Lors de la mise en œuvre de Business Central, la reprise des données comptables est une tâche fastidieuse mais néanmoins cruciale pour partir sur de bonnes bases.
L’objectif est de proposer une configuration et un processus éprouvés pour gagner du temps et sécuriser la reprise.
WanaStart n’est que l’une des extensions gracieusement mises à votre disposition (voir Extensions).
Vous pouvez donc en disposer librement dans le cadre de la licence open source qui vous est accordée (voir Licence).
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Processus
Une reprise ‘à blanc’ quelques jours ou semaines avant la date de démarrage prévue, permettra de valider les conditions de la reprise.
Les questions qui ne manqueront pas de se poser pourront ainsi être analysés et traités sereinement.
De plus, ces données seront précieuses pour réaliser les tests et la formation des utilisateurs dans un contexte significatif.
Le processus distingue 2 lots de données reprises (voir aussi Méthodologie) :
1 : Configuration et référentiel | Elles ne seront plus remises en cause et peuvent donc être ajustées en enrichies. Dès lors, les mises à jour apportées aux éléments concernés dans l’ancienne application devront être reportées manuellement dans Business Central. |
2: Transactions (écritures…) | Lors de la mise en production, les données du lot 2 et les transactions générées lors des tests et des formations seront effacées avant de renouveler la reprise (limitée au données du lot 2). |
Veillez à disposer des informations mentionnées en caractères gras dans la liste ci-après.
Lot 1 | Configuration et référentiel | |
Importer et appliquer le « Package de configuration » ‘WAN.START’ | Qu’il s’agisse du package ‘WAN.START‘ proposé, ou d’une extraction d’une autre société. | |
Créer les « Comptes bancaires » | « N° compte international (IBAN) », « Code SWIFT » et « Groupe compta banque », « N° msg. Virement », et « Format exportation paiement ». | |
Modifier les « Informations société » | En particulier adresse, « N° identif. intracomm. », Image (logo), « N° compte bancaire » et badge société | |
Définir les « Périodes comptables » | Conseil, créer une période dédiée à la reprise (en date du premier ou du dernier jour de l’exercice précédent). Les soldes (dont comptes de gestion) seront alors repris à cette date avant de clôturer l’exercice dans Business Central. Cela permettra de comparer le nouvel exercice au précédent. | |
Définir les « Axes analytiques » et sections associées | Ainsi que les combinaisons d’axes autorisées le cas échéant. Les sections associées au référentiel devront être reprises avec chacune des entités (clients, fournisseurs, immobilisations, articles, ressources, projets…). | |
Créer les « Clients » et « Fournisseurs » | A l’aide de la fonction « Modifier dans Excel » ou via un package de configuration WAN.MASTER, en veillant en particulier à compléter « Groupe compta marché », « Groupe compta marché TVA » et « Groupe compta clients/fournisseur »), voire le « Code partenaire IC ». Faire de même pour les « Comptes bancaires » associés en vue des virements et/ou prélèvements. | |
Définir les « Paramètres intersociétés » et les « Partenaires intersociétés » | Pour les sociétés faisant partie d’un groupe. | |
Créer les « Immobilisations » | Via le package de configuration WAN.MASTER pour « Immobilisation » (et sections analytiques éventuelles) et le (voire les) « Plan d’amortissement » correspondant (« Groupe comptabilisation », « Méthode d’amortissement », « Date début d’amortissement » et « Nombre d’années d’amortissement). | |
Créer les « Articles » | En veillant en particulier à compléter « Groupe compta produit », « Groupe compta produit TVA » et « Groupe compta stock »). | |
Lot 2 | Ecritures | |
Extraire le FEC | Verrouiller l’ancien système pour éviter toute nouvelle écriture et en extraire le FEC. | |
Importer le FEC | Cf. Fichier d’écritures comptables (FEC) | |
Lettrer | ||
Reprendre la valeur des immobilisations | Depuis une « Feuille comptabilité » (ou « Feuille compta. immo ») pour les « Coût acquisition » (à la date d’acquisition) d’une part et des « Amortissements »(à la date de dernier amortissement) d’autre part. | |
