Tout élément d’une liste est identifié par un code (parfois nommé « N° » même s’il peut comporter des lettres et autres signes).
Si la codification en place convient à tous, pourquoi en changer ?
Mais ce qui convient aujourd’hui peut évoluer et une réflexion s’impose.
La mise en place d’un nouveau système d’information est souvent l’occasion d’y réfléchir.
Changement de code
Business Central autorise (à de rares exceptions près) la modification d’un code et la répercute partout où il est utilisé.
A faire en connaissance de cause :
Il faudra également évaluer l’impact sur les applications connectées le cas échéant, et sur la confusion que cela pourrait engendrer.
Une refonte de la codification par un traitement via une table de correspondance est également envisageable.
Codification externe
S’il existe une codification normalisée (ex : code pays), ne vous en privez pas !
L’adoption d’une autre codification externe est en revanche déconseillée. Ainsi, s’il s’agit par exemple de codifier une flotte de véhicules pour la gestion des immobilisations, vous pourriez être tenté de les codifier par leur N° d’immatriculation. Une méthode homogène est souvent plus simple et une numérotation séquentielle sera alors préférable. L’immatriculation pourra être mentionnée dans la description ou dans un champ prévu à cet effet, afin de faciliter les recherches.
Codification mnémonique
Une codification mnémonique se prête bien aux listes comportant peu d’éléments (ex : modes de règlements), car la désignation correspondante est rarement affichée dans les pages où ils sont utilisés.
Pour optimiser la saisie, veillez à limiter le nombre de caractères (chiffres ou lettres), et évitez les racines inutiles (ex : TVA_STANDARD, TVA_REDUITE seront avantageusement remplacés par STD et RED).
Souches de N°
Une codification qui se termine par un N° séquentiel peut être attribuée via une souche de N°.
Plusieurs souches de N° peuvent être utilisées pour une même liste (voire associées à des modèles pour les clients, fournisseurs, ou articles). Elles sont alors liées par une « Relation » et l’une d’elle pourra être sélectionnée lors de la création.
Codification significative… ou pas
La codification n’a pas besoin d’être significative et cela est même fortement déconseillé pour les listes comportant de nombreuses valeurs (clients, articles…).
Une numérotation significative devient rapidement une contrainte et il est alors difficile de la revoir à l’occasion d’une réorganisation par exemple. C’est d’ailleurs ce qui a conduit à revoir l’immatriculation des véhicules en France depuis 2009 ou au changement de la numérotation téléphonique géographique française, initialement départementale, revue en 1996.
Les codifications significatives rencontrées sont souvent liées des raisons historiques et/ou à des autorités distinctes. Ainsi lors d’une fusion, s’il n’y a pas de risque de chevauchement, les numérotations peuvent cohabiter. Cependant, il est probable que cela conduise à des doublons (clients communs par exemple). Pour ces derniers, il sera préférable de définir une correspondance, et pour les nouveaux, d’attribuer de nouveaux N° à la suite.
Il n’en reste pas moins, qu’une numérotation mnémonique peut s’avérer utile pour des codes fréquemment utilisés.
Préfixe
Un préfixe est préconisé (ex : ‘C’ pour les clients) pour reconnaitre facilement de quoi il s’agit.
Ainsi pour les documents de vente, les préfixes CV (commande vente) et FV (facture de vente) sont souvent retenus.
Numérotation « datée »
Pour les documents validés tel que les factures, une numérotation séquentielle continue peut être imposée. Si cette règle s’impose par exercice comptable, le code devra faire référence à celui-ci (ex : FV2100001 pour l’exercice 2021), permettant ainsi d’entamer l’exercice suivant, tout en autorisant des documents complémentaires sur le précédent.
Caractères
Seuls les chiffres, les lettres (implicitement majuscules même si elles sont saisie en minuscules) sont conseillés.
Les caractères suivants, bien qu’autorisés, sont à éviter :
- Caractères accentués, convertis différemment (majuscule accentuée ou non)
- . et , interprétés différemment selon la configuration si saisis à l’aide du pavé numérique
- ‘ et » qui peuvent poser problème lors des export/import de données
- Espace et – qui peuvent conduire à dissocier les parties d’un même code (en particulier lors d’un copier/coller par double-clic). Le _ est à privilégier et sera classé avant le 0.
La saisie de chiffres au moyen du pavé numérique est facilitée.
L’alternance de chiffres et de lettres permet de dissocier les parties d’un code significatif.
Longueur
Un code trop long risque d’être tronqué ou restitué sur plusieurs lignes, et/ou conduire à adapter certains documents.
Classement et recherche
Dans Business Central, le champ « Recherche » concerne toutes les colonnes affichées et la liste est immédiatement filtrée. Le code n’est qu’un identifiant et n’est plus le principal critère de recherche.
La plupart des listes sont initialement classées par code. Même si ce code est numérique, le classement est alphabétique, et les chiffres sont classés avant les lettres. Ainsi, dans une liste des départements français, les 2 départements corses (2A et 2B) sont placés entre ’29’ et ’30’.
Pour éviter une séquence telle que 1, 10, 11, 2, 20, 3, il suffira d’adopter une codification de longueur homogène en insérant des ‘0’ : 01, 02, 03, 10, 11, 20.
Il faut également noter que, si l’action ‘Ouvrir dans Excel’ respecte bien la classification le Business Central (d’où la présence du triangle vert signalant un « Nombre stocké sous forme de texte »), il n’en est pas de même du Copier/Coller qui interprète les codes exclusivement numériques comme des nombres.
Cela peut donc conduire à une classification différente comme dans l’exemple suivant :
Codification mutualisée
Pour les listes en lien avec le personnel (utilisateurs, ressources, salariés, acheteurs/vendeur), une même codification peut généralement être retenue (même si une même personne n’est pas obligatoirement définie pour chacune de ces listes). La convention du trigramme est souvent retenue à cet effet (initiale du prénom + 2 premières lettres du nom, sauf pour les prénoms composés, 2 initiales du prénom + initiale du nom), même si elle peut conduire à des doublons à gérer au cas par cas.
Commentaires récents