Si le client vous passe de nombreuses commandes, il est souvent plus simple pour lui comme pour vous de regrouper sur une facture (mensuelle par exemple), plusieurs livraisons relatives à une ou plusieurs commandes.
Sur la fiche client (section livraison), cochez « Regrouper B.L. ».
Ainsi toute nouvelle commande de ce client en héritera (mais cette option peut être modifiée sur la commande).
Livrer ou Livrer et facturer
Attention, si, lors de la validation d’une livraison (depuis la commande ou via l’expédition entrepôt), vous optez pour « Livrer et facturer », la livraison est immédiatement facturée (l’option « Regrouper B.L. » n’est pas prise en compte).
Lors de validation depuis la commande, l’option « Livrer et facturer » est cochée par défaut :
Lors de la validation depuis l’expédition entrepôt, l’option « Livrer » est cochée par défaut :
Valider par lot
De même, le traitement « Valider par lot » (action depuis la liste des commandes) prend en comptes toutes les commandes. Un filtre sur « Regroupement B.L. » est donc vivement conseillé :
Traitement « Regrouper les B.L. »
Ce traitement parcourt les commandes pour lesquelles « Regrouper B.L. » est coché, et regroupe les lignes d’expédition non encore facturées sur une unique facture par client facturé (et devise de cas échéant).
La facture se présente alors avec les références de chacune des livraison et le détail des lignes concernées.
Une même commande livrée en plusieurs fois mentionne ainsi de détail de chacune d’elles.
Remarques :
- Des filtres permettent de ne sélectionner par exemple que les commandes d’un client et/ou que les expéditions d’une période (en particulier pour facturer les livraisons du mois écoulé sans prendre en compte celles du mois entamé).
- Une adaptation est à prévoir pour mentionner les références de la commande (« N° doc. externe »), voire ne regrouper que les livraisons d’une même commande et mentionner ces références en en-tête (les références de commande figurent parmi les mentions obligatoires sur une facture).
- Si l’option « Validation des factures » n’est pas cochée, celles-ci pourront être modifiées avant validation.
Les lignes qui en seraient supprimées seront proposées lors d’un prochain traitement.
Le traitement ne tient pas compte des factures en attente de validation et reproposera donc les mêmes factures (cependant, seule l’une d’elles pourra être validée). - La facture générée reprend le « Code condition règlement » de la fiche client dont l’application détermine donc la « Date d’échéance » et l’escompte le cas échéant.
Si l’option « Conditions paiement standard uniquement » est retenue, les commandes dont l’échéance (déterminée par la « Date document » indiquée) ou l’escompte dérogerait à ces conditions ne sont pas prises en compte. - Contrairement à la validation commande par commande, les commandes intégralement facturées via le « Regrouper B.L » ne sont pas supprimées. Le traitement « Supprimer cdes vente facturées » devra être lancé à cet effet (il peut être planifié via la « File d’attente des travaux »).
Facturation à la demande
Le traitement ci-dessus reprend tous les B.L. non encore facturés relatifs à des commandes en « Regrouper B.L. ».
Il est également possible de regrouper des lignes de livraison comme suit (même si les commandes ne relèvent pas de « Regrouper B.L. ») :
- Depuis « Factures ventes », action « Nouveau » et indiquer le client concerné,
- Depuis les actions des lignes « Fonctions », puis « Extraire lignes expédition »
- Les lignes d’expédition non encore facturées sont proposées
- Les lignes sélectionnées sont alors reprises sur la facture.
- Il reste possible de les modifier (si la quantité est modifiée le reliquat restera en attente de facturation).
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