Reprendre le stock | Depuis une « Feuille article », avec pour « Type écriture » ‘Positif (ajust.)’ en indiquant la « Quantité » et « Coût unitaire » par article (et par magasin le cas échéant). Après validation de la feuille, « Valider coûts ajustés » pour en comptabiliser la valeur.. | |
Valider la déclaration de TVA | A la date de la dernière déclaration. | |
Clôturer le dernier exercice | ||
Contrôler, contrôler, contrôler | La balance générale, les soldes clients/fournisseurs et lettrages, la TVA… | |
Initialiser les « Rapprochements bancaires » | Pour chacun des comptes bancaires, « Proposer lignes » jusqu’à la date du dernier rapprochement et supprimer les lignes non rapprochées, puis valider. | |
Vérifier les comptes en « Imputation directe » | Cf. Contrôle imputation directe | |
Initialiser les lignes souches de N° | Définir « Dernier N° utilisé » Pour les lignes souche datées, utilisez la ligne non datée pour définir le format (ex : FV%1%00001) puis initialisez les suivantes par la fonction à cet effet (voir Extension WanaMisc). | |
Activer les éventuels traitements de la file d’attente | En particulier pour la valorisation des stocks : « Ajust. coût écr. articles » (report 795) et « Valider coûts ajustés (report 1002). |
Configuration Template
Lors de la création d’une société, une option permet d’initialiser une configuration standard similaire à celle de la société de démonstration ‘Cronus’.
Celle-ci permet certes de démarrer rapidement mais s’avère incomplète en particulier pour la configuration comptable et certaines traductions laissent à désirer.
C’est pourquoi un package de configuration WanaStart est mis à disposition qui viendra compléter voire remplacer des données de configuration. N’hésitez pas à remonter vos remarques pour le faire évoluer.
Il est reprend un plan comptable type (qui pourra être complété si nécessaire) sur lequel est basé l’ensemble de la configuration comptable (groupes compta marché et marché TVA, produit et produit TVA, client, fournisseur, banque, article, immobilisation, projet…) ainsi que les « Paramètres comptabilisation » et « Paramètres compta. TVA » associés.
Il contient également la plupart des tables de configuration de l’application qui remplaceront avantageusement celle de la société de démonstration ‘Cronus’.
Il est bien sur possible de n’en prendre qu’une partie mais il faudra veiller à préserver la cohérence de la configuration.
Il est donc recommandé de l’appliquer tel quel et de le revoir et/ou compléter ensuite pour l’ajuster à vos besoins.
Plan comptable et groupes comptabilisation
Le plan comptable proposé par le modèle ‘Template’ reprend l’essentiel du plan comptable standard (dont titres et totalisations).
Parmi les conventions retenues :
- La longueur des comptes est de 6 chiffres
- Les groupes compta. sont codifiés sur 4 chiffres reprenant la racine du principal compte concerné.
- Les « Groupe compta produits TVA » sont codifiés sur 3 chiffres correspondant au principal taux concerné multiplié par 10.
Vous pouvez reconduire de votre plan comptable antérieur les comptes à imputations directe (ceux que vous utilisez en saisie) et supprimer ceux du modèle qui ne vous sont pas utiles (en veillant à préserver ceux qui sont associés à des groupes comptabilisation).
Attention cependant à ne pas polluer le plan comptable avec des informations qui peuvent être obtenues d’une autre manières dans Business Central (TVA, analytique…), en particulier si cela nécessite de revoir les divers groupes comptabilisation.
Codification et souches de N°
Pour les clients comme pour les fournisseurs (et plus généralement toute entité régulièrement complétée : immobilisations, ressources…), une codification non significative est préconisée et sera alors attribuée par une « Souche de N° ».
Un nombre de caractère limité permettra de réduire la largeur des colonnes concernées dans les pages de liste.
Attention, même si elle ne contient que des chiffres, la codification est alphanumérique (ex : 1, 10, 100, 11, 12, 2, 20, 21…). Une structure homogène (ex : préfixe + 5 chiffres) permet d’avoir une longueur constante.
En cas de renumérotation, une table de correspondance entre l’ancienne et la nouvelle codification devra être conservée. La liste de mappage des comptes devra alors en tenir compte (voir plus loin).
