et de vente.

Lors de l’import, le « Type document » (nécessaire pour la TVA sur encaissements) est déterminé en fonction « Type compte » et du sens de l’écriture (ex : ‘Facture’ pour un crédit fournisseur, ‘Avoir’ pour un crédit client).

Comptes d’attente

Un compte sera associé en contrepartie des comptes fournisseurs (ex : ‘471401’) et de clients (ex : ‘471411’).

Il sera repris en « N° compte contrepartie » des ligne de « Type compte » fournisseurs ou clients sur les journaux de ventes et d’achats.

La TVA étant ainsi calculée, les écritures de TVA ne sont pas reprises (celles dont le mappage de compte et le mappage de journal ont le même « Type compta TVA » ‘Achat’ ou ‘Vente’).

Les écritures non conformes à cette hypothèse engendreront des pièces non équilibrées qui devront être retraitées avant validation.

Un « N° compte » tel que ‘445510’ (TVA à décaisser) pourra être associé à tous les comptes de TVA pour lesquels « Imputation directe » n’est pas autorisée (4452, 4456, 4457) et sera ainsi appliqué aux écritures de TVA présentes sur les autres journaux (ex : déclaration de TVA, banques).

Contrôles

Les colonnes « Type compta. contrepartie »,  « Gpe compta. marché TVA contrep. », « Gpe compta. produit TVA contrep. » ainsi que « Montant TVA contrepartie » seront ajoutées le cas échéant à la feuille pour vérifier ces informations.

L’action « Aperçu compta » permet de s’assurer que les comptes d’attentes (ex : 471401 et 471411) sont bien soldés.

Si tel n’est pas le cas, il est probable que l’origine provienne de la TVA et en particulier de cas non conformes à l’hypothèse du taux unique.

Il faudra alors analyser le solde par « Type compte contrepartie » et « N° compte contrepartie » pour dénicher le(s) coupable(s).

Dans un cas comme dans l’autre l’export vers Excel suivi d’un tableau croisé dynamique vous facilitera la tâche.

Validation

Cette action standard ne figure pas au menu WanaStart mais à son emplacement habituel (ou raccourci F9).

Si le « N° doc. externe n’a pas été repris, vous devrez temporairement désactiver le contrôle « N° doc. ext. obligatoire » (« Paramètres achats »).

Lettrage

Les informations de lettrage présentes dans le FEC pour les clients et fournisseurs sont importées en « ID lettrage » dans la feuille de saisie et sont préservées sur les écritures clients et fournisseurs validées.

Après validation l’action « Appliquer ID lettrage » (toujours depuis la feuille de saisie même si les écritures ont été validées) permettra d’en tenir compte et, en cas de TVA sur encaissement de reprendre la TVA en attente.

Pour mémoire, le lettrage n’est proposé que sur les comptes clients, fournisseurs, ou salariés (la fonctionnalité de la localisation FR permettant de lettrer des comptes généraux est limitée). Les identifiants de lettrage ne sont donc pas repris pour les comptes généraux.

Déclaration de TVA

A ce stade les comptes d’attente (ex : 471401, 471411) devraient être soldés et la balance générale devrait être conforme à celle d’origine, à l’exception des comptes de TVA.

A l’issue des lettrages, les comptes de TVA en attente (ex 445680 et 445780) devraient cependant justifier les soldes clients et fournisseurs relevant de la TVA sur encaissements.

Il reste alors à calculer et valider la TVA à la date de la dernière déclaration pour solder les comptes de TVA (ex : 445620, 445660, 445710) par le compte de TVA à déclarer (ex : 445510).

Une première passe avec « Afficher écriture TVA » mais sans « Valider », en mode « Envoyer à… » Excel, pourra s’avérer utile, avant de la renouveler en cochant « Valider ».

Préconisations

Immobilisations

Business Central gère les comptes d’immobilisation (acquisition et amortissement) comme une comptabilité auxiliaire distincte.

Ainsi, les compte concernés (classe 2) sont configurés en « Imputation directe » non autorisée (au même titre que les autres comptes centralisateurs tels que 401 ou 411 par exemple).

Le FEC n’ayant pas le détail de chaque immobilisation, un compte d’attente (ex : 471200) sera utilisé.

Les écritures des comptes concernés sont imputées à ce compte d’attente.

Les immobilisations seront alors reprises séparément avec contrepartie au compte d’attente qui devrait ainsi être soldé (Cf. document dédié).

Stocks

Business Central gère les comptes de stock  comme une comptabilité auxiliaire distincte (généralement par « Groupe compta stock » reflétant l’état « Evaluation stock »).

