Souches de N°

Vous trouverez dans la documentation Business Central propose une page dédiée à ce sujet.

Les quelques recommandations ci-après pourront cependant vous être utiles.

Les souches proposées (colonne « Code » de ‘limage ci-dessus) sont associées à différentes configuration (Paramètres comptabilité, Paramètres ventes, paramètres achats, Modèles et noms de feuilles…). Il est donc recommandé de les conserver.

En revanche, les « N° début » et « N° fin » pourront être personnalisés pour se conformer à votre organisation.

Notre conseil

• Evitez les N° à rallonge qui risquent d’être tronqués à l’affichage ou nécessiter des personnalisations de documents.
• Définissez un préfixe permettant de distinguer facilement l’élément concerné, une lettre pour le référentiel (ex : ‘C’ : client, ‘F’ : fournisseur, ‘I’ : Immobilisation), 2 pour les documents (ex : ‘FV’ : facture vente, ‘FA’ : facture achat), la seconde étant relative au domaine (ici ‘V’ : vente’, ‘A’ : achats).
• Attribuez une séquence de longueur homogène (ex : 5 chiffres, précédés de 2 chiffres pour les souches datées (C12345, FV2012345).
• Ceci est particulièrement recommandé en l’absence de préfixe, car, même s’il sont exclusivement numériques, le classement des « N° » est ‘alphabétique’ (1, 10, 100, 101, 102.., 11, 110…, 12.., 2, 20).
  En utilisant un longueur homogène la classement sera moins surprenant (0001, 0002.., 0010, 0011, 0012.., 0020.., 0100, 0101.., 0110).
• Privilégiez une codification non significative, les autres colonnes vous permettrons de filtre ou trier (agence…).

Souches datées

La numérotation des documents comptabilisés (factures, avoirs…) est souvent associée à l’exercice comptable.

Ainsi par exemple, la souche des factures achats pourra être définie comme suit :

Le « N° » attribué lors de la validation d’une facture aura ainsi une racine relative à l’exercice (ici FA20… pour l’exercice 2020), et la séquence débutera à 1 à chaque nouvel exercice.

Il faudra donc attribuer le « N° début » (ici FA2100001) à chaque nouvel exercice.

Il est alors recommandé de créer simultanément la ligne de l’exercice suivant (ici 01/01/2022), mais sans renseigner le « N° début ».

Ainsi, la validation d’un document en 2022 sera bloquée tant que le « N° début » ne sera pas précisé, évitant ainsi qu’un N° lui soit attribué à la suite de ceux de l’exercice précédent.

Il est possible mais déconseillé de définir une souche datée pour les souches des documents saisis (devis, commandes…).
Le « N° » du document sera alors attribué en fonction de la date de travail (et non de la « Date document » qui n’est pas encore définie). Un document saisi tardivement pourrait donc se voir attribuer un N° inapproprié.
Un filtre ou un tri sur la date souhaitée est donc à privilégier.

Factures et avoirs

Dans l’exemple ci-dessus les factures est avoirs comptabilisés ont des souches de N° distinctes. Si vous préférez qu’ils partagent la même souche de N° (ex : Facture FA2000123, avoir FA2000124…), vous pouvez par les « Paramètres achats », attribuer pour « N° avoir enregistré » la même souche que pour « N° facture enregistré » :