Référentiel
Informations sociétés
Le « N° identif. intracomm. » est indispensable.
Si vous gérez plusieurs sociétés, pensez à définir le « Badge société » qui figurera à tout moment en haut à droite de la page.
Comptes clients
La reprise des clients passera par la fonction « Modifier dans Excel » depuis la liste des clients.
Outre le N° et le nom, il faudra impérativement définir les « Groupe compta marché », « Groupe compta marché TVA » et « Groupe compta client ». Des modèles pourront être définis pour les combinaisons courantes..
Le « N° identif. intracomm. » est fortement recommandé (détection des doublons, documents achats/ventes).
Un compte client ‘diffus’ ou ‘occasionnels’ (voire plusieurs pour représenter les différents cas et combinaisons de groupes comptabilisation) évitera de multiplier inutilement les comptes clients (en particulier pour les clients ‘au comptant’ dans une activité de retail).
Comptes fournisseurs
Mêmes recommandations que pour les clients.
Un fournisseur ‘Divers achats au comptant’ (e-commerce, commerce de détail) pourra être utile, en particulier pour les achats payés par une carte bancaire de la société.
Il faudra de plus, prévoir l’import des IBAN en « Compte bancaire fournisseur » (via un « Package de configuration » ou par fonction « Modifier dans Excel ») en veillant à des contrôles rigoureux (pour éviter des virements ultérieurs sur un compte erroné).
Comptes bancaires
Etant généralement peu nombreux, une codification mnémonique peut être envisagée.
La présence de l’IBAN et du « Code SWIFT est indispensable (en revanche les informations antérieures telles que code guichet et N° compte bancaire ne sont plus utilisées).
Des comptes ‘bancaires’ peuvent être définis pour d’autres comptes financiers même s’ils ne sont pas ‘bancaires’ à proprement parler (16 emprunts, 45 compte courants, 467 D/C divers…). Cela évitera de démultiplier les comptes de la balance générale (en particulier si leur liste est susceptible de s’allonger) et permettra d’utiliser les fonctions de rapprochement.
Utilisateurs, Vendeurs/Acheteurs, Ressources, Salariés…
Bien que se référant à des notions distinctes, une même personne peut être définie pour plusieurs d’entre elles. Une codification homogène et mnémonique est alors souhaitable (ex : trigramme formé de l’initiale du prénom et des 2 premières lettres du nom).
Un import depuis une feuille Excel unique en facilite l’intégration (Cf. WanaWho).
Fichier d’écritures comptables (FEC)
Principe
Tout logiciel de comptabilité français dispose d’une fonction d’export des écritures au format demandé par l’administration fiscale.
Dans un premier temps, ce fichier est importé pour initialiser une table de correspondance qui permettra de lier chaque compte de la comptabilité d’origine à celui du plan comptable de Business Central et de faire de même pour les comptes auxiliaires.
Le fichier est alors importé de nouveau pour alimenter une feuille de saisie en tenant compte des correspondances ainsi définies.
Prérequis
- La configuration est initialisée (en particulier via le package de configuration WanaStart).
- Les clients et fournisseurs ont été repris et leurs « Groupe compta client/fournisseurs », « Groupe compta marché » et « Groupe compte marché TVA » ont été vérifiés.
- Le fichier FEC a été généré depuis la comptabilité source (et retraité le cas échéant pour utiliser le séparateur tabulation et le jeu de caractères UTF8, voir annexe).
- Le « N° identif. intracomm. » des « Informations société » est défini (les 9 derniers chiffres correspondent au SIREN servant de préfixe au fichier FEC).
Feuille comptabilité
Ouvrir une « Feuille comptabilité » (un nom de feuille dédié à la reprise tel que ‘START’ est préconisé).
Un groupe d’action WanaStart est proposé au menu Actions (sous-menu de « Soldes d’ouverture ») :
Il reprend les actions successives de reprise décrites ci-après.
Import paramètres FEC
Cet import préalable permet d’initialiser la liste de mappage des comptes et la liste de mappage des journaux à compléter ci-après.
