Des ‘Flux de travail’ peuvent être configurés pour les documents (ou d’autres informations soumises à approbation).
Un plafond est alors alloué aux utilisateurs concernés (Paramètres utilisateur approbation), ainsi d’un approbateur de niveau supérieur.
| Envoyer demande d’approbation | Si le montant du document est inférieur ou égal à votre plafond, le document est immédiatement ‘Lancé’. Sinon la demande est adressée à votre approbateur et le « Statut » passe à ‘Appobation suspendue’. |
| Annuler demande d’approbation | Le « Statut » revient à ‘Ouvert’. |
| Approbations (via Naviguer) | Affiche l’ensemble des approbations (passées ou en-cours) du document. Des commentaires peuvent y être apportés. |
L’approbateur reçoit une notification (sur la page d’accueil et par e-mail selon la fréquence configurée en ‘Paramètres de notification’ : Instantané, Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel).
Un e-mail périodique rappelle les demandes d’approbation échues.
Le ruban d’action du document propose alors à l’approbateur les actions suivantes :
| Approuver | Si le document est en cours d’approbation et que vous diposez du plafond nécessaire le « Statut » passe à ‘Lancé’. Sinon, l’approbation passe à votre approbateur. |
| Rejeter | Le « Statut » du document repasse alors à ‘Ouvert’. Les commentaires vous permettront de motiver cette décision. |
| Déléguer | Les demandes sélectionnées sont transférées à votre Remplaçant. |
| Commentaires | Ils pourront être complétés par les approbateurs successifs. |
Une tuile de la page d’accueil signale le nombre de demandes qui requièrent votre approbation.
La liste correspondante propose les mêmes actions, et permet d’Ouvrir l’enregistrement’ concerné.
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[…] pouvez si nécessaire ajuster le processus (voir Approbations) comme vous le feriez pour tout autre flux de travail […]