Facture nulle, un cas d’école ?

Dans quels cas une facture nulle est-elle comptabilisée, pourquoi, et comment l’expliquer au commissaire aux comptes.

Ce qui est décrit ci-après pour les ventes s’applique de la même manière pour les achats.

Tout d’abord, notez que vous ne pourrez valider un document s’il ne présente aucune quantité à valider (Qté à livrer ou Qté à facturer selon le cas). Toute facture, même nulle comporte donc au moins une ligne.

Plusieurs cas peuvent amener à comptabiliser une facture nulle.

Cas 1 : c’est cadeau

Les « Prix unitaire » peuvent être nuls, par exemple pour remplacer un article défectueux ou envoyer des échantillons.

Une autre solution est de mentionner le « Prix unitaire » (valeur du cadeau) mais de lui appliquer une remise de 100% (à la ligne ou en « % remise facture » ou encore en « Montant remise facture » via la page « Statistiques » du document).

Si en « Paramètres vente », vous avez opté pour la « Comptabilisation remise » en montant net, les « Ecriture comptable » comme les « Ecriture TVA » seront nulles. Dans le cas contraire, elles seront scindées en écritures de sens opposé.

L’écriture client est nulle et donc implicitement fermée (« Ouvert » = Non).

Cas 2 : déduction d’un acompte de 100%

Outre une simple demande d’acompte partiel pour confirmer la commande, l’acompte peut correspondre au montant intégral. Cela peut par exemple s’appliquer aux ventes en ligne ou aux ventes export pouvant présenter un risque.

C’est également le cas des travaux facturés à l’avancement (construction par exemple) sur base de situations de travaux. La dernière situation atteint alors 100% (en cumul) et la facture finale reprenant le montant total du contrat et la reprise des acomptes déjà facturés sera nulle.

Ici aussi, l’écriture client est nulle et donc implicitement fermée (« Ouvert » = Non).

Cas 3 : Document supprimé après échec de validation

Vous avez tenté de valider une facture, mais celle-ci n’a pu aboutir (problème de paramétrage, compte bloqué…).

Un « N° » lui a été attribué sans attendre la fin de la validation (pour éviter qu’une validation simultanée attribue le même N° à plusieurs factures) et lui reste affecté dans l’attente d’une validation concluante.

Si toutefois cette validation n’avait pas lieu d’être (ex : doublon de « N° doc. externe ») et que le document devait être supprimé, une facture nulle serait validée (après confirmation) afin de maintenir une séquence continue.

La « Facture vente enregistrée » ne reprend alors que l’en-tête et une ligne de commentaire tel que « Document supprimé » (pour information, cette désignation est celle du journal défini en « Paramètres code journaux » pour « Document supprimé »).

Là encore, il s’agit d’une facture nulle.

Notez qu’entretemps, la liste des « Factures vente enregistrées » présente temporairement une rupture de séquence.

Il est donc important de régler la situation au plus vite et de s’assurer, avant de clôturer l’exercice, qu’il ne reste aucune validation en suspens.

Attention, aucune écriture n’étant validée pour cette facture, une rupture de séquence suspecte pourra être constatée dans le FEC (Fichier des Ecritures Comptables). La « Facture vente enregistrée » vous permettra de l’expliquer.