Devis, commandes, factures à votre image

Lors d’un précédent article « Soignez votre image avec des états personnalisés » nous avons vu comment utiliser Word pour définir des présentations personnalisées (ou Word Layout).

Voyons cette fois comment reprendre une personnalisation, pour la décliner sur d’autres documents.

Ainsi par exemple, lorsque vous aurez peaufiné la présentation du devis, vous pourrez la reprendre pour définir celle des factures qui présente certainement de nombreuses similitudes.

Exporter la présentation de base

Le fichier ainsi exporté (ayant pour extension .docx) n’est autre qu’un fichier compressé regroupant plusieurs éléments d’un même document.

Extraire les composants

Dans un premier temps, nous allons pas ouvrir ce fichier mais simplement remplacer son extension par .zip et confirmer cette alerte :

Non seulement il ne sera pas inutilisable, mais au contraire cela nous permettra de révéler sa composition par clic-droit + « Extraire tout » vers un dossier tel que Modèle utilisé dans ce qui suit.

Dans ce dossier se trouve alors le sous-dossier Word reprenant les éléments .xml qui vont nous intéresser :

Si xml n’est pas votre langue maternelle, pas de panique, l’objectif se limite à remplacer une chaine de caractères par une autre.

Remplacer les références au document

Ouvrons en particulier le fichier document.xml (un simple Bloc-Notes suffit) :

Vous constaterez la présence de nombreuses occurrences de l’identifiant du document (ici /Standard_Sales_Quote/1304/) composé du nom et du N° de l’état concerné.

Dès lors, il vous faudra les remplacer par celui du document souhaité (ici /Standard_Sales_Invoice/1306/) et le tour est (presque) joué.

Renouvelez l’opération sur les autres fichiers .xml cochés ci-dessous qui sont également susceptibles d’y faire référence :

Refusionner les éléments

Il nous reste à revenir au dossier de niveau supérieur (ici Modèle) pour fusionner tous les fichiers dans un unique fichier .zip

Puis à renommer son extension .zip en .docx (en confirmant l’alerte).

Ajuster et importer la nouvelle présentation

Vous pouvez tenter d’importer cette nouvelle présentation sur le document souhaité (ici la facture) :

Mais il est fort probable que vous rencontriez l’erreur suivante avec une liste plus ou moins longue de balises non valides :

« Vingt fois sur le métier remettez votre ouvrage » disait Boileau.
Gageons qu’il ne vous en faudra pas tant pour dénicher ces balises dans la présentation Word, et les remplacer par celles définies pour le nouveau document.
Ainsi par exemple, « Document Date » présente sur le devis devra être remplacée par « Posting Date » pour la facture.

Sachez également que les factures et les avoirs étant des documents distincts, vous devrez définir des présentations distinctes, tout comme pour l’AR de commande et autre facture proforma.

Certes, c’est un peu fastidieux, mais cela reste bien plus rapide que de repartir d’une page vierge.

Vous constaterez bien vite qu’il faut veiller à ce que le premier document soit stabilisé avant de créer ses déclinaisons !