Mappage des comptes
N° compte origine | Initialisé par l’import préalable |
N° tiers origine | Initialisé par l’import préalable |
Nom origine | Initialisé par l’import préalable (celui du tiers ou, à défaut, du compte). |
Type compte | Compte général (par défaut), Client, Fournisseur, Compte bancaire (les autres types ne sont pas utilisables). |
N° compte | Compte correspondant (sélectionné, issu du mappage ou de l’action « Créer comptes »). |
Nom du compte | Désignation du compte concerné. |
Groupe compta. produit TVA | Par dérogation au « Groupe compta. produit TVA » associé au mappage du code journal. |
Code modèle | Il sera appliqué vi l’action « Créer comptes ». |
Type compta TVA | A ne renseigner que pour les comptes de TVA (4452, 4456 et 4457). |
Non repris | Permet d’éviter par exemple les comptes de stock et de variation de stock si ces écritures sont reprises par ailleurs. L’ensemble de ces comptes devrait alors être équilibré par date et N° document (à défaut la feuille devra être retraitée avant validation). |
Actions | |
Mapper N° comptes | Sélectionnez les lignes souhaitées (seules les lignes sans « N° compte » seront prises en compte). Les comptes de racine 401, 411, 512 sont respectivement proposés en « Type compte » ‘Fournisseur’, ‘Client’ et ‘Compte bancaire’. Pour un compte général, la recherche porte sur le « N° compte origine » progressivement tronqué jusqu’à ne conserver que les 4 premiers caractères. Pour un compte client, fournisseur ou salarié, la recherche se fait sur le « N° compte origine » ou, s’il n’existe pas, sur le Nom exact. |
Affecter valeurs | Permet d’affecter ces valeurs à l’ensemble des lignes sélectionnées (en remplaçant le cas échéant les valeurs déjà définies). |
Créer comptes | Seules les lignes sans « N° compte » seront prises en compte. Pour les comptes généraux, le « N° compte origine » est repris dans la limite de 6 caractères et le « Groupe compta produit » est appliqué. Pour les comptes clients, fournisseurs et salarié, le « Code modèle » est appliqué. Si aucune souche N° par défaut n’est applicable le compte est créé sous son « N° tiers origine. |
Mappage des journaux
Code origine | Initialisé par l’import préalable. |
Désignation origine | Initialisée par l’import préalable. |
Code journal | Code journal de Business Central (dont l’utilisation est assez limitée). Vous pouvez en créer de nouveaux mais il faudra alors configurer également les « Paramètres codes journaux » et/ou définir de nouveau « Modèles feuille comptabilité » (voire de nouvelles « Souche de N° »). Il est donc plus simple d’utiliser un code journal existant (qui peut être renommé). |
N° compte contrepartie | Compte d’attente utilisé en « N° compte contrepartie » pour calculer la TVA sur la base des écritures clients pour un journal de type vente (ou des écritures fournisseurs pour un journal de type ‘Achat’). Si un même « N° document » comporte plusieurs écritures client (ou fournisseur pour un journal de type ‘Achat’) seule la première est concernée pour ce calcul de TVA. |
Groupe compta. produit TVA | Détermine la TVA applicable par défaut (ex : ‘200’). |
Type compta TVA | La TVA ne sera calculée (voir plus loin) que pour les journaux de « Type compta TVA » ‘Vente ou ‘Achat’. |
Non repris | Permet d’éviter par exemple un journal analytique ou un journal de stock si ces écritures sont reprises par ailleurs. |
PieceRef en N° doc. externe | Le « N° document » reprend alors la colonne EcritureNum du FEC. Cela permet, par exemple, de privilégier le « N° doc externe » sur le journal d’achat, s’il est défini en « PieceRef » dans le FEC. |
Import FEC
Cet import proprement dit alimente la feuille de saisie en tenant compte des mappages définis ci-dessus.
Si le mappage d’un compte n’est pas défini, la ligne est importée sans « N° compte » et le compte d’origine est mentionné en début de « Description ».
Application de la TVA
Business Central dispose de fonction peu communes à cet effet (en particulier pour la gestion de la TVA sur encaissements), qui supposent une mise en place rigoureuse.
