Facture électronique (2/4) : Fonctionnement

En première partie, nous avons fait une état des lieux et revu les principaux acronymes inévitablement associés à la facture électronique.

Cette seconde partie reprendra le cadre et les modalités d’échanges entre les parties prenantes.

Une troisième partie précisera le cycle de vie de la facture en lien avec votre système de gestion et via votre PDP.

Enfin, la dernière partie illustrera l’impact de la réforme pour Business Central

Pour mémoire la facture électronique a quatre objectifs principaux :

1. Renforcer la compétitivité
2. Lutter contre la fraude à la TVA
3. Augmenter la performance des entreprises
4. Simplifier les déclarations de TVA

Le Forum National de la Facture Electronique (FNFE)

Créée en 2012  à l’initiative de la Direction Générale des Entreprises (DGE, rattachée au Ministère de l’Economie et des Finances), cette organisation fédère les acteurs concernés (DGFIP , ordre des experts comptables, PDP, éditeurs…) et est un interlocuteur privilégié de l’AIFE.

Elle s’adresse également la sphère publique, d’où son nom complet « Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Électroniques » ou FNFE-MPE.

Les informations et illustrations qui suivent sont pour la plupart puisées à cette source.

Le Forum organise des évènements tels que « La Journée de la Facture Electronique ».

La dernière s’est tenue le 7 mars 2024 (supports des présentations et les replays : Journée de la Facture Électronique 2024 – fnfe-mpe.org).

Inscrivez-vous à la prochaine édition du 13 mai : Journée de la Facture Électronique 2025 – fnfe-mpe.org

Et, pour ne rien perdre de l’actualité liée à la facturation électronique, abonnez-vous à leur newsletter Newsletters – fnfe-mpe.org

Son président, Cyrille Sautereau, partage au travers de son blog de nombreuses ressources sur le sujet : Blog – Admarel

Cas d’usage

35 cas d’usage ont été recensés qui doivent tous à terme être adressés par la réforme.

L’annuaire, clé de voute des échanges

Sous l’autorité du Ministère des Finances, le Registre National des Entreprises (RNE) jouera un rôle central pour assurer l’interopérabilité entre les PDP chargées de le mettre à jour.

Chaque entreprise y est référencée par une adresse électronique (à na pas confondre avec une adresse e-mail).

Cette adresse n’est autre que le SIREN, éventuellement complété d’un suffixe permettant à l’entreprise de définir plusieurs canaux adaptés à son organisation.

Ce suffixe lui permettra par exemple de distinguer certains types d’achat (achats de Media, achats de Production, achats de frais généraux, achats confiés à une centrale d’achat, factures de ventes en Autofacturation, …), ou d’alimenter différents systèmes de gestion (par activité, suite à une acquisition, …) et le cas échéant choisir différentes PDP.

Remarques

• Vos fichiers clients et fournisseurs devront impérativement faire référence à cet identifiant. Si l’entreprise concernée n’a pas retenu de suffixe, son N° de TVA intracommunautaire peut en tenir lieu puisque qu’il n’est autre que le N° SIREN précédé du code pays et des 2 chiffres de la clé contrôle).
• Cet annuaire offrira un accès en consultation et sans authentification à tous les acteurs économiques.

Voir : Les ESSENTIELS de la Réforme – #1 Adressage et Annuaire – Admarel

L’interopérabilité

Point crucial du dispositif, l’interopérabilité vise à s’assurer que toutes les PDP parlent le même ‘langage’.

Associée à l’annuaire, elle vous permettra de changer de PDP sur un principe similaire à la « portabilité » imposée aux opérateurs de télécommunication, fournisseurs d’énergie et autres assureurs par exemple.

Votre nouvelle PDP se chargera de mettre à jour l’annuaire pour rerouter les messages qui vous sont destinés.

De même, si l’un de vos clients change de PDP, l’annuaire sera actualisé et vos futurs échanges n’en seront pas affectés.

Certaines PDP proposent des services enrichis pouvant s’avérer utiles à la digitalisation de vos processus pour vivre la réforme comme une opportunité.

Avant de changer de PDP, assurez vous que la nouvelle dispose des services nécessaires.

Les Opérateurs de Dématérialisation

Sur le schéma ci-dessus figurent également des OD ou Opérateurs de Dématérialisation, généralement adossés à une PDP.

Ces prestataires ne sont pas accrédités par l’administration fiscale et ne peuvent donc échanger ni avec les autres PDP ni avec le PPF.

Ce sont des intermédiaires qui vous proposeront des services de dématérialisation (transcription dans l’un des formats exigés) si votre système d’information ne le permet pas nativement.

E-invoicing et e-Reporting

Les flèches vertes concernent les flux entre assujettis (B2B), mais la réforme concerne aussi la déclaration des ventes aux particuliers (B2C) symbolisées par les flèches mauves., Ces déclarations sont regroupées sous l’acronyme anglosaxon EIR (E-Invoicing & Reporting).

Il est donc essentiel de savoir, via l’annuaire, si votre client est assujetti ou non, pour l’inclure dans l’une ou l’autre des déclarations.

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Voir aussi : La facture électronique avec Cyrille Sautereau