Soignez votre image avec des états personnalisés

Les états transmis à vos clients (devis, factures, relances…) ou à vos fournisseurs (commandes) véhiculent l’image de l’entreprise.

Leur présentation doit donc être irréprochable et il est parfois nécessaire de les ajuster aux exigences de vos interlocuteurs.

L’intégration de Business Central avec Word peut faire des merveilles… si vous êtes prêts à y consacrer un peu de temps !

La définition d’un modèle de document (ou « Présentation d’état personnalisée », alias « Word Layout »), s’apparente à la fonction de publipostage de Word.

Cet article complète la documentation détaillée de Microsoft dont est extraite l’illustration suivante.

Généralement, lors d’un publipostage, seules quelques ‘variables’ provenant d’une ‘source de données’ sont ‘injectées’ dans le document.

Dans l’exemple ci-dessus, seule la présentation est définie par le document et tous les textes sont définis par des variables (nom de la société, logo, étiquette des champs, en-têtes des colonnes…). Une même présentation peut ainsi s’appliquer à plusieurs sociétés, voire dans plusieurs langues.

La personnalisation relève de tout ou partie des fonctions suivantes (accessibles depuis la zone de recherche) et la configuration passera par ces étapes :

  • Sélection des états (applicable à chaque module : achats, ventes…)
  • Présentations état personnalisées
  • Sélection présentation état
  • Présentation document (associée au client ou fournisseur le cas échéant)

Sélection des états

Cette fonction vous permet, pour un processus donné (achats, ventes…), d’associer un état à chaque « Utilisation » (Devis, Commande, Facture…).

Dans le cas d’un état personnalisé, cet ‘état’ constitue la source de données (à l’image d’un publipostage).

Lors d’un envoi par e-mail, cet état peut être envoyé en pièce jointe.
Une présentation distincte permet alors de définir le corps du message qui pourra ainsi en reprendre les principales informations (N° du document, montant total…).

Présentations état personnalisées

Une ou plusieurs présentations peuvent être associées à chaque état.

C’est à ce niveau que les fonctions « Exporter présentation » et « Importer présentation » vous permettront de définir, à l’aide de Word, la présentation souhaitée.

Vous trouverez dans la documentation les informations utiles à cet effet.
Si vous être un utilisateur Word aguerri, la mise en page ne devrait pas vous poser problème.

Lisez attentivement cet article pour comprendre comment insérer dans votre présentation des champs provenant de la source de données et en particulier :

  • ajouter au ruban Word le menu Développeur qui vous permettra d’accéder au « Volet de mappage XML »
  • depuis celui-ci, choisir la « partie XML personnalisée » (urn:microsoft-dynamics-nav/report/…) dans laquelle trouverez tous les champs disponibles.
  • associer une ligne de tableau à un contenu « Répétition » (lignes du document).

Sélection présentation état

Cette étape permet d’associer une présentation propre à chacune des vos « Sociétés » (à ne pas confondre avec les présentations spécifiques associées à un client ou un fournisseur tel que décrit plus loin).

Vous retrouvez sur la droite, les différentes présentations définies pour l’état concerné :

Cet article vous apportera quelques précisions.

Présentation document pour un client ou un fournisseur

Cette étape optionnelle permet d’associer à un client ou fournisseur, une présentation spécifique pour le ou les états souhaités et, si nécessaire, de définir un destinataire particulier de l’envoi par e-mail.

Là encore, l’aide en ligne vous donnera les informations détaillées.

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