Ainsi par exemple, les comptes de TVA ne seront pas autorisés en « Imputation directe » afin de n’être mouvementés que par les fonctions proposées à cet effet.
L’objectif est alors d’initialiser la TVA en attente pour qu’il en soit tenu compte lors du lettrage.
Cela suppose de saisir des montants TTC (même sur les comptes de charges et produits) et d’y associer les « Groupe compta marché TVA » et « Groupe compta produit TVA » qui permettront de dissocier le HT de la TVA.
Mais, lors de la reprise du FEC, le montant TTC n’est disponible que sur les écritures aux comptes clients et fournisseur.
La méthode proposée fait l’hypothèse qu’une écriture client/fournisseur ne relève que d’une unique combinaison de groupe compta TVA et que la TVA en attente ne concerne que les journaux d’achats et de vente.
Lors de l’import, le « Type document » (nécessaire pour la TVA sur encaissements) est déterminé en fonction « Type compte » (Fournisseur et Client) et du sens de l’écriture (ex : ‘Facture’ pour un crédit fournisseur, ‘Avoir’ pour un crédit client).
Contrairement à l’exemple illustré plus haut, pour une reprise avec cadrage de la TVA, le mappage pourrait être établi comme suit :
Comptes d’attente
Un compte est associé en contrepartie des comptes fournisseurs (ex : 471401) et clients (ex : 471411) tel que défini par le mappage des journaux.
Il sera repris en « N° compte contrepartie » des ligne de « Type compte » fournisseurs ou clients sur les journaux de ventes et d’achats (Cf. Mappage des journaux).
La TVA étant ainsi recalculée, les écritures de TVA de ces mêmes journaux (dont le mappage de compte et le mappage de journal ont le même « Type compta TVA » ‘Achat’ ou ‘Vente’) ne sont pas reprises du FEC.
Comptes de TVA
Les comptes de TVA pour lesquels « Imputation directe » n’est pas autorisée (4452, 4456, 4457) seront mappés avec un compte d’attente (ex : 471445).
Ce dernier reprendra les écritures de TVA présentes sur les autres journaux autres que achats et ventes (ex : banques, déclaration de TVA) qui ne concernent pas la TVA en attente.
Après analyse, son solde pourra être reclassé au compte de TVA à décaisser (ex : 445510).
Il en est de même pour les éventuelles écritures client et fournisseur du journal d’à nouveaux qui sont supposées réglées entretemps (et donc ne plus impacter la TVA en attente).
Ainsi, pour éviter des reports à nouveaux récents en cas de reprise en début d’exercice, il est conseillé de reprendre un FEC avant clôture ou encore, de reprendre le FEC de l’exercice précédent complété de celui du nouvel exercice hors journal d’à nouveaux.
Contrôle de la TVA
Les colonnes « Type compta. contrepartie », « Gpe compta. marché TVA contrep. », « Gpe compta. produit TVA contrep. » ainsi que « Montant TVA contrepartie » seront ajoutées le cas échéant à la feuille pour vérifier ces informations.
L’action « Aperçu compta » permet de s’assurer que les comptes d’attentes (ex : 471401 et 471411) sont bien soldés.
Comme indiqué plus haut, une écriture client/fournisseur est supposée ne relever que d’une unique combinaison de groupe compta TVA (« Groupe compte marché TVA » du fournisseur, et « Groupe compta produit » provenant du mappage de son compte ou, à défaut, du mappage du journal).
Les écritures non conformes à cette hypothèse engendreront des écarts aux comptes d’attente.
L’affichage des écritures en mode Analyse (ou via un tableau croisé dynamique Excel) du total par « Description » (à ce stade le « N° document » n’est pas encore attribué) permettra d’identifier ceux qui doivent être retraités.
Les principales sources d’écart sont :
- « Groupe compta marché TVA » du fournisseur incorrect (ex : microentreprise 293B).
- « Groupe compta produit TVA » non défini pour le mappage du fournisseur (ex : fournisseur de location de véhicules).
- Facture multi TVA (ex : prestataire de restauration en TVA réduite mais quelques frais en TVA normale).
