Premiers pas 4/4 : Les documents

Quel qu’en soit le domaine (achats, ventes…) et le type (devis, commande, facture…) un document est composé d’informations dites d’en-tête (relatives à l’ensemble du document, même si peuvent être imprimées en fin de document) et de lignes.

La page correspondante reprend ces informations en plusieurs sections (nommées raccourcis).
Ainsi par exemple, la page d’une commande d’achat est composée des sections :

  • Général
  • Lignes
  • Détails facture
  • Expédition et paiement
  • International
  • Acompte

Vous noterez que la section des lignes est placée en deuxième position mais que les sections qui suivent se rapportent de nouveau à l’ensemble du document (en-tête).

Ainsi par exemple, l’adresse de livraison est à définir dans la section ‘Expédition et paiement’.

Groupe d’actions Naviguer (via Plus d’options)Il regroupe les accès aux informations connexes (ex : pour un article, les unités, tarifs, traductions, mouvements de stock…).
Actions Lancer / Rouvrir et StatutL’action Lancer modifie le « Statut » après quelques contrôles. Elle n’est pas autorisée si un flux d’approbation est défini pour ce type de document. Il faudra alors envoyer une demande d’approbation tel que décrit plus loin. L’action ‘Rouvrir’ concerne un document au « Statut » ‘Lancé’ (par l’action Lancer ou via les approbations) qui repasse alors au « Statut » ‘Ouvert’. Le document peut être modifié si son « Statut » est ‘Ouvert’. Dans le cas contraire seules quelques informations (ex : Quantité à livrer…) restent modifiables.
Actions ligneL’action Nouvelle ligne insère une ligne avant à la ligne courante.   Plusieurs lignes peuvent être sélectionnées par l’action ‘Sélectionner davantage’ puis en cochant les lignes souhaitées. Les raccourcis habituels Ctrl (une à une) et Shift (de à) ont le même effet. L’action Supprimer ‘la’ ligne (ruban des lignes) s’appliquera alors aux lignes sélectionnées.

Actions courantes

Lancer / Rouvrir, approbations et statutL’action Lancer modifie le « Statut » après quelques contrôles. Elle n’est pas autorisée si un flux d’approbation est défini pour ce type de document. Il faudra alors envoyer une demande d’approbation tel que décrit plus loin. L’action ‘Rouvrir’ concerne un document au « Statut » ‘Lancé’ (par l’action Lancer ou via les approbations) qui repasse alors au « Statut » ‘Ouvert’. Le document peut être modifié si son « Statut » est ‘Ouvert’. Dans le cas contraire seules quelques informations (ex : Quantité à livrer…) restent modifiables.
ImprimerUne page de sélection est proposée. Elle peut proposer des options et permettre de poser les filtres souhaités. Dans certains cas une sélection de paramètres est proposée (dont Options et filtres récemment utilisés). Outre l’aperçu, l’action Envoyer à permet d’obtenir le document au format PDF, Word ou Excel ou encore d’en Planifier l’exécution à l’heure souhaitée (en particulier pour les traitements qui pourraient pénaliser les autres utilisateurs), ou l’exécuter tout de suite mais en arrière-plan pour ne pas devoir à attendre durant ce temps. L’état sera alors mis à disposition dans la « Boîte de réception états ».
EnvoyerLes principaux documents destinés à un contact (client, fournisseur…) peuvent lui être envoyés depuis l’application. La pièce jointe sera généralement au format PDF (l’usage des formats de ‘Documents électroniques’ est encore peu répandu).
ValiderCette action confirme une transaction et permet d’enregistrer le document correspondant (ex : réception d’une commande) en générant les écritures correspondantes.

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