Si tout ou partie des factures de ventes sont générées en dehors de Business Central et doivent y être intégrées pour la comptabilité, vous devez appliquer des règles de comptabilisation.

Celles-ci peuvent être définies en amont ou en aval.

Solution d’hier

Elle consiste à alimenter un journal de ventes (au travers d’une « Feuille vente » par exemple).

L’application source devra prendre en charge le schéma d’écritures (traitement parfois nommé pré-comptabilité).

L’intégration se fera alors par l’import d’un fichier ou via l’API de Business Central  :

Import

A défaut d’une fonction d’import standard vous pourrez utiliser l’un des formats prédéfinis de l’extension WanaPort (voir  https://www.wanamics.fr/wanaport/), tel que Sage ou Cegid, ou décliner un format spécifique moyennant une légère adaptation.

API

Si l’API standard ne dispose pas de toutes les informations souhaitées, un léger développement permettra d’en réaliser une déclinaison.

Solution de demain

Elle consiste à intégrer les factures (entête et lignes) en amont, pour laisser à Business Central le soin de les comptabiliser conformément aux règles standards (groupes compta. marché & produit, groupe compta. TVA, paramètres comptabilisation, paramètres ventes…) et toutes leurs variantes (N° comptes, TVA, remises, arrondis, escompte autorisé…).

Deux options sont alors possibles :

1. La facture est émise par l’application source

Vous devrez vous assurer que le « N° document » validé soit celui attribué par l’application source (continuité de la numérotation et piste d’audit) et prendre en compte les éventuels arrondis et écarts de TVA.

2) La facture est émise par Business Central

Vous bénéficiez ainsi des fonctions standards (envoi par e-mail & profil d’envoi de documents, lien de paiement ou prélèvement le cas échéant, relances avec les factures en pièces jointes, analyses…) et anticipez l’adaptation à la facture électronique.

Il faudra cependant veiller à ce que la présentation de facture proposée par Business Central soit conforme aux attentes (voir aussi WanaDoc : https://www.wanamics.fr/wanadoc/).

La seconde option est à retenir si l’application source (Dynamics Sales par exemple !) ne prend pas en compte certaines exigences (règles de TVA particulières, mentions obligatoires…).

Elle permet également d’harmoniser les processus (source unique d’émission de factures, règles de validation…).