Intersociétés
Si vous gérez avec Business Central plusieurs sociétés d’un même groupe susceptibles d’échanger des transactions intersociétés (Cf. Transactions intersociétés (ou intragroupe)), vérifier attentivement la configuration des comptes clients et fournisseurs concernés (« Code du partenaire IC ») avant l’import du FEC, car ces informations ne seront plus modifiables dès lors que le comptes comportera des écritures.
Validation
Cette action standard ne figure pas au menu WanaStart mais à son emplacement habituel (ou raccourci F9).
Si le « N° doc. externe n’a pas été repris, vous devrez temporairement désactiver le contrôle « N° doc. ext. obligatoire » (« Paramètres achats » et/ou « Paramètres ventes »).
Lettrage
Les informations de lettrage présentes dans le FEC pour les clients et fournisseurs sont importées en « ID lettrage » dans la feuille de saisie et sont préservées sur les écritures clients et fournisseurs validées.
Après validation l’action « Appliquer ID lettrage » (toujours depuis la feuille de saisie même si les écritures ont été validées) permettra d’en tenir compte et, en cas de TVA sur encaissement, de reprendre la TVA en attente.
Pour mémoire, le lettrage n’est proposé que sur les comptes clients, fournisseurs, ou salariés (la fonctionnalité de la localisation FR permettant de lettrer des comptes généraux est limitée). Les identifiants de lettrage ne sont donc pas repris pour les comptes généraux.
Déclaration de TVA
A ce stade les comptes d’attente (ex : 471401, 471411) devraient être soldés et la balance générale devrait être conforme à celle d’origine, à l’exception des comptes de TVA.
A l’issue des lettrages, les comptes de TVA en attente (ex 445680 et 445780) devraient cependant justifier les soldes clients et fournisseurs relevant de la TVA sur encaissements.
Il reste alors à calculer et valider la TVA à la date de la dernière déclaration pour solder les comptes de TVA (ex : 445620, 445660, 445710) par le compte de TVA à déclarer (ex : 445510).
Une première passe avec « Afficher écriture TVA » mais sans « Valider », en mode « Envoyer à… » Excel, pourra s’avérer utile, avant de la renouveler en cochant « Valider ».
Préconisations
Immobilisations
Business Central gère les comptes d’immobilisation (acquisition et amortissement) comme une comptabilité auxiliaire distincte.
Ainsi, les compte concernés (classe 2) sont configurés en « Imputation directe » non autorisée (au même titre que les autres comptes centralisateurs tels que 401 ou 411 par exemple).
Le FEC n’ayant pas le détail de chaque immobilisation, un compte d’attente (ex : 471200) sera utilisé.
Les écritures des comptes concernés sont imputées à ce compte d’attente.
Les immobilisations seront alors reprises séparément avec contrepartie au compte d’attente qui devrait ainsi être soldé.
Stocks
Business Central gère les comptes de stock comme une comptabilité auxiliaire distincte (généralement par « Groupe compta stock » reflétant l’état « Evaluation stock »).
Les compte concernés (classe 3 et 603) sont également configurés en « Imputation directe » non autorisée et seront alimentés par la comptabilisation des stocks (valider coûts ajustés) après initialisation du stock de chaque article.
Si ces écritures peuvent être identifiées par des comptes et/ou un journal distinct, elle ne seront simplement pas reprises. A défaut, un compte d’attente (ex : 471300) sera utilisé tant pour le stock (classe 3) que pour la variation de stock (603 voire 7135) et se trouve ainsi naturellement soldé.
Travaux en cours
Les stocks et les travaux en cours sont de même nature.
Si le module Projets est mis en œuvre, le traitement de comptabilisation des TEC alimentera les comptes concernés (333 et 7133).
Comme pour les stocks, si ces écritures peuvent être identifiées par des comptes et/ou un journal distinct, elle ne seront simplement pas reprises. A défaut, un compte d’attente (ex : 471330) sera utilisé tant pour les TEC (comptes 33) que pour la variation correspondante (7133) et se trouve ainsi naturellement soldé.
Comptes bancaires et rapprochement
Business Central gère les comptes bancaires comme une comptabilité auxiliaire distincte.
Une correspondance devra donc être établie le cas échéant entre le compte général de la comptabilité d’origine et le compte bancaire de Business Central.
