Que ce soit pour envoyer des documents (devis, commandes, factures, relances…) par e-mail à vos contacts (clients, fournisseurs…) ou pour émettre des notifications par e-mail pour gérer les approbations, vous devez configurer les « Comptes de messagerie ».
Voir aussi Paramétrer la messagerie dans Business Central – Business Central | Microsoft Learn
Recherchez « Comptes de messagerie » :
Choisissez « Ajouter un compte de messagerie » et suivez les étapes ci-après :
Les 2 premières options supposent de disposer d’un abonnement Microsoft 365 (anciennement Office 365).
La troisième s’applique par exemple à Google Workspace.
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Microsoft 365
Vous devez avoir préalablement configuré une « Boîte partagée » (non nominative) et l’ajouterez comme suit :
Utilisateur actuel
Lors du premier envoi (généralement le message de test), vous devez autoriser la communication avec Outlook :
SMTP
Inspirez vous de l’exemple ci-dessous :
E-mail de test
Quelle que soit l’option retenue, vous pourrez « Envoyer un e-mail de test » :
Choisissez « Autre » et indiquer votre adresse e-mail.
Vous devriez recevoir un message.
Si la configuration est incorrecte, un message d’erreur vous invite à consulter la « Boîte d’envoi » :
Attention, il ne s’agit pas de votre messagerie, mais de la fonction « Boîte d’envoi d’e-mails » de Business central :
Voici quelques erreurs courantes :
| Le serveur SMTP a rejeté la demande d’authentification, car les données d’authentification sont incorrectes. Vérifiez que votre nom d’utilisateur et votre mot de passe sont corrects et que le serveur SMTP prend en charge le type d’authentification spécifié (Basic). Code d’erreur SMTP : 535. |
| Échec de l’envoi du courrier électronique. Erreur : The user account which was used to submit this request does not have the right to send mail on behalf of the specified sending account., Cannot submit message. |
Consultez votre administrateur… ou faites appel à un ami 😉
Affecter des scénarios
L’un des comptes de messagerie peut être défini « Par défaut » :
Vous pouvez « Affecter des scénarios » à chacun des comptes de messagerie :
Ainsi par exemple, les factures et avoirs seront envoyés depuis une boîte partagée (ventes), les relances depuis une boîte partagée distincte (compta), tandis que les autres documents seront envoyés personnellement par « Utilisateur actuel ».
Rappelons que des pièces jointes peuvent être associées à un scénario tel que décrit dans cet article (ex : joindre aux devis les conditions générales de vente).
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