Le relevé de compte client peut être nécessaire si ce dernier attend ce document pour payer ‘sur relevé’ (mensuel par exemple).
Il sera également utile lors d’une circularisation ou en cas de différence entre son compte en vos livres et celui de votre compte fournisseur dans sa comptabilité.
Ce document lui permettra de vérifier qu’il a bien enregistré toutes vos factures, que vous avez bien enregistré ses règlements, et que vous les avez lettrés de la même manière de part et d’autre.
Si vous consultez l’aide, à la section « Relevé client », vous lirez ceci :
« Génère un relevé client pour un intervalle de temps spécifié. Il est généralement envoyé aux clients pour leur donner un aperçu des montants impayés et également pour rappeler de payer les montants en souffrance. Vous pouvez choisir d’afficher les montants en souffrance dans une section distincte. Vous pouvez inclure une tranche de vieillissement similaire à celle utilisée dans le rapport Comptabilités chronologiques. Pour la tranche de vieillissement, vous définissez généralement 30D, ce qui signifie des intervalles de 30 jours tels que 30, 60, 90 et 90+ jours de retard, à compter de la date de fin, ou 1M+CM, qui sera le mois en cours dans un intervalle séparé, puis des intervalles mensuels pour les mois précédents. Noter : dans la liste des clients, ce rapport a également une action distincte, Relevés programmés. Cette option ne filtre pas le client que vous avez sélectionné. C’est le même rapport, mais utilisé lorsque vous souhaitez envoyer un relevé à tous/plus de clients. Vous pouvez filtrer le rapport afin qu’il n’affiche que les écritures encore ouvertes pour le client. Pour appliquer le filtre lors de la configuration du rapport, dans la champ Style de relevé, choisissez Articles ouverts. »
Vous voilà perplexe face aux options suivantes qui me semblent mériter quelques précisions :
| Options | |
| Date début/fin | Jusque là c’est clair ! |
| Style de relevé | Solde : toutes les écritures Article ouvert : Ecritures ouvertes uniquement (traduction ambigüe) |
| Inclure | Remarque : Ces options sont désactivées pour le « Style de relevé » ‘Article ouvert’. |
| Afficher écritures échues | Un tableau distinct reprend les écritures échues (pourrait prêter à confusion car elles sont déjà présentes dans le tableau principal). |
| Inclure tous les clients mouvementés | Cette option et/ou la suivante doit être cochée (mais les deux peuvent l’être) ‘Mouvementés’ est sous-entendu ‘durant la période sélectionnée’. |
| Inclure tous les clients ayant un solde | Sous-entendu « N’inclure que les clients non soldés ». |
| Inclure écritures contrepassées | Cas d’une facture annulée pour un avoir (depuis la facture enregistrée, action « Annuler » ou « Corriger »). |
| Inclure écritures non lettrées | C’est une erreur de traduction (include unapplied entries), il ne s’agit pas des écritures non lettrées mais des écritures délettrées. Un relevé sans les écritures non lettrées aurait peu d’intérêt. |
| Cumul | |
| Inclure cumul date | Outre le détail des écritures, un récapitulatif par période (telles que définies ci-dessous) est ajouté en fin de relevé. |
| Base période cumul date | Ex : 1M+FM : par mois calendaire. |
| Cumul par | ‘Date d’échéance’ ou ‘Date comptabilisation’. |
| Journal interaction | L’émission du relevé sera notifiée sur la fiche du contact société pour en garder la trace. |
| Options sortie | |
| Sortie état | Au choix : ‘Imprimer’, ‘Aperçu’, ‘Word’, ‘PDF’, ‘E-mail’. L’option « XML – présentation RDLC uniquement » ne sera utile que si vous souhaitez définir une nouvelle présentation personnalisée. |
| Imprimer même si l’adresse Option e-mail (si choix E-mail ci-dessus) | Un relevé sera imprimé si l’adresse e-mail du destinataire n’est pas renseignée. |
Notez que vous avez le choix entre « Relevé » et « Relevé planifiés » (via la « File d’attente des travaux ») dont les paramètres sont les mêmes.
Si le nombre de relevés à émettre est important, la seconde option est à privilégier (en particulier pour un envoi par e-mail qui peut prendre plusieurs secondes par client).
Configuration
Le traitement décrit ci-dessus est celui configuré par défaut via la « Sélection des états : Ventes » pour « Utilisation » ‘Relevé client’ (« ID état » : 1316).
Une présentation personnalisée peut y être associée, tant pour le relevé lui-même que pour le corps du message le cas échéant.
Une configuration distincte par client est également possible (en associant à chacun d’eux une « Présentation document » pour « Utilisation » ‘Relevé client’) et permet de spécifier le destinataire (« Envoyer vers e-mail »).
A défaut, l' »Adresse e-mail » de la fiche client est utilisée.
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