La façon de traiter un avoir dépend de son motif.
Nous l’abordons ici côté achats, mais les principes sont similaires côté ventes.
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L’avoir fait suite à un retour au fournisseur
Un « Retour achat » n’est autre que l’inverse d’une commande (ou commande négative).
L’expédition retour ayant été validée, créer un « Avoir achat », puis « Extraire lignes expédition retour ».
Si l’avoir est arrivé par un document entrant, il est à créer depuis ce dernier par l’action « Créer manuellement » en sélectionnant « Avoir achat ».
L’avoir est dû à une erreur de facturation du fournisseur relative à des articles
Exemple : coût unitaire erroné, remise non prise en compte, frais appliqués à tort, TVA erronée…
Si l’écart est peu significatif et n’impacte pas de façon sensible la valeur des stocks, vous pouvez procéder comme pour un geste commercial (voir ci-après).
En revanche, si vous souhaitez qu’il soit reflété dans la valeur du ou des articles concernés :
- Ajouter une ligne de « Type » ‘Frais annexes’ et un « »N° » (qui doit être configuré à cet effet)
- Indiquer le montant, puis action des lignes « Affectation frais annexes » pour imputer le montant de l’avoir aux articles concernés (l’action « Suggérer affectation frais annexes » peut en faciliter la répartition).
L’avoir relève d’un geste commercial
Exemple : suite à incident (non-conformité…)
Créer un « Avoir achat » (depuis le document entant le cas échéant), ajouter une ligne
- de « Type » ‘Compte général’ avec le « N° » du compte concerné (ex : 609 Rabais, remises, ristourne obtenus)
- ou de type ‘Article’ avec le « N° » d’un article de type ‘Service’ défini à cet effet.
Compléter les imputations éventuelles (projet, axes analytiques) et modifier si nécessaire le « Groupe compta produit TVA ».
L’avoir annule une facture en tout ou partie
Depuis la « Facture achat enregistrée »,
- Annuler : valide l’avoir total à la même « Date comptabilisation » et le lettre avec la facture
- Corriger : annule également la facture et en propose une nouvelle que vous pourrez modifier.
Ces actions supposent que la « Date comptabilisation » soit encore autorisée (Cf. « Paramètres utilisateurs » ou à défaut Paramètres comptabilité ») et que la facture ne soit pas encore payée.
Dans le cas contraire, l’action « Créer un avoir correctif » propose un avoir dont que vous pourrez modifier.
Cette action est donc similaire à la création d’un avoir suivi de l’action « Copier document ».
Cependant, les cas suivants relèvent d’une procédure différente :
- Facture abonnement : depuis la facture enregistrée, action « Annuler abonnement »
- Facture acompte : depuis la commande, action « Valider avoir acompte »
L’avoir s’applique à plusieurs factures
Créer un avoir (depuis le document entrant le cas échéant), puis Fonctions, « Extraire lignes document enreg. à contrepasser »
Les lignes sélectionnées seront reportées dans l’avoir.
L’opération peut être renouvelée pour chacune des factures concernée.
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