Depuis la version 20 (ou 2022 wave 1 publiée en avril 2022), nous disposons de présentations Excel (Excel Layout). Il fallait alors définir une présentation personnalisée et l’associée à l’état concerné.

La version 22 en étend les possibilité en permettant de définir plusieurs présentations pour un même état et de choisir l’une d’elles lors du lancement de l’état.

Voyons par exemple comment utiliser cette fonctionnalité pour rendre l’analyse des « Ventes d’articles par client » plus séduisante (au moins sur la forme…).

Comme tout état de Business Central, il peut bien sûr être obtenu dans Excel via l’action « Envoyer à… » :

Cependant, sous cette forme, les données sont peu adaptées pour être analysées sous Excel.

Peut mieux faire !

Exportez des données de l’état (source de données)

Lancez l’état souhaité puis « Envoyer vers… » , en retenant cette fois l’option « Document Microsoft Excel (données uniquement)« .

Le fichier Excel ainsi généré comporte 2 feuilles nommée ‘Data’ et ‘Report Metadata’.

Intéressons-nous à la première qui, comme son nom l’indique, ne contient que les données :

Vous pouvez y supprimer les colonnes inutiles (celles dont les valeurs sont identiques sur toutes les lignes ont peu d’intérêt), déplacer des colonnes, mais ne modifiez pas les titres de celles qui restent (ils feront le lien avec les données de Business Central lors de l’import du modèle).

Mettez-les en forme

Dans une autre feuille (voire plusieurs), vous pouvez mettre en forme ces données comme vous le souhaitez (présentation, tableaux croisés dynamiques, graphiques…).

Importez cette nouvelle disposition (ou présentation personnalisée)

Revenez à la page de lancement de l’état, pour dérouler la liste de sélection de la présentation :

L’action « Nouvelle disposition » vous permet d’importer ce fichier Excel préalablement enregistré en lui attribuant un « Nom de la disposition » et une « Description » :

Sélectionnez la présentation souhaitée

Dès lors, lors de l’utilisation de cet état, sélectionnez la présentation souhaitée.

Elle reprendra les données actualisées pour tenir compte des nouvelles options et filtres :

C’est aussi simple que cela !

Remarques

• Vous noterez que les actions Imprimer et Aperçu ont été remplacées par ‘Télécharger’ :

En effet, cette fonctionnalité s’applique essentiellement à des documents qui n’ont pas vocation à être imprimés (mais vous pouvez bien sûr les imprimer depuis Excel).

C’est pourquoi elle n’est pas proposée pour les documents commerciaux (devis, commandes, factures…).
Pour ces derniers la présentation pourra être définie via Word (Word Layout) comme décrit dans l’article Devis, commandes, factures à votre image.

• La présentation par défaut peut être définie comme auparavant en configurant la « Sélection présentation état » pour l’état concerné :