Pour nombre d’entre vous la fin de l’exercice approche (72% des entreprises clôturent l’exercice au 31/12).
Comme chaque année depuis 2014, vous devrez, en cas de contrôle, mettre à la disposition de l’administration fiscale le « Fichier des Ecritures Comptables » ou FEC (voir en particulier Les comptabilités informatisées | impots.gouv.fr, Format du fichier des écritures comptables | bofip.impots.gouv.fr, et MP. 2014 – QR n°3-L 47 A I – entreprises (impots.gouv.fr).
La fonction « Exporter écritures comptables – Audit fiscal » de Business Central vous permettra d’obtenir un fichier (au format .txt) reprenant, pour chaque écriture, les 18 informations demandées :
Contenu
| 1. JournalCode | « Code journal » |
| 2. JournalLib | « Désignation » de ce journal |
| 3. EcritureNum | « N° transaction » (Cf. remarque N° transaction) |
| 4. EcritureDate | « Date comptabilisation » |
| 5. CompteNum | « N° compte » Si vous utilisez des comptes qui ne relèvent pas du FEC (classe 9 par exemple), veillez à les exclure en posant un filtre. |
| 6. CompteLib | Désignation du compte général. |
| 7. CompAuxNum | « N° origine » si « Type origine » est Client, Fournisseur ou Banque. |
| 8. CompAuxLib | Nom du client, du fournisseur, ou de la banque. |
| 9. PieceRef | « N° document » (Cf. remarque N° document). |
| 10. PieceDate | Date document |
| 11. EcritureLib | « Désignation », ne doit pas être vide (attention, pas de contrôle lors de la validation). |
| 12. Debit | « Motant débit » |
| 13. Credit | « Montant crédit » |
| 14. EcritureLet | Vide (Cf. remarque Lettrage) |
| 15. DateLet | Vide (Cf. remarque Lettrage) |
| 16. ValidDate | « Date création » de « Historique des transactions » |
| 17. MontantDevise | Si « Code devise » <> » |
| 18. Idevise | « Code devise » de l’écriture client ou fournisseur |
Outils de contrôles
L’administration fiscale met à disposition un : Outil de test des fichiers des écritures comptables (FEC) | economie.gouv.fr pour vérifier que le fichier obtenu est conforme à la structure attendue, et que le vérificateur pourra donc l’exploiter.
Comme l’indique l’exemple de compte-rendu ci-dessus, « La conformité structurelle du FEC ne présage pas de la régularité de la comptabilité, ni de sa valeur probante ».
Un test concluant signifie que la forme du fichier respecte l’article A.47 A-1 du Livre des Procédures Fiscales, mais à ce stade, même une comptabilité qui ne serait pas équilibrée n’appelle aucune remarque !
De nombreux outils ou services en lignes, payants pour la plupart, permettent des contrôles plus approfondis. Votre expert-comptable en dispose probablement.
Les éditions Francis Lefebvre proposent un service ‘freemium’ de Test du FEC ( fichier des écritures comptables ) et contrôle fiscal (fec-expert.fr) offrant gratuitement des contrôles un premier niveau (vous serez bien sûr invités à verser votre obole pour des contrôles plus approfondis).
Remarques
A nouveau
Le traitement de clôture d’exercice de Business Central ne reporte pas les soldes des comptes de bilan au premier jour de l’exercice.
Il n’y a pas à proprement parler de journal d’à nouveau mais plutôt un journal de clôture permettant de reporter au compte de résultat les soldes des compte de gestion à la date de fin d’exercice (un format de date avec le préfixe ‘C’ est dédié aux écritures de clôture, ex : C311221).
Plusieurs clôtures provisoires peuvent ainsi être effectuées avant de clôturer définitive l’exercice.
Le détail des écritures est préservé même après clôture de l’exercice.
Dans le FEC, les écritures de report à nouveau sont définies à partir des soldes des comptes de bilan en début d’exercice.
Le code journal (JournalCode) est arbitrairement ‘00000’ et son libellé (JournalLib) ‘BALANCE OUVERTURE. Le N° écriture (EcritureNum) est fixé à ‘0’.
N° transaction
Les écritures validées dans Business Central sont regroupées par transactions (recherchez « Historique des transactions »).
La chronologie de validation attestée par ce registre n’est pas liée à la « Date comptabilisation ».
Ainsi par exemple, une facture a pu être été comptabilisée sur la dernière période de l’exercice après une autre comptabilisée sur la première période du nouvel exercice.
Cette dernière ne figurant pas dans le fichier, la séquence de « N° » ne sera pas continue.
La validation d’un ensemble d’écritures via une feuille de saisie, constitue une transaction unique reprise sous un même « N° transaction », même s’il y a plusieurs « N° document ».
Une même transaction peut regrouper des écritures ayant des « Date comptabilisation » distinctes (mais obligatoirement équilibrées par date).
Ainsi par exemple, il est possible de valider au sein d’une même transaction des écritures au dernier jour d’un exercice et au premier jour du suivant.
Le même « N° transaction » peut donc être repris sur plusieurs exercices.
N° document
Pour les factures et avoirs le « N° document » est normalement attribué lors de la validation via une « Souche de N° », assurant ainsi une continuité.
Si cette souche de N° et déclinée par mois (ex : 21120001 pour la 1ère facture de décembre), il n’y a pas continuité sur l’exercice.
Les écritures nulles ne sont pas reprises dans le FEC. Une facture nulle provoque donc un ‘trou’ dans la séquence qui pourra être justifié par la liste des factures de montant nul (en particulier dans le cas d’un acompte de 100% repris lors de la facture finale).
Le cas peut également se présenter suite à une erreur déclenchée après que le « N° document » a été attribué. Lors de la suppression de cette facture ‘avortée’, un message précise qu’une facture vierge est enregistrée. Elle fera donc partie des factures nulles permettant de justifier du N° document manquant dans le FEC.
Le document MP. 2014 – QR n°3-L 47 A I – entreprises (impots.gouv.fr) évoque ce sujet à la question 14 ‘Les FEC comportant des trous de séquence dans la numérotation des écritures comptables sont-ils corrects’).
Lettrage
Business Central n’utilise pas de code lettrage mais établit des liens entre les écritures de comptabilité auxiliaire (client ou fournisseur), autorisant ainsi des lettrages partiels et permettant de reconstituer le « Montant ouvert » (reste dû) à une date donnée (les états « Clients : Ecritures ouvertes » et « Fournisseurs : Ecritures ouvertes » sont établis sur la base de ces informations, mais il n’y a pas de report à nouveau des écritures non lettrées).
Changement de logiciel comptable en cours d’exercice
L’article L. 47 A du Livre des Procédures Fiscales, stipule que l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice est remis dans un fichier unique.
Le paragraphe 400 prévoit cependant une dérogation en cas de changement de logiciel en cours d’exercice.