A l’issue de validation, le rapprochement bancaire pourra être initialisé en rapprochant toutes les écritures à l’exception de celles non encore rapprochées sur la base du dernier état de rapprochement.
Format du FEC et colonnes complémentaires
Le FEC comporte 18 colonnes (Cf. Article A47 A-1 – Livre des procédures fiscales – Légifrance (legifrance.gouv.fr)).
Les colonnes 12 et 13 correspondent normalement à « Debit » et « Credit », mais peuvent être respectivement remplacées par montant et sens (D / C).
Si l’application d’origine le permet, un FEC enrichi permettra de récupérer des informations complémentaires :
19 : N° doc. externe | |
20 : Identifiant lettrage | |
21 et 22 : Sections analytiques des axes principaux 1 & 2 |
Conversion UTF8
Si vous constatez des problèmes liés aux caractères accentués, vous devrez préalablement convertir le fichier comme suit :
- Ouvrez le fichier avec un éditeur tel que NotePad++ (libre)
- Copiez l’intégralité des lignes
- Ouvrez un nouvel onglet et, au menu Encodage, choisissez UTF8
- Collez les lignes
- Enregistrez ce fichier ainsi converti
Comptabilité analytique
Le FEC présente l’avantage d’être disponible depuis toute comptabilité digne de ce nom sur le marché français.
Il est cependant limité, par exemple parce qu’il ne comporte aucune information analytique.
Il faudra si nécessaire trouver une autre source d’information et étudier les modalités de reprise pour en en tenir compte et s’adapter au format disponible.
En particulier, si la comptabilité source n’est autre qu’une version antérieure de Business Central (ou NAV), un export spécifique pourra étendre les informations reprises dans le FEC.
A défaut, l’une des pistes à explorer est de reprendre la comptabilité tel que défini ci-dessus, puis d’extourner le solde de chaque compte de gestion pour le reprendre en détail par section analytique (mois par mois si nécessaire).
Cependant, avant toute reprise, il faut évaluer la pertinence de l’organisation analytique existante dans le contexte des fonctionnalités proposées par Business Central. Un conseil éclairé sera bienvenu 😉
Outre le suivi analytique via les axes, un suivi par projet peut être envisagé, en particulier si l’objet est de refacturer des dépenses engagées et/ou de calculer des travaux en cours.
Fonctions connexes
Epuration des données
Attention, vous utilisez cette fonction à vos risques et périls !
Lors des tests, il est fréquent de rencontrer quelques problèmes liés à la configuration ou au référentiel.
Il est alors facile de procéder aux ajustements dans cet environnement de test, mais il l’est beaucoup moins de tenir à jour la configuration de l’environnement de production.
La fonction d’épuration des données (Clean Data, à utiliser à vos risques et périls, on vous aura prévenu !) permet de faire les tests dans ce qui deviendra l’environnement de production.
Lors de la mise en production (Go live), elle permettra de supprimer les données de test (écritures, documents…), voire plus.
Le référentiel (clients, fournisseurs, articles…) n’est généralement pas concerné. Sa reprise anticipée a permis de l’enrichir et d’en ajuster les paramètres. Il faut donc veiller à ne pas le polluer lors des tests.
Une copie préalable dans un environnement Sandbox permettra d’y poursuivre les tests.
Attention, les données relatives à des extensions (standards ou développements spécifiques) ne sont pas prises en compte lors de l’épuration des données.
Export et Import Excel
La fonction « Modifier dans Excel » s’accommode mal des volumes rencontrés lors d’une reprise de données (et n’est pas toujours disponible dans une installation ‘On premise’).
Outre l’import depuis le FEC, ces fonctions permettent d’intégrer des écritures en les important dans une feuille de saisie depuis une feuille Excel.
Dans un premier temps, l »action « Export Excel » a pour principal objectif de générer un fichier au format attendu.
Une fois complété (sans en modifier la structure), ce fichier sera importé par l’action « Import Excel ».
Fusion-absorption
Le principe de la reprise d’un FEC peut également être appliqué pour intégrer des écritures dans une comptabilité existante à l’occasion d’une fusion-absorption.
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