Les 10 commandements du bon (plan) comptable

Lors de la mise en œuvre de Business Central, le comptable souhaite souvent reprendre le plan de compte à l’identique (voire n’imagine pas qu’il puisse en être autrement…).

Pourquoi en changer, puisqu’il convient parfaitement… aux comptables (et ne passionne pas les autres utilisateurs).

Il est pourtant essentiel d’aborder la question avec une large ouverture d’esprit, et de bien assimiler le fonctionnement proposé par Business Central (groupes compta marché/marché, paramètres comptabilisation, comptabilisation des stocks, de la TVA, des immobilisations, des travaux en cours, sections analytiques, tableaux d’analyse).

A défaut, le risque fort de passer beaucoup de temps à configurer une « usine à gaz » peu évolutive dans le seul but de ne rien changer, et de rendre plus délicate la mise en œuvre de certaines fonctionnalités.

Je vous propose cette traduction de « The 10 Commandments of Financial Setups in Business Central (solsyst.com) » reprise en intégralité pour ne pas trahir l’auteur, en mentionnant en gras les commandements qui me semblent les plus pertinents.

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  1. Tu utiliseras toujours les comptes de totalisation lors de la configuration du plan comptable.

Cela simplifie les rapports financiers, les demandes de renseignements, les analyses en ligne et d’autres avantages.

  1. Tu n’intégreras jamais de suffixe par service ou autres dans le plan comptable (mais pensez aux axes analytiques).

Par exemple, il ne devrait y avoir qu’un seul compte « Dépenses téléphoniques » – et non 5 comptes « Dépenses téléphoniques » parce que vous avez 5 départements/emplacements différents, etc.

  1. Tu n’utiliseras les axes et sections analytiques que lorsque cela est nécessaire au reporting financier.

Ne configurez pas un axe parce que « ça peut servir », vous pourrez toujours l’ajouter plus tard.

  1. Tu devras créer et attribuer des sous-catégories aux comptes généraux pour créer automatiquement des « Tableaux d’analyse » (même si ceux-ci ne sont pas requis).

Celles proposées (via la configuration assistée) ne sont pas pertinentes. Elles pourront être supprimées pour en recréer des plus significatives.

  1. Tu ne cocheras jamais « Imputation directe » pour un compte utilisé au sein d’un groupe de comptabilisation.

Les écritures saisies directement rendront le cadrage très difficile.

  1. Tu n’utiliseras pas plus de groupes comptabilisation que nécessaire.

Un groupe compta a pour but de définir des imputations comptables, pas de servir de base à des analyses.

  1. Tu créeras un compte général distinct par compte bancaire.

Cela facilitera le rapprochement bancaire.

  1. Tu n’utiliseras jamais un compte à des fins multiples au sein des groupes compta

Les seules exceptions à cette règle sont que le même compte peut être utilisé à la fois comme « Compte vente » / « Compte avoir vente » et de même pour le « Compte achats » / « Compte avoir achats».

  1. Tu n’utiliseras qu’un seul « Compte en cours » pour toutes les combinaisons de « Paramètres compta. stock ».

En raison de la façon dont Business Central valide les entrées liées à la production, seule l’utilisation d’un compte est prise en charge.

  1. Tu ne supprimeras jamais un compte sur lequel des écritures ont été comptabilisées.

Cela est en effet autorisé si les écritures sont sur un exercice clôturé. Les écritures elles-mêmes ne sont pas supprimées mais sont alors ‘orphelines’, ce qui peut fausser certaines analyses.

J’en ajouterai un onzième :

  • Tu définiras l’axe analytique principal en « Code obligatoire » (voire « Même code ») sur tous les comptes de gestion.
    Cela permet d’assurer le cadrage entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique.

En conclusion

Reprendre la configuration comptable proposée (plan comptable, groupe compta, paramètres comptabilisation…) vous épargnera bien des problèmes. Vous pourrez bien sûr l’enrichir pour prendre en compte quelques spécificités mûrement réfléchies.

Je peux vous proposer quelques fonctions pour faciliter la prise en compte des 5ème et 11ème commandements.

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  1. […] vous avez suivi nos préconisations (Les 10 commandements du bon (plan) comptable), les comptes de TVA définis votre plan comptable de dans Business Central ne sont pas directement […]

  2. […] Les comptes de TVA ne devraient pas être en « Imputation directe » (voir Les 10 commandements du bon (plan) comptable) […]

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