Comme tout changement, la facture électronique peut être perçue avec appréhension.

Voyons comment cette contrainte est une réelle opportunité pour fluidifier vos processus.

Si vous ne l’avez déjà fait, nous vous recommandons de lire préalablement les 2 articles précédents :

1. L’état des lieux (dont signification des acronymes)
2. Le cadre de l’application de la facture électronique, qui en donne une vue d’ensemble.

Cette troisième partie, décrit l’impact de la facture électronique pour votre organisation et vos processus

Enfin, une quatrième et dernière partie présentera les modalités d’application à Business Central.

Qu’est ce qu’une facture électronique

Rappelons qu’il ne s’agit pas d’un simple pdf.

La facture électronique peut en prendre la forme mais en y ajoutant des données structurées qui pourront être analysées par un système informatique.

Elle prend alors le nom de Facture-X, format hybride lisible par l’homme sous sa forme pdf et par la machine sous sa forme structurée (xml).

Elle doit passer par votre PDP qui en contrôlera la conformité (format, mentions obligatoires…) et l’authenticité avant de la transmettre à la PDP de votre client ainsi qu’à l’administration fiscale via le PPF.

Les factures électroniques de vos fournisseurs ont suivi le même processus et vous parviennent via votre PDP.

Notez que la norme autorise également deux autres formats structurés respectant des normes internationales d’échange de données informatisés (UBL : Universal Business Language et CII : Cross Industry Invoice, tous deux s’appuyant sur le format xml) .
Ces formats ne sont pas lisibles par l’homme (sauf s’il s’appelle Champollion ou parle xml couramment) et vous devrez passer par un décodeur pour les visualiser en clair.
C’est pourquoi la réglementation fiscale prévoit l’obligation de fournir un ‘Lisible’ reprenant l’intégralité des informations présentes dans le format structuré (voir Les ESSENTIELS de la Réforme – #2 Formats de Facture et Norme EN16931 – Admarel)

Statuts et cycle de vie

Les PDP doivent mettre à la disposition de leurs utilisateurs des informations relatives aux statuts de la facture concernée :

• « Dépôt » en cas d’acceptation de la facture par la plateforme de l’émetteur ;
• « Rejet » par la plateforme de l’émetteur ou du destinataire si la facture n’est pas conforme ;
• « Refus » par le destinataire de la facture ;
• « Encaissée », ce statut comprend également les données de paiement.

Les statuts ci-dessus sont ceux exigés par la réforme et transmis à l’administration fiscale.

Ainsi par exemple, le statut « encaissée » est déclencheur de la TVA sur encaissements.

D’autres statuts, bien que recommandés pour faciliter les échanges avec vos partenaires commerciaux, sont optionnels.

Ce schéma décrit les flux et les changements de statuts par les intervenants :

Source : FNFE

Cyrille Sautereau, président du FNFE a publié un article très détaillé à ce sujet : Les ESSENTIELS de la Réforme – #3 Cycle de Vie – Admarel
Il y détaille en particulier de nombreux cas particuliers et la façon de les traiter.

Remarques

• Dès lors qu’elle est émise, une facture n’est plus modifiable.
• En cas d’erreur, ou de correction suite à un litige, il vous faudra établir un avoir et émettre une nouvelle facture.

Tous gagnants

Des données plus riches, obtenues plus rapidement, pouvant s’intégrer à votre système d’information… facilitent le pilotage de votre activité.

Le partage des statuts optimise le suivi et fluidifie les processus.

La réforme est donc une opportunité pour accompagner la digitalisation de vos processus.
N’attendez pas, ceux qui le feront le plus tôt en tireront les bénéfices plus tôt.

Voir aussi :

• Facture électronique : état des lieux par Cyrille Sautereau – La FnTC : Fédération des Tiers de Confiance du numérique
• Baromètre France Num 2024 : perception et usages du numérique par les TPE et PME – francenum.gouv.fr)
• Facturation électronique entre entreprises : une obligation et des opportunités pour les TPE-PME – francenum.gouv.fr

Compta clients

• Vous êtes certain.e que les factures que vous avez émises sont conformes aux exigences fiscales.
• Vous serez notifié en cas de litige ou de refus.
• Vous n’aurez pas à contacter votre client pour veiller au suivi.
• Vous n’avez pas à vous soucier de l’interlocuteur destinataire.
• Votre client ne pourra plus vous dire (sincèrement ou pas) qu’il n’a pas reçu votre facture (passée en courrier indésirable…).
• Vous serez avisé de son approbation et de sa mise en paiement.

Compta fournisseurs

De même pour les factures reçues de vos fournisseurs.

• Elles arriveront sur votre outil de suivi où vous pourrez en quelques clics les approuver ou motiver vos refus.
• Si votre outil le permet, elles auront été préalablement rapprochées des vos commandes/réceptions et suivront un circuit d’approbation que vous aurez défini.
• Vos fournisseurs étant informés du suivi de leurs factures ne vous solliciteront plus à ce sujet.

Collaboration

Qu’il s’agisse du suivi des factures de vos clients ou de vos fournisseurs, vous partagez ces informations avec vos collègues sans avoir à mettre tout le monde en copie ou à fouiller parmi d’innombrables mails.

Bien sûr cela ne règlera pas tout problème de mauvais payeurs, mais la fluidification des processus sera de nature à améliorer les délais de paiement.

Et, cerise sur le gâteau, votre déclaration de TVA sera préremplie par l’administration fiscale, sur le même principe que pour votre feuille d’impôts.

La facture électronique bousculera un peu les habitudes mais tout le monde en sortira gagnant… sauf les fraudeurs à la TVA !

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