Si votre entreprise dispose de plusieurs agences, vous pourrez définir autant de « Centre de gestion » afin d’y rattacher les les documents commerciaux. De même, vous pourrez définir des centres de gestion pour toute autre entité géographique ou subdivision de l’activité.
Cela permettra en particulier aux utilisateurs de ne voir que les documents de l’entité qui les concernent.
Centre de gestion
La fiche centre de gestion permet d’en définir les coordonnées et, si l’agence dispose de son propre stock, d’y associer un « Code magasin ».
Axes analytiques
Le centre de gestion est souvent associé à un axe analytique (ex : Code site) en vue d’une analyse des marges.
Un centre de gestion peut alors être lié à une section analytique afin d’en hériter sur les documents.
Cet axe devrait être réputé obligatoire sur tous les comptes de gestion afin que la somme des résultats par agence soit conforme au résultat comptable (une section étant définie pour les imputations communes).
Documents
Un client (plus rarement un fournisseur), peut être associé à un centre de gestion.
Les documents le concernant seront alors rattachés à ce dernier (modifiable) et hériteront du « Code magasin » correspondant le cas échéant.
Les coordonnées imprimées sur les documents commerciaux (devis, commandes, factures…) sont celles du centre de gestion, ou à défaut, celles des « Informations société ».
Paramètres utilisateurs
Des filtres peuvent être définis pour chaque utilisateur et seront applicables respectivement aux documents d’achats, de ventes et de service afin de n’afficher à l’utilisateur qu’une liste restreinte de documents.
Ces filtres offrent donc un certain niveau de confidentialité mais il est probable que l’utilisateur puisse accéder à certaines informations de façon indirecte.
Ainsi par exemple, depuis la « Qté sur commande vente » de la fiche article, il pourra afficher les lignes de toutes les commandes relative à cet article, même celles des commandes d’une autre agence que la sienne.
La liste des clients (ou fournisseurs) ne tient pas compte des filtres centre de gestion de l’utilisateur.
Lors de la création d’un document le centre de gestion est hérité de l’utilisateur, ou à défaut du client (ou fournisseur). En cas d’incohérence, le message suivant est affiché :
Remarques
- La numérotation des documents, généralement basée sur une « Souche de N° » n’est pas propre à une agence.
- Un vendeur n’est pas lié à un centre de gestion. En revanche, un vendeur peut être associé à un utilisateur (via « Paramètres utilisateurs ») pour lequel des filtres centre de gestion seront définis.
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