Business Central dispose de fonctions pour la relance clients (voir par exemple Relance préventive) mais, dans certaines activité et/ou avec certains clients, cette forme de relance impersonnelle n’est pas adaptée ou doit a minima être générée au cas par cas.
Ce n’est bien sûr pas une raison pour laisser faire, alors voyons comment assurer un suivi efficace en mutualisant les informations recueillies avec les acteurs au contact du client (service commercial, assistance, comptabilité, juridique…).
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Clients
Un filtre sur la colonne « Solde dû (DS) » > 0 (‘DS’ signifiant Devise Société, donc à priori €) permet de limiter la liste aux clients à relancer.
Vous pouvez par exemple classer cette liste par « Code vendeur » pour répartir les tâches (une vue, ici »A relancer’, pourra être enregistrée à cet effet).
Un clic sur le « Solde dû (DS) » permet alors d’avoir le détail des écritures du client concerné (dont avoirs et paiements non lettrés le cas échéant) comme suit.
Ecritures client
Vous avez sous les yeux les informations nécessaires pour contacter le client et pourrez facilement accéder au document concerné.
Remarques
- Si vous trouvez parmi ces écritures un paiement ou un avoir, l’action « Ecritures ouvertes » vous permettra de le lettrer avec la facture concernée.
- Si une facture a fait l’objet d’un règlement partiel, le « Montant ouvert » en tient compte.
- Une modification mineure de cette liste (colonne « Acompte ») permet d’y distinguer les factures d’acomptes qui pourraient relever de modalités de relance distinctes.
Relance
L’action « Créer relance » (voire « Créer fact. intérêts) vous permet de proposer immédiatement le document correspondant, dont la validation aura pour effet d’incrémenter le nombre « Ecr. relance/fact. Int. » (cartouche « Détail écriture compte client »).
Facture vente enregistrée
Renvoyer la facture
L’action « Utiliser un modèle Word » vous permettra de sélectionner pour le message un texte défini à cet effet, voire de le personnaliser.
Notes
Utilisez les notes pour partager les informations recueillies (l’auteur et la date sont implicites) :
Mettre à jour le document
Cette action vous permet de modifier le cas échéant quelques-unes des informations :
Cependant, les modifications apportées à la facture ne sont pas reportée sur l’écriture client.
Ainsi par exemple, si, suite à un rejet de prélèvement, le client se propose de faire un virement, vous pourrez modifier le « Code mode de règlement », mais cela n’évitera pas une demande de prélèvement (basée sur « Ecriture client »).
A l’inverse, il est possible de mentionner sur une « écriture client » un code « Suspendu » pour la mettre en attente et éviter toute relance automatique, mais cette indication n’est pas visible depuis la liste des factures.
Etats
L’état « Comptabilité client âgée » peut servir de support à la relance (en particulier pour quelques notes manuscrites avant de les reprendre en ‘Notes’ sur la facture tel que décrit ci-dessus).
Il propose en particulier les options illustrées ci-après :
– par « Date d’échéance », « Date comptabilisation » ou « Date document »,
– avec pour titre des colonnes l’intervalle de date ou le nombre de jours,
– et surtout, avec ou sans le détail des écritures.
Les états « Clients : échéancier » et « Ecritures clients échues » sont sensiblement équivalents à ceux ci-dessus.
Moins élégants (à mon goût), et proposant moins d’options, ils ont pour seul avantage d’être présenté en mode portait :
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