Les documents entrants s’appliquent en particulier aux factures et avoirs fournisseurs.
Des pièces jointes peuvent être associées à un document entrant et seront alors accessibles depuis le document validé ou toute écriture correspondante (action Naviguer).
Il est bien sûr possible d’associer les pièces jointes manuellement mais cette tâche peut facilement être automatisée tel que décrit ci-après, à l’aide du service Kofax proposé par readsoftonline.
De plus, ce service pré-renseigne les principales informations (N° et date de facture, N° commande, Montant HT, TVA, TTC…) et permet donc un gain de temps appréciable qui compense largement son faible coût (de l’ordre de 0.40€ par facture).
Naviguer
Processus
Si les factures vous parviennent sur votre adresse mail, il vous suffira de les transférer vers une adresse dédiée (ex : factures@masociete.fr), ou plus simplement de communiquer celle-ci à vos fournisseurs.
Si elles vous sont encore adressées sous forme papier, vous devrez les numériser. Le copieur vous permettra vraisemblablement de configurer une touche pour les envoyer à l’adresse indiquée.
Un traitement en tâche de fond (toutes les 5 minutes par exemple) se connecte au service et, en cas de nouveau document reçu, créera le document entrant et initialisera les principales informations.
J’entends déjà votre question « Comment sont traitées les lignes de facture ? ».
Si cette facture a fait l’objet d’une commande dans Dynamics Business Central et que celle-ci a donné lieu à la validation d’une réception, la fonction « Extraire lignes réceptions » de la facture achat vous permettra de les sélectionner.
A défaut (facture de frais généraux récurrents tels que l’électricité ou la téléphonie par exemple), les lignes seront à saisir sur la facture à raison d’une ligne par combinaison d’imputations (« Type », « N° » de compte, d’article ou d’immobilisation, sections analytiques…).
Configuration
Rechercher « Paramètres service OCR ».
- Action « Mettre à jour modèle doc. OCR » (voir ci-après)
- Action « Définir les URL par défaut »
- Copier « URL de connexion » dans votre navigateur
Une brochure (en anglais) présente ce service.
L’offre gratuite (limitée à 1000 factures sur 2 mois) vous permettra de l’évaluer. Au delà, il vous en coutera moins de 0.40€ par facture.
Vous recevrez alors un message avec une adresse mail et les informations à reporter dans la configuration :
- Nom utilisateur
- Mot de passe
- Clé d’autorisation
Encore quelques actions et vous pourrez envoyer vos premiers documents à l’adresse mentionnée dans le mail :
- Action « Mettre à jour liste modèles OCR »
- Action « Tester la connexion »
- Sélectionner le « Modèle doc. OCR par défaut ».
- Cocher « Activé »
Création d’une adresse dédiée
Votre administrateur pourra créer un adresse telle que factures@masociete.fr et la rediriger vers l’adresse reçue de Kofax.
C’est cette adresse que vous pourrez communiquer à vos fournisseurs et associer à une touche de votre copieur.
Modèles doc. OCR
Un modèle doc. OCR définit la correspondance entre une information reconnue sur la facture et le champ du document entrant.
L’action « Mettre à jour modèle doc. OCR » initialise le « Modèle doc. OCR par défaut » (‘FRAPO’ pour les factures françaises).
Ces modèles sont prédéfinis en tant que « Définition d’échange de données » dans la société de démonstration Cronus, et doivent être copiés le cas échéant dans la société concernée.
La fonction Package de configuration de RapidStart peut être utilise à cet effet (table 1222 « Déf. échange de données » et 1213 Type échange de données »).
Depuis la liste « Définitions d’échange de données », les actions « Importer définition échange de données » et « Exporter définition échange de données » peuvent également être utilisées.
Synchronisation des données principales
Sur la page des « Paramètres service OCR », cocher « Synchronisation données principales activée ».
Ce traitement transmet au service OCR la liste des fournisseurs et lui permettra de rechercher le N° fournisseur concerné. Il est lancé dès qu’il est activé.
Par la suite, l’action « Resynchroniser les données principales » permettra de les actualiser.
Ce traitement pourra également être ajouté à la file d’attente des travaux pour être déclenché à la fréquence souhaitée.
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