Lors de la clôture d’un exercice, vous pouvez choisir de « Clôturer par » et sélectionner les axes analytiques souhaités.
Cela mérite quelques explications afin de ne pas regretter votre choix.
La clôture a déjà fait l’objet d’un article : Clôturer un exercice – Wanamics, faisons un focus sur l’impact de l’analytique.
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Rappels
- Le traitement de clôture génère des écritures pour solder chacun des comptes de « Type » ‘Gestion’ avec pour contrepartie le compte de résultat (de racine 120 ou 129).
- La « Date comptabilisation » des écritures de clôture a pour particularité d’avoir le préfixe ‘C’ (ex : C31/12/2023).
Plan comptable et « Filtre date »
Les colonnes « Solde au » et « Solde période » (et/ou « Montant débit » et « Montant crédit » selon l’option « Afficher montants » définie en « Paramètres comptabilité ») tiennent compte du « Filtre date » défini via « Filtrer les totaux » (en revanche la colonne « Solde » n’en tient pas compte).
Rappelez vous que la « Date comptabilisation » des écritures de clôture est une date symbolique se situant entre les deux exercices (ex : C31/12/2023 se situe entre le 31/12/2023 et le 01/01/2024.
Tant que vous n’avez pas fait la clôture (traitement « Clôture exercice comptable » et validé les écritures correspondantes ») le « Solde au » tient compte des écritures de l’exercice antérieur (voir exemple ci-après) !
Une solution de contournement serai de prendre en compte le « Solde au » pour les comptes de bilan, et le « Solde période » pour les comptes de gestion. Mais, outre le fait que ce n’est pas très commode, le bilan ne tient pas encore compte du résultat de l’exercice.
La solution est de faire une clôture provisoire dès le premier mois du nouvel exercice qui aura pour effet de solder les comptes de gestion par contrepartie au compte de résultat (il n’est jamais trop tôt pour bien faire !).
Vous pourrez aussi souvent que nécessaire (à la fin de chaque mois par exemple), renouveler le traitement « Clôturer exercice », et ce jusqu’à la clôture définitive. Ces clôtures complémentaires viendront de nouveau solder les comptes de gestion, ce qui en l’occurrence ne concernera que les écritures comptabilisées entretemps.
Ainsi, les colonnes et « Solde » et « Solde au » du « Plan comptable » ne concernent bien que l’exercice en cours.
Exemple
Prenons un compte de gestion mouvementé comme suit :
| 01/01/2023 | 100 |
| 01/02/2023 | 200 |
| 01/03/2023 | 300 |
| C31/12/2023 | -600 |
| 01/01/2024 | 400 |
Le « Solde au » et le « Solde période » (qui dépendent du « Filtre date ») afficheront les valeurs suivantes :
| Avant clôture | Après clôture | |||
| Filtre date | Solde période | Solde au | Solde période | Solde au |
| 01/01/2023..31/12/2023 | 600 | 600 | 600 | 600 |
| 01/01/2024..31/12/2024 | 400 | 1000 | 400 | 400 |
| 01/01/2023..31/12/2024 | 1000 | 1000 | 400 | 400 |
Filtres analytiques
Lorsque vous affichez le plan comptable avec « Filtrer les totaux » sur un axe analytique, les montants affichés en tiennent compte.
Lors du traitement « Clôturer exercice comptable », vous devez « Clôturer par » en sélectionnant les « Axes analytiques » concernés, afin de générer autant d’écritures de clôture que de combinaisons de ces imputations et donc de réinitialiser les soldes pour chacune des sections.
A défaut une unique écriture viendra solder chacun des comptes de « Type » ‘Gestion’ sans tenir compte des imputations analytiques. Les montants n’étant pas réinitialisés par section, le fait de « Filtrer les totaux » sur un axe analytique seront incohérents sur les comptes de gestion.
Notez que, si l’imputation analytique est requise (« Code obligatoire » ou « Même code » pour au moins l’un des comptes), vous ne pourrez pas valider la feuille de saisie (sauf à compléter les sections requises).
Reprenons l’exemple ci-dessus en y ajoutant une imputation analytique et avec un filtre sur l’imputation A
| 01/01/2023 | 100 | A |
| 01/02/2023 | 200 | B |
| 01/03/2023 | 300 | A |
| C31/12/2023 | -400 | A |
| C31/12/2023 | -200 | B |
| 01/01/2024 | 500 | A |
| Filtre section A | Avant clôture | Après clôture | ||
| Filtre date | Solde période | Solde au | Solde période | Solde au |
| 01/01/2023..31/12/2023 | 400 | 400 | 400 | 400 |
| 01/01/2024..31/12/2024 | 400 | 900 | 400 | 500 |
| 01/01/2023..31/12/2024 | 900 | 900 | 500 | 500 |
Oups…
Que faire si par malheur vous avez omis de sélectionner les axes lors du traitement de clôture 🙁 ?
Tant que vous n’avez pas valider la feuille de saisie, il vous suffit de supprimer toutes les lignes de la feuille de saisie et de renouveler le traitement.
Mais si, emporté par votre élan, la feuille a été validée ?
Pas de panique, il vous suffit de renouveler le traitement en sélectionnant cette fois les axes souhaités.
Cela aura pour effet de solder chacun des comptes de gestion pour chacune des combinaison d’axes.
Les écritures de clôture malencontreuses se trouvent ainsi soldées comme les autres et l’impact est nul au compte de résultat.
Vous aurez seulement généré quelques centaines d’écritures superflues, mais vous voilà repartis du bon pied.
Oups, Oups, Oups…
Si vous réalisez votre erreur après plusieurs exercices (mieux vaut tard que jamais), vous pouvez refaire la clôture pour chacun des exercices concernés.
Si vous ne souhaitez pas remettre en question les exercices passés (impact FEC) mais régulariser la clôture du précédent exercice avant de clôturer le suivant, vous devez cependant reprendre également les soldes des exercices antérieurs par combinaisons d’imputations analytiques.
Le traitement de clôture se base sur la première période de l’exercice (« Période comptable » pour laquelle « Nouvel exercice comptable » est coché). L’astuce consiste à le leurrer en décochant « Nouvel exercice comptable » pour ne le laisser que sur la première période à prendre en compte.
Cependant, le « Verrouillage date » étant déjà coché, vous devrez appliquer une solution de contournement 😉
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