Les factures et avoirs (ventes comme achats) sont à enregistrer par les fonctions prévues à cet effet.
De même, les paiement et règlements seront saisis via des feuilles dédiées.
Des feuilles de saisies sont également prévues pour les opérations particulières (amortissements, abonnements…).
La feuille comptabilité se limite donc à la saisie des Opérations Diverses (OD).
A l’inverse, les feuilles cités ci-dessus ne devraient être utilisées que pour les opérations auxquelles elles sont destinées.
Cependant, sauf mention contraire, les fonctions décrites ci-après s’appliquent à tous ces types de feuilles.
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Nom de feuille
Si plusieurs utilisateurs sont amenés à les utilisées, une feuille (voire plusieurs) sera dédiée à chacun.
Si un « Nom de feuille » a un suffixe numérique, celui-ci sera incrémenté à chaque validation.
Affichage
Pour la feuille comptabilité (et non les autres types de feuilles), l’action « Afficher moins de colonnes » propose une vue allégée pièce par pièce, avec en en-tête les identifiant de celle-ci (« N° document », « Date comptabilisation », voire « Code devise »).
Seules les lignes de cette pièce sont alors affichées La feuille peut en comporter d’autres qui pourront alors être successivement affichées par les actions « N° document précédent » et « N° document suivant ».
A l’inverse, l’action « Afficher plus de colonnes » masquera ces informations d’en-tête pour les afficher en colonnes.
TVA
La TVA est calculée par l’application sur la base d’un « Groupe compta marché TVA » et d’un « Groupe compta produit TVA ».
Les comptes de TVA (445…) ne sont donc pas saisis directement, mais un montant TTC sera saisi sur les comptes de charges et produit. L’affichage de la colonne « Montant TVA » permettra alors de vérifier montant calculé.
N° compte contrepartie
Il facilite l’imputation d’une unique contrepartie.
Il sera alors plus ‘académique’ de saisir le compte TTC en « N° compte » et le compte de charge ou produit en « N° compte contrepartie ».
En cas de contreparties multiples, en particuliers à des fins d’imputations analytiques, autant de lignes que nécessaires seront saisies, toujours pour leur montant TTC.
Compte à compte
Il n’est pas possible d’imputer un compte de tiers (client, fournisseur, salarié) en « N° compte » et en « N° compte contrepartie ».
Il suffira dans ce cas de les saisir sur des lignes distinctes.
En revanche, un virement de trésorerie d’un « Type compte » ‘Banque’ vers un autre peut être saisi sur une même ligne.
Importer des écritures
Dans un premier temps, l’action « Exporter » permet de disposer du format attendu.
Les colonnes pourront alors être complétées via Excel en veillant à ne pas modifier l’ordre des colonnes ni le nom de l’onglet ‘Data’.
L’action « Importer » intègre alors ces lignes dans la feuille en cours (qui doit être vide).
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