Surveillez sa ligne avec les Stratégies de rétention

Parmi les données stockées dans Business Central, certaines ont un intérêt éphémère mais ont une fâcheuse tendance à prendre de l’embonpoint.

Voyons comment les mettre au régime.

Quelques exemples :

• La plupart des mises à jour enregistrées dans le journal des modifications perdent rapidement de leur intérêt.
• Les « Écritures journal file d’attente des tâches » permettent de vérifier qu’elles ont été exécutées conformément à la configuration de la « File d’attende des tâches » (Job Queue) et se sont correctement achevées ou dans le cas contraire d’avoir le message d’erreur.
  Il peut être utile de conserver un certain temps les lignes en erreur pour en évaluer la fréquence, mais le délai de conservation des autres peut être réduit.
• Parmi les documents validés, certains relèvent de l’archivage légal (10 ans pour les factures) mais pour d’autres ce délai peut être réduit (ex : 1 an ou 2 ans pour les BL dans la plupart des cas).
• Il en est de même pour les documents archivés.

Si vous n’y prenez garde, ces données encombreront inutilement votre environnement.

Rappelons que Microsoft vous accorde 80 GO d’espace de stockage (dont les sandboxes), majoré de 2GO par utilisateur (3GO en premium). Il serait dommage de devoir en acquérir davantage pour stocker des données inutiles.

Stratégies de rétention

Ce sont des règles définies au sein de chacune des sociétés et pour chacune des tables concernées.

A titre d’exemple, voici celles définies pour la société de démonstration :

La « Période de rétention » peut être définie comme dans l’écran ci-dessus pour l’intégralité des données de la table ou affinée selon des filtres.

Ainsi, toujours dans l’exemple repris ci-dessous, les modifications apportées aux autorisations accordées aux utilisateurs (de type ‘Protégé’) ne seront jamais supprimées tandis que les autres ne seront conservées que 4 semaines :

Pour en savoir plus :

Nettoyer les données avec des stratégies de rétention – Business Central | Microsoft Learn

Voir aussi :

• Le journal de modifications qui vous veut du bien – Wanamics
• Le « Weight Watcher » de vos données – Wanamics

Mieux vaut prévenir que guérir

Si vous n’épurez pas ces données régulièrement, cela pourrait devenir Mission impossible car ces messages ne pourront plus s’autodétruire !

En effet, la suppression d’un très grand nombre d’enregistrements est problématique : https://demiliani.com/2025/03/25/dynamics-365-business-central-the-problem-of-large-data-deletion