Prélèvements SEPA

Vous avez déjà, à titre personnel ou professionnel, signé des mandats de prélèvement.

Pourquoi ne pas proposer à vos clients (entreprises et particuliers) de faire de même ?

Pour votre entreprise, la gestion des encaissements sera facilitée (évite les retards de paiement et simplifie le rapprochement). Votre client y trouvera également son intérêt puisqu’il n’aura pas à se préoccuper du paiement et pourra cependant s’opposer à un prélèvement en cas de litige.

Quelques rappels

Pour plus de détail, consultez par exemple : Le prélèvement SEPA | Banque de France (banque-france.fr)

Il existe 2 types de mandats SEPA dont voici les principales différences :

Type	Classique (ou Core) par défaut	Interentreprises (ou B2B)
Délai d’exécution d’un prélèvement	Ponctuel :2 jours ouvrés Récurrent : 5 jours ouvrés	1 jour ouvré
Demande de remboursement d’un prélèvement avec mandat	Oui (8 semaines)	Non
Demande de remboursement d’un prélèvement en l’absence de mandat	Oui (13 mois)	Oui (13 mois)
Créancier	Particulier et/ou entreprises	Entreprises uniquement
Envoi du mandat	au créancier uniquement	au créancier et à la banque

Le mandat classique est le plus couramment utilisé, y compris par les entreprises entre-elles (sauf mention explicite ‘Interentreprises’, il s’agit par défaut d’un mandat ‘Classique’)

Nul besoin d’être une entreprise pour émettre des prélèvements classiques (pensez-y si vous êtes responsable d’une association ou d’une copropriété par exemple).

Dans les deux cas :

• Le créancier doit disposer d’un « ICS » (Identifiant Créancier SEPA) attribué par la banque de France et doit conserver les mandats signés par ses débiteurs.
• Il doit notifier le débiteur (par un avis, une facture, un échéancier…) au moins 14 jours avant la date du prélèvement.
• Le mandat est identifié par une « RUM » (Référence Unique de Mandat) qui ne concerne qu’un type d’opération. Ainsi par exemple, vous devriez disposer de mandats de prélèvements distincts pour des travaux d’installation d’une part, et des opérations de maintenance d’autre part.
• Un mandat peut être ponctuel (prélèvement unique) ou récurrent (sans durée déterminée mais il devient caduc s’il n’a pas été utilisé durant 36 mois). Les mandats récurrents s’appliquent en particulier aux abonnements (qu’ils soient fixes ou variables) mais ne s’y limitent pas.
• Le TIP SEPA est une forme de mandat de prélèvement ponctuel dont le montant est fixé. Il est alors associé à une facture et doit être envoyé au créancier (accompagné d’un RIB le cas échéant).
• Un mandat peut être révoqué pour tous les prélèvements à venir (si le débiteur change de banque, il devra révoquer le mandat et en signer un nouveau).
• Les mandats concernent des paiements en euro au sein de la zone SEPA (Single European Payment Area) soit 36 pays à ce jour (donc plus étendue que la zone euro et l’Union Européenne).

Gestion des mandats

Depuis la fiche client, affichez la page « Mandats de prélèvement » :

Remarques

• Attention, le « Type partenaire » n’est pas défini sur le mandat mais sur la fiche client (section « Paiements ») et devrait donc être préalablement renseigné.
  Il prendra la valeur ‘Personne’ pour les mandats classiques (Core) ou ‘Société’ pour les mandats interentreprises (B2B).
• « ID » n’est autre que la Référence Unique de Mandat (RUM) qui, comme son nom l’indique doit être unique Une « Souche de N° » peut être définie à cet effet en « Paramètres vente »).
  Pour un mandat ‘Ponctuel’, le N° de la commande peut par exemple en tenir lieu (mais sans lien direct avec celle-ci), à condition qu’il ne risque pas d’être réattribué (si remis à 0 chaque année par exemple).
• Le mandat est obligatoirement associé à un « Code compte bancaire client » dont l’IBAN sera utilisé pour le prélèvement.
• Si le mandat est révoqué, il devra être « Bloqué ».
• Un client peut avoir plusieurs mandats actifs simultanément.
• L’un des mandats peut alors être associé au document de vente (section « Détails facture »), et ce quel que soit le « Code mode de règlement » (prélèvement ou pas). A défaut, il pourra être complété sur l’écriture lors du recouvrement.
• La RUM (voire l’IBAN prélevé) doit être mentionnée sur vos factures (ce que propose l’extension WanaDoc).

Extension WanaBank

• L’action « Imprimer » permet d’imprimer le mandat à faire signer par le client.
  La présentation du document (WordLayout) devra être personnalisée en cas de prélèvement interentreprises (B2B).
• Le cartouche « Documents joints » est ajouté à la liste des mandats (« ID » est alors limité à 20 caractères, contre 35 autorisés par la norme SEPA) permettant ainsi d’y associer les mandats signés pas vos clients.

Document de vente

Si le « Code mode de règlement » du document est défini comme « Prélèvement » (Cf. configuration), le premier mandat actif (non « Bloqué et dont les dates de validité sont en accord avec la « Date d’échéance » ) est proposé en « ID mandat de prélèvement ». A l’inverse, s’il n’est pas défini comme « Prélèvement », « ID mandat de prélèvement » est effacé.

De plus, si le « Code condition paiement » du document n’est pas renseignée, le « Code conditions paiem. prélèvement » associé au mode de règlement lui est attribué.

Extension WanaDoc : Si le « Code mode de règlement » est défini comme « Prélèvement », la facture mentionne la RUM du mandat et l’IBAN du compte bancaire associé.