Les compte concernés (classe 3 et 603) sont également configurés en « Imputation directe » non autorisée et seront alimentés par la comptabilisation des stocks (valider coûts ajustés) après initialisation du stock de chaque article.

Si ces écritures peuvent être identifiées par des comptes et/ou un journal distinct, elle ne seront simplement pas reprises. A défaut, un compte d’attente (ex : 471300) sera utilisé tant pour le stock (classe 3) que pour la variation de stock (603 voire 7135) et se trouve ainsi naturellement soldé.

Travaux en cours

Les stocks et les travaux en cours sont de même nature.

Si le module Projets est mis en œuvre, le traitement de comptabilisation des TEC alimentera les comptes concernés (333 et 7133).

Comme pour les stocks, si ces écritures peuvent être identifiées par des comptes et/ou un journal distinct, elle ne seront simplement pas reprises. A défaut, un compte d’attente (ex : 471330) sera utilisé tant pour les TEC (comptes 33) que pour la variation correspondante (7133) et se trouve ainsi naturellement soldé.

Comptes bancaires et rapprochement

Business Central gère les comptes bancaires comme une comptabilité auxiliaire distincte.

Une correspondance devra donc être établie le cas échéant entre le compte général de la comptabilité d’origine et le compte bancaire de Business Central.

A l’issue de validation, le rapprochement bancaire pourra être initialisé en rapprochant toutes les écritures à l’exception de celles non encore rapprochées sur la base du dernier état de rapprochement.

Format du FEC et colonnes complémentaires

Le FEC comporte 18 colonnes (Cf. Article A47 A-1 – Livre des procédures fiscales – Légifrance (legifrance.gouv.fr)).

Les colonnes 12 et 13 correspondent normalement à « Debit » et « Credit », mais peuvent être respectivement remplacées par montant et sens (D / C).

Dans le cadre de la reprise WanaStart, il peut être enrichi d’informations complémentaires :

18 : N° doc. externe 
19..26 : Sections analytiques 

Comptabilité analytique

Le FEC présente l’avantage d’être disponible depuis toute comptabilité digne de ce nom sur le marché français.

Il est cependant limité, par exemple parce qu’il ne comporte aucune information analytique.

Il faudra si nécessaire trouver une autre source d’information et étudier les modalités de reprise pour en en tenir compte et s’adapter au format disponible.

En particulier, si la comptabilité source n’est autre qu’une version antérieure de Business Central (ou NAV), un export spécifique pourra étendre les informations reprises dans le FEC.

A défaut, l’une des pistes à explorer est de reprendre la comptabilité tel que défini ci-dessus, puis d’extourner le solde de chaque compte de gestion pour le reprendre en détail par section analytique (mois par mois si nécessaire).

Cependant, avant toute reprise, il faut évaluer la pertinence de structure existante dans le contexte des fonctionnalités proposées par Business Central.  Un conseil éclairé sera bienvenu 😉

Outre le suivi analytique via les axes, un suivi par projet peut être envisagé, en particulier si l’objet est de refacturer des dépenses engagées et/ou de calculer des travaux en cours.

Fonctions connexes

Epuration des données

Attention, vous utilisez cette fonction à vos risques et périls !

Lors des tests, il est fréquent de rencontrer quelques problèmes liés à la configuration ou au référentiel.

Il est alors facile de procéder aux ajustements dans cet environnement de test, mais il l’est beaucoup moins de tenir à jour la configuration de l’environnement de production.

La fonction d’épuration des données (Clean Data, à utiliser à vos risques et périls, on vous aura prévenu !) permet de faire les tests dans ce qui deviendra l’environnement de production.

Lors de la mise en production (Go live), elle permettra de supprimer les données de test (écritures, documents…), voire plus.

Le référentiel (clients, fournisseurs, articles…) n’est généralement pas concerné. Sa reprise anticipée a permis de l’enrichir et d’en ajuster les paramètres. Il faut donc veiller à ne pas le polluer lors des tests.

Une copie préalable dans un environnement Sandbox permettra d’y poursuivre les tests.

Les données relatives à des développements spécifiques ne sont pas prises en compte lors de l’épuration des données.

Export et Import Excel

La fonction « Modifier dans Excel » s’accommode mal des volumes rencontrés lors d’une reprise de données (et n’est pas toujours disponible dans une installation ‘On premise’).

Outre l’import depuis le FEC, ces fonctions permettent d’intégrer des écritures en les important dans une feuille de saisie depuis une feuille Excel.

Dans un premier temps, l »action « Export Excel » a pour principal objectif de générer un fichier au format attendu.

Une fois complété (sans en modifier la structure), ce fichier sera importé par l’action « Import Excel ».

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