Vous souhaitez répartir une charge (ou autre) sur plusieurs imputations analytiques (voire plusieurs comptes généraux) ? Utilisez les comptes de ventilation !

Cela s’applique aux lignes des documents achats/ventes et des feuilles de saisie.

Il s’agit d’une fonctionnalité introduite en octobre 2023 (voir Version 23, quoi de neuf – Wanamics) mais qui reste méconnue.

Voir aussi Ventiler les revenus et les coûts sur plusieurs comptes généraux – Business Central | Microsoft Learn

Configuration

Type de compte (ou type de ventilation)

• Fixe : ventilation arbitraire (ex : frais de recherche alloués à 80% sur l’activité A, 20% sur l’activité B).
  La pondération souhaitée est à définir par la valeur « Partager » (le « Pourcentage » en résulte : valeur de la ligne / total des valeurs).
• Variable : ventilation au prorata d’une métrique définie par le « Type du compte de ventilation » (Compte général, Compte bancaire, ou Compte statistique), et l’assiette par la « Période de calcul » (exercice, période…) et les « Filtres du solde du compte de ventilation » le cas échéant.

Quelques exemples :

• Abonnement Business Central arbitrairement ventilé à 60% sur la section ‘ADM’ et 40% sur ‘VENTES’.
• Frais marketing ventilés au prorata du chiffre d’affaire (compte général) des départements.
• Cotisation médecine du travail ventilée au prorata de l’effectif (défini en « Compte statistique ») de chaque département.
• Loyer ventilé au prorata de la surface occupée par chaque département (définie en « Compte statistique »).

Notez que, selon le « Type de compte (‘Fixe’ ou ‘Variable’), la présentation des colonnes est différente.

Type du compte de destination

• Compte général
• Compte bancaire
• Copier à partir du parent : le « Type » et le « N° » du compte seront repris de la ligne du document ou de la feuille de saisie.
  Dans ce cas, vous ne définirez pas de N° compte destination, mais pourrez associer une ventilation analytique.

Cette dernière option est particulièrement utile si une même ventilation analytique peut être utilisée pour plusieurs origines (évitant ainsi de définir autant de « Comptes ventilation » que de comptes concernés).

Vous pourrez alors, outre le « N° compte » de la feuille ou du document, compléter la colonne « N° du compte ventilation » (attention : cette dernière et masquée s’il n’existe aucune ligne ayant ‘Copier à partir du parent’ pour « Type du compte destination »).

Ventilation analytique

C’est le cas d’usage principal des ventilations pour répartir une charge sur plusieurs sections.

Astuces :
Si vous utilisez régulièrement certaines combinaisons d’imputations analytiques, vous pouvez les définir par un « Compte de ventilation » assorti d’une ligne unique, imputée sur les axes analytiques concernés.

Utilisation

Depuis un document d’achats ou ventes, ou depuis une feuille comptabilité, vous pouvez affecter les lignes à des « Comptes de ventilation ».

Colonnes

« Type » et « N° » (pour un document) ou « Type compte » et « N° compte » (pour une feuille comptabilité)

Optez pour ‘Compte de ventilation’ et sélectionnez celui souhaité (Cf. Configuration).

« N° compte de ventilation »

Attention, cette colonne n’est affichée que si, parmi les « Comptes ventilations », il existe au moins une ligne ayant ‘Copier à partir du parent’ pour « Type du compte de destination ».

A l’inverse, un « Compte de ventilation » ayant au moins une ligne de « Type compte de destination » ‘Copier à partir du parent’ ne peut être saisi en tant que « N° » (pour un document) ou « N° compte » (pour une feuille comptabilité).

Actions

Après avoir sélectionné une « Type » ‘Compte de ventilation’ et le « N° » de ce dernier, les actions suivantes permettent de modifier la ventilation prédéfinie.

Répartir à nouveau les ventilations du compte

Affiche la ventilation courante que vous pouvez ainsi modifier (l’action « Rétablir les valeurs par défaut » revenant alors à la répartition initiale).

Générer des lignes à partir de la ligne de compte de ventilation

Permet quant à elle de scinder la ligne selon la ventilation et  efface alors le « N° compte de ventilation » (cette action n’est donc pas réversible).

Remarques

• La ventilation est prise en compte en « Aperçu validation » vous permettant ainsi de visualiser le résultat.
• S’il s’agit d’imputation ayant un impact sur le coût des articles (transport, emballages…), vous devez privilégier les « Frais annexes ».
• Les imputations analytiques du compte de ventilation sont prioritaires sur celles de la ligne saisie.
• Si, dans une feuille de saisie, vous utilisez un compte de ventilation sur une ligne ayant un N° compte contrepartie, la ligne sera également ventilée sur le compte de contrepartie (une même ligne génèrera donc au minimum 4 écritures).
  Il en est de même si ‘Compte de ventilation’ est retenu pour le « Type compte contrepartie » mais vous ne pouvez pas choisir ‘Compte de ventilation’ pour « Type compte » ET « Type compte contrepartie » !
• Un « Compte de ventilation » peut être imputé conjointement à un « Code échelonnement » (ex : facture d’assurance annuelle ‘échelonnée’ mois par mois ET ventilée sur plusieurs imputations analytiques).
  Le « Type compte destination » de la ligne de ventilation doit alors être ‘Compte général’.
• Vous pouvez également avoir recours à une « Feuille abonnement » qui, à posteriori, vous permettra par exemple  de reventiler une section ‘charges à ventiler’ selon une clé de répartition (voir Aperçu des tâches de ventilation des coûts et des revenus – Business Central | Microsoft Learn).
• Les « Lignes achats récurrentes » peuvent également faire référence à des « Comptes de ventilation ».