La fusion-absorption de la société « B » dans la société « A » suppose de reprendre dans « A » la balance de « B » à la date d’effet de la fusion et, si celle-ci est rétroactive, de reprendre le détail des écritures ultérieures.
Seule les opérations relatives à la comptabilité sont abordées ici. La reprise des documents d’achat et de vente en cours devra être étudiée le cas échéant (une reprise manuelle est généralement la seule solution raisonnable).
L’idée est de reprendre le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) de l’exercice à compter de la date d’effet, et donc d’avoir préalablement clôturé l’exercice précédent de la société « B ».
Le principe est alors le même que pour une reprise comptable lors de la mise en place de Business Central, et ce même si la comptabilité de « B » était déjà gérée via Business Central.
L’extension WanaStart permet de définir la correspondance des comptes et des codes journaux.
Il faudra avoir préalablement homogénéisé le référentiel (plan comptable, clients, fournisseurs, salariés).
Les comptes bancaires de « B » devront être créés dans « A » même s’ils sont amenés à être clôturés.
Un retraitement préalable du FEC est préconisé (via Excel par exemple) pour préfixer les N° de document afin d’en identifier l’origine.
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FEC enrichi
Dans la mesure du possible, il sera utile de compléter les colonnes obligatoires du FEC par le « N° doc. externe » (utile lors du paiement des fournisseurs), de disposer d’un « ID lettrage », voire d’associer les imputations analytiques.
Si la comptabilité de « B » est traitée par Business Central, une variante du FEC (report 87101 à lancer via l’URL) enrichi des colonnes suivantes est proposée :
- « N° doc. externe » (ExternalDocumentNo)
- « N° séquence lettrage final » (ClosedByEntryNo)
- « Section axe principal 1 » (GlobalDimension1).
- « Section axe principal 2 » (GlobalDimension2).
De plus, elle permet d’indiquer un préfixe à apporter au « N° document ».
Le nom du fichier généré diffère du fichier standard en remplaçant ‘FEC’ par ‘M&A’ (Merger & Acquisitions).
Immobilisations
Les immobilisations seront reprises séparément (même principe que pour une reprise comptable).
Lors de la reprise du FEC, les écritures aux comptes concernés (classe 2) seront reprises sur un compte d’attente (ex : 471200).
Les immobilisations et leur plan d’amortissement seront reprises dans « A » en évitant toute confusion de leur numérotation (à la suite des N° de « A » via la souche de N° ou avec un préfixe).
Leur valeur d’acquisition et le montant total des amortissements sont à reprendre à la date d’effet. Les acquisitions et amortissements ultérieurs seront également repris via le compte d’attente le cas échéant.
TVA
Les comptes de TVA ne devraient pas être en « Imputation directe » (voir Les 10 commandements du bon (plan) comptable)
La reprise de la TVA sur débit ne pose pas de problème. La dernière déclaration de TVA de « B » sera établie à partir de sa propre comptabilité et les compte des TVA de « B » seront repris au compte de TVA à décaisser (445510) de « A ».
La reprise de la TVA sur encaissements en attente (445680 et 445780) est plus délicate.
Si les volumes sont limités, TVA restante peut être traitée manuellement en isolant chaque mois les paiements/règlements des factures de « A ». Le solde des comptes de TVA en attente de « A » est alors repris sur un compte d’attente dans « A » (ex : 471401 pour la TVA déductible et 445411 pour la TVA collectée) qui seront progressivement soldés lors des déclarations de TVA manuelles.
Si les volumes sont plus conséquents, la méthode proposée par WanaStart peut être adoptée.
Détail des écritures ouvertes à la date d’effet
Le FEC reprend le solde d’ouverture des comptes collectifs (401, 411).
Ceux-ci doivent bien sûr être repris via les comptes auxiliaires concernés en disposant à minima des balances auxiliaires correspondantes.
Il est cependant fortement recommandé de reprendre le détail des écritures ouvertes à la date d’effet et de disposer les informations qui permettront un lettrage automatique à l’issue de la reprise (voir FEC enrichi proposé à cet effet).
Si la comptabilité de « B » est traitée via Business Central, les états « Fournisseur: Ecritures ouvertes » et « Écritures clients ouvertes » fourniront les informations nécessaires. Ils seront générés via « Document Microsoft Excel (données uniquement) » pour être adaptés à l’import dans une « Feuille comptabilité » après quelques retouches (en ne conservant que les quelques colonnes utiles et en supprimant les lignes de totalisation).
L’extension de ces états proposée par WanaStart (voir Détail des écritures ouvertes) permet de disposer du « N° doc. externe » (en particulier pour les écritures fournisseurs) et du « N° séquence lettrage final » (à reprendre en « ID lettrage » pour permettre un lettrage à postériori).
Le solde d’ouverture des comptes collectifs sera alors repris via un compte d’attente (ex : 471401 et 471411).
Le détail des écritures ouvertes sera repris aux comptes de tiers concernés avec contrepartie au compte d’attente qui devrait alors être soldé.
Documents entrants
Les documents entrants validés sont liés aux écritures par leur « N° document ».
Ils peuvent être repris via un « Package de configuration » dès lors que le « N° document » est retraité de la même manière (ex : préfixe se référant à société « B »).
Cependant les documents joints (pdf…) ne pouvant être repris de cette manière, le document entrant perd de son intérêt.
Comptes bancaires
Les comptes de banque de la balance générale (512) seront ventilés sur chacun des comptes bancaires en dissociant le solde bancaire et le détail des écritures non rapprochées à la date d’effet.
Un compte d’attente intermédiaire (ex : 471512) peut être utilisé (même principe que pour les soldes clients et fournisseurs).
Un rapprochement initial permettra d’initialiser le solde du compte bancaire.
Comptes de gestion
Si les imputations analytiques sont rendues obligatoires sur tout ou partie des comptes de gestion de « A », elles doivent être renseignées sur les écritures reprises (ou héritées de celles du compte).
Si la comptabilité de « B » est traitée par Business Central, la variante du FEC proposée reprend les imputations des 2 axes principaux (à transcoder le cas échéant).
Comptes réciproques
Il n’est pas rare que « B » soit déjà client ou fournisseur de « A ».
Il en est de même si « B » faisait déjà partie du même groupe et que « A » et « B » avaient déjà des participations comptes courants réciproques.
Le mappage des comptes pour la reprise du FEC pourra en tenir compte.
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