Quelles licences choisir, that is the question !

La page Tarification de Business Central | Microsoft Dynamics 365 vous donne l’essentiel, mais d’autres éléments entrent en compte.

Cette même page, vous propose la dernière mise à jour du « Guide des licences Dynamics 365 » (61 pages in English…).

Les informations ci-après devraient vous apporter un éclairage complémentaire en partant des quelques options qui vous sont proposées.

Pour mémoire « Dynamics 365 » concerne la version ‘SaaS’ (Software as a Service, administrée par Microsoft) et les informations ci-dessous ne sont pas toutes applicables à une installation ‘On Premise’ (sur vos serveurs ou hébergée par votre prestataire).

Voir aussi Licensing in Business Central – Business Central | Microsoft Learn

Essentials ou Premium

• La licence « Essentials » convient à la majeure partie des usages.
• La licence « Premium » s’adresse aux entreprises recherchant des fonctions de « Gestion des services » (interventions SAV, réparation / échange / prêt de matériel…) ou des fonctions avancées de gestion de fabrication (avec Essentials vous pouvez déjà gérer les assemblages/nomenclatures et leurs coûts standards).

Notez que le choix Essentials ou Premium s’applique à l’ensemble des utilisateurs.

Full, Team Member ou Device

Outre les licences Essentials ou Premium (dites ‘Full’), la licence Team Member, peu onéreuse, peut être suffisante pour certains utilisateurs (voir Quels usages pour une licence « Team member » ? – Wanamics).

Une licence Full ou TeamMember est nominative (associée à un compte Microsoft) mais peut être réallouée à un nouvel utilisateur (Cf. Attribuer des licences aux utilisateurs – Wanamics).

Les licences ‘Device’ quant à elles, ne sont pas nominatives. Elles permettent d’accéder indirectement à Business Central via des applications (point de vente, entrepôt, atelier…) sans limite du nombre d’appareils. Le nombre de licences autorise autant d’accès simultanés.

Avec ou sans licence

Les utilisateurs disposant d’une licence Microsoft 365 (Excel, Word, Teams…) n’ont besoin de rien d’autre pour disposer des données de Business Central partagées avec Teams (voir Business Central dans Teams… à l’œil – Wanamics).

Vos applications connectées à Business Central par API ne requièrent pas non plus de licence.

Inutile de prévoir une licence pour vos prestataires dès lors qu’ils sont partenaires Microsoft (MPN : Microsoft Partner Network).

Vous pouvez également, sans débourser un centime, accorder à votre cabinet comptable un accès à l’essentiel des fonctionnalités qui le concerne (jusqu’à 3 licences « External Accountant »).

Enfin, votre service ou prestataire informatique disposera de la licence « Internal administrator » (associé au ‘Tenant’ Microsoft 365) pour administrer vos environnements (mais sans accès aux fonctionnalités de Business Central) et allouer des licences aux utilisateurs.

Avec ou sans engagement

Les prix indiqués ci-dessus sont pour un engagement annuel (la facturation étant au choix mensuelle ou annuelle).

Sur la période d’engagement, le nombre de licences peut être majoré mais pas réduit.

L’engagement trisannuel (facturation mensuelle ou annuelle) n’est pas moins cher mais permet de maintenir le tarif sur cette durée (à titre d’exemple, la licence « Essentials » qui était à 59€/u/m depuis le lancement de Business Central en 2018 est passée à 65,50€ début 2023 🙁 ).

Il y a également une formule sans engagement (20% plus chère), pouvant cohabiter avec les autres, pour un besoin ponctuel (stagiaires par exemple).

Avec ou sans « Power… »

Une licence Business Central Essentials ou Premium permet de disposer des fonctions intégrées de la Power Platform pour une utilisation limitée au contexte de Business Central.

Vous pouvez ainsi :

• afficher des éléments de Power BI sur votre page d’accueil ou sur le volet des listes et fiches.
• déclencher des flux Power Automate depuis Business Central.
• utiliser quelques Power Apps (à étudier au cas par cas)

Si vous souhaitez disposer de données externes ou utiliser d’autres connecteurs dits ‘Premium’ (que votre licence Business Central soit Essentials ou Premium), vous devrez opter pour la licence concernée (Cf. Power BI licensing for users in your organization – Power BI | Microsoft Learn et Power Platform Licensing Guide). 

Avec ou sans Dynamics 365 Sales et Customer Services

En combinant Business Central avec ces autres solutions de la gamme Dynamics 365, vous  bénéficiez d’un tarif préférentiel.

Extrait de Tarification | Microsoft Dynamics 365:

Avec ou sans extension

Des fonctions complémentaires sont proposées sous forme d’extensions (voir Business Apps – Microsoft AppSource) et peuvent nécessiter des abonnements complémentaires.

Mais les extensions développées par Wanamics vous sont proposées gracieusement (voir Extensions – Wanamics).

Avec ou sans partenaire

Last but not least, à moins d’être un « grand compte » (CAC40…) vous devrez généralement vous rapprocher d’un partenaire Microsoft (dont Wanamics) pour acquérir ces licences.

Mais rien de vous empêche de souscrire des licences Microsoft auprès de plusieurs partenaires (voir aussi Etes-vous libre de changer de partenaire ? – Wanamics) en particulier pour des gammes de produits distinctes (Azure 365, Microsoft/Office 365, Dynamics 365, Power Platform…).