Recouvrement

Ouvrez la page « Recouvrement prélèvements » puis « Créer recouvrement prélèvement »

Date d’échéance début	Optionnelle, elle sera laissée vide pour reprendre les factures dont le prélèvement a été préalablement rejeté.
Date d’échéance fin	En tenant compte du délai d’exécution.
Type partenaire	Attention, les clients pour lesquels le « Type partenaire » n’est pas renseigné ne sont pas traités. Dans le cas (peu probable) où vous auriez des mandats des deux types, vous devrez faire des recouvrements distincts.
Uniquement les clients avec mandat	A défaut, un filtre sur le « Code mode de règlement » est préconisé.
Uniquement les factures avec mandat	En ne cochant pas cette option, les factures pour lesquelles « ID mandat » a été oublié seront tout de même proposées et il pourra être complété.
N° compte bancaire	Le mandat, qu’il soit classique ou interentreprises, indique le compte du débiteur mais ne précise pas celui du créancier. Vous pouvez donc sélectionner le compte selon votre situation de trésorerie.

Remarques

• Les filtres (ex : « Code mode de règlement ») s’appliquent au client et non aux écritures.
• Une ligne recouvrement prélèvement est proposée pour chacune des factures prélevées et fait référence au mandat concerné.
• Extension WanaBank : Les écritures clients ayant un code « Suspendu » ne sont pas proposées.
• Les factures figurant sur un autre recouvrement en cours ne sont plus proposées (sauf celles ayant été rejetées).
• Les avoirs ne sont pas pris en compte et doivent donc être préalablement lettrés avec la facture concernée le cas échéant afin qu’elle ne soit pas proposée au prélèvement.

Actions et Statut

Supprimer	Seules les ligne au « Statut » ‘Nouveau’ peuvent être supprimées
Réinitialiser date transfert	La « Date transfert » proposée est la « Date d’échéance » de la facture concernée. Cette action la remplace par la date du jour.
Exporter fichier prélèvement	Aucune ligne ne doit être en erreur. Le nom du fichier généré correspond à l’identifiant du recouvrement (extension .xml). Les lignes passent alors au « Statut » ‘Fichier créé’ et ne pourront plus être supprimées. Attention, un même recouvrement peut être exporté plusieurs fois (les prélèvements rejetés entre temps n’y figurent plus).
Rejeter écriture	Ne concerne que des lignes ayant le « Statut » ‘Fichier exporté’ (avant, une ligne peut être supprimée) qui passent alors au « Statut » ‘Rejeté’ (et pourront ainsi être de nouveau proposées lors d’un prochain recouvrement). Vous devrez alors contacter votre client pour élucider un éventuel litige et/ou soumettre à nouveau la facture lors d’un prochain prélèvement. Attention, cette action ne peut être annulée.
Valider reçus paiement	Voir ci-après Validation
Fermer collection	Les lignes non validées passeront implicitement au « Statut » ‘Rejeté’ (même si elles étaient encore au « Statut » ‘Nouveau’).

Remarques

• Il n’est pas possible de supprimer un « Recouvrement prélèvement » mais il est possible de supprimer toutes les lignes de celui-ci.
• Le volet de droite signale les éventuelles erreurs (relatives aux lignes affichées en rouge), en particulier si la « Date transfert » est antérieure à la date du jour, si « ID mandat » n’est pas défini, ou s’il s’agit d’un mandat ‘Ponctuel’ ayant déjà fait l’objet d’un prélèvement.
• Le montant proposé peut être modifié (sans toutefois être supérieur au « Montant ouvert » de l’écriture).
• Il n’est pas possible d’ajouter manuellement une ligne au prélèvement.
• Il n’est pas prévu de notification au client à ce stade puisqu’elle doit avoir été anticipée (14 jours minimum).

Validation

Le fichier doit être préalablement exporté (les lignes ont le « Statut » ‘Fichier exporté’).

L’action « Valider reçus paiement » propose la fenêtre suivante :

Après confirmation, le « Statut » des lignes passera à ‘Validé’.

Attention : l’option « Créer feuille uniquement » est à proscrire !
Elle a pour effet de passer également les lignes à ‘Validé’ (alors que la feuille n’est pas encore validée) et, les factures n’étant pas encore lettrées, elles seront de nouveau proposées pour un prochain prélèvement.
De plus, rien n’interdit de modifier ou supprimer les lignes de la feuille.

La validation comptabilise ces règlements et lettre les factures concernées.

Attendez donc, avant de « Valider reçus paiement », d’avoir confirmation des prélèvements par votre banque afin de ne pas valider ceux qui seraient rejetés (compte non approvisionné…).
En revanche, les éventuelles demandes de remboursement postérieures seront à traiter au cas par cas.

Configuration

Pour le « Mode de règlement » utilisé pour les prélèvements, cochez la colonne « Prélèvement ». Vous pouvez également lui associer un « Code conditions paiem. prélèvement » qui sera proposé par défaut sur les documents de vente.

Sur votre compte bancaire, outre l’IBAN, il vous suffit de préciser :

Format exp. prélèvement SEPA	Le format d’export prédéfini devrait convenir (faites des tests avec votre banque).
N° msg. prélèvement	Une souche de N° sera définie à cet effet. Un N° est attribué à chaque recouvrement prélèvement (avec un suffixe pour chaque ligne recouvrement). Lors de la validation, un N° document distinct est attribué aux écritures générées (selon la souche de N° de la feuille de saisie utilisée).
N° créditeur	Il s’agit de l’Identifiant Créancier SEPA (ICS) qui vous a été attribué.