Copier/Coller des lignes d’Excel vers Business Central

Vous utilisez régulièrement le copier/coller de Business Central vers Excel.

Savez-vous que l’inverse est également possible ?

Vous pouvez en particulier copier des lignes d’Excel vers un document de vente ou d’achat, ou encore vers une feuille de saisie (comptabilité, articles…).

Vous utiliserez les raccourcis habituels Ctrl+C pour copier, puis Ctrl+V pour coller (nul besoin du clavier ci-dessus 😉 ). Voir aussi Raccourcis clavier – Business Central | Microsoft Learn.

Il y a cependant quelques pièges qu’il est facile d’éviter dès lors que l’on comprend le principe.

Les cellules d’Excel que vous avez copiées sont stockées dans le presse-papier de Windows.

Lorsque vous les collez dans Business Central, le curseur est tout d’abord déplacé dans la première colonne, puis les cellules sont copiées une à une comme si vous les saisissiez (chaque changement de colonne d’Excel passe à la colonne suivante dans Business Central et chaque changement de ligne d’Excel ajoute une ligne dans Business Central).

Vous comprenez donc que les colonnes doivent être dans le même ordre et que vous devez copier toutes les colonnes affichées à partir de la gauche.
En revanche, vous pouvez laisser affichées des colonnes à droite de celles que vous collez (puisque le changement de ligne n’en tiendra pas compte).

Les cellules étant collées une à une, la mise à jour est interrompue en cas de problème, mais les cellules déjà copiées sont préservées. L’erreur indiquera par exemple que ‘Le collage a échoué en raison d’erreurs de validation. 2 sur 4 lignes ont bien été collées.’ (attention la dernière n’a peut être pas été copiée intégralement).

Ajouter des lignes

Positionnez le curseur sur une nouvelle ligne (qu’il s’agisse d’un ajout à la fin ou d’une ligne insérée) avant de Coller.

Modifier des lignes existantes

Cela suppose que vous sélectionniez dans Business Central le même nombre de ligne que celles que vous avez copiées.

Si tel est le cas, il vous suffira de confirmer : ‘Cette opération va écraser les données sélectionnées. Êtes-vous sûr de vouloir continuer ?’.

Si en revanche, vous tentez de copier 2 lignes d’Excel sans en avoir préalablement sélectionnées autant dans Business Central vous rencontrerez l’erreur : ‘Vous ne pouvez pas coller les lignes 2 dans les lignes 1 sélectionnées.’

Remarques

• Ces actions ne s’appliquent bien sûr qu’aux listes modifiables (vous ne pourrez donc rien coller dans la liste des clients par exemple).
• Les titres des colonnes n’ont pas d’importance, dès lors que leur contenu est similaire (date, montant…).
• Ne copiez pas les titres des colonnes
• Une cellule vide d’Excel est également copiée.
  Si vous copiez des lignes vers une commande en sélectionnant les colonnes « Quantité », « Prix unitaire » et « Montant » mais que vous laissez vide la colonne montant, celui-ci sera interprété comme 0 et vous verrez apparaître un « % remise ligne » de 100 %.
• Si le nombre de lignes est important, vous devriez privilégier d’autres fonctions telles que « Modifier dans Excel » ou l’import via un « Package de configuration ».
• Le nombre de caractères copiés dans une colonne ne doit pas dépasser sa longueur maximale (généralement 100 pour une description). Vous devrez donc le cas échéant réduire le texte de la cellule Excel, ou, s’il doit être repris sur un document, le découper sur des lignes distinctes de « Type » ‘Commentaire’ (qui ne seront donc pas attachées entre elles pour former un seul bloc).
• Les lignes d’un document ou d’une feuille de saisie sont identifiées par un « N° ligne » attribué par pas de 10000. Le nombre de lignes susceptibles d’être insérées entre 2 lignes existantes est donc limité.
• Le séparateur décimal (‘.’ ou ‘,’) doit être compatible mais le séparateur des milliers est sans importance.
• Les cellules d’Excel sont prises en compte telles quelles sont affichées (les formules ne sont bien sûr pas prise en compte). Ainsi, si le format d’affichage d’Excel ne mentionne pas les décimales elles ne sont donc pas copiées.
  De même si, dans Excel, un format spécial (code postal, N° de téléphone, N° sécurité sociale…) est adopté, il en sera tenu compte lors de la copie.

Autres sources

Outre Excel, vous pouvez copier des lignes provenant d’autres sources de données présentées en tableau.

En particulier, au sein de Business Central, vous pouvez par exemple copier des lignes d’une commande d’achat d’une société pour les coller sur une commande vente dans une autre (il existe cependant un fonction plus pertinente à cet effet : Transactions intersociétés (ou intragroupe) – Wanamics).

Cependant, la copie depuis Business Central reprenant l’intégralité des colonnes, elles devront être au moins aussi nombreuses à être affichées pour le document dans lequel vous souhaitez lez coller.

Vous pouvez de la même manière copier un tableau d’un document Word ou d’un message, voire d’une page Web.

Ainsi, si les premières colonnes affichées dans Business Central correspondent à celles du tableau ci-dessous (et que ce compte existe dans votre plan comptable) vous pourrez y copier les lignes de celui-ci :