Bannir l’e-mail pour mieux collaborer

Nos boites mail ont une fâcheuse tendance à se remplir plus vite que notre capacité d’absorption.

Si certains s’appliquent avec un bonne dose de rigueur et/ou quelques règles à les classer, d’autres (moi le premier) s’en remettent aux fonctions de recherche en espérant le moment venu retrouver la précieuse aiguille dans la botte de foin.

Et quand plusieurs sujets s’entremêlent, que le répondre à tous s’en mêle, ou que chacun a sa propre version d’un document , c’est la cacophonie assurée. Il devient alors difficile de partager la même vision pour avancer ensemble dans la même direction.

J’ai lu avec beaucoup d’intérêt le livre de Christophe Coupez « Réinventer la communication interne (digital-inside.fr) » fruit d’une longue expérience et riche de nombreux témoignages (vous trouverez également sur son blog https://www.digital-inside.fr/ bien d’autres articles relatifs à la digitalisation de nos entreprises).

Remplaçons « communication interne » par « communication projet » et vous y trouvez tous les ingrédients d’une collaboration efficace dont Teams est la pierre angulaire.

Si vous ne connaissez de Teams que ses fonctions de réunion visio (largement démocratisées depuis le confinement), je vous invite à découvrir d’autres usages dans sa vidéo Comprendre et maîtriser Teams – YouTube.

Une équipe projet peut être étendue aux membres externes à l’entreprise (prestataires, consultants, formateurs…) qu’il suffira d’inviter dans les équipes et canaux qui les concernent.

Dès lors, vous comprendrez vite Pourquoi Teams est plus efficace que la messagerie pour collaborer ? – YouTube.

Cependant, le risque d’introduire un nouvel outil de communication est d’ajouter une couche qui ne ferai que noyer un peu plus l’information.
Le défi est alors de décider de bannir le mail pour centraliser la communication et l’information projet dans Teams.

L’e-mail n’a pas dit son dernier mot mais doit se limiter à la communication externe (les parties prenantes au projet ne sont plus externes dès lors qu’elles sont invitées aux équipes qui les concernent).

C’est ce que je m’applique à mettre en œuvre, avec plus ou moins de facilité, pour les projets sur lesquels j’interviens.

Alors, prêts ?

Le changement n’est pas naturel et les habitudes ont la vie dure. Quelques recommandations initiales permettront de définir ensemble les bonnes pratiques. L’implication de la direction et de quelques ambassadeurs contribueront à la conduite du changement.

Si votre entreprise n’a pas encore déployé l’usage de Teams (et solutions associées telles que Planner, OneNote…), un nouveau projet sera l’occasion de l’expérimenter.

Si vous disposez d’un abonnement Microsoft 365 nous créerons, sur votre environnement, une équipe Teams à laquelle vous pourrez m’inviter.

Si ce n’est pas encore le cas, je vous recommande d’en souscrire un premier qui vous permettra, pour une dizaine d’euros par mois, de disposer d’un environnement et de tous les outils nécessaires. Vos collègues seront, comme moi, de simples invités, en attendant de disposer de leur propre abonnement lorsque vous aurez pu mesurer l’intérêt de cette suite collaborative dont le retour sur investissement ne fera bientôt plus aucun doute.

A défaut, je créerai sur mon environnement, une équipe Teams à laquelle je convierai les membres de votre équipe projet.

Une approche agile pragmatique permettra de mettre le pied à l’étrier en posant quelques bases qui ne demanderont qu’à évoluer si le besoin s’en fait sentir.

Ainsi, je propose généralement de créer un canal par domaine (finance, achats et stocks, ventes, production, reprise de données…) dans lesquels chacun est invité à ouvrir des discussions (avec un titre pour faciliter la recherche et en privilégiant la réponse à un sujet déjà ouvert). Si le périmètre du projet est réduit, un canal ‘Demandes’ peut être partagé par tous.

Sauf cas particulier, les canaux sont ouverts à tous et chacun s’abonnera à ceux qui le concerne pour recevoir les notifications correspondantes.

Le canal Général, comme son nom l’indique, est réservé aux informations transverses qui relèvent alors de la direction de projet.

Un bloc-notes (OneNote) permettra aux responsables concernés de capitaliser les informations principales pour constituer une documentation évolutive un peu plus structurée (enrichie par des liens entre les pages et vers les documents, les discussions ou encore des blogs 😉 ).

Un Planner reprend les tâches organisées à la manière des méthodes agiles (Backlog, To do, In progress…). Il permet de partager la vue d’ensemble des sujets en cours et facilitera le suivi.

A défaut d’outil dédié au suivi des demandes (ticketing), les discussions en tiendront lieu, associées à des tâches pour celles qui nécessitent un suivi particulier.

Comme le disait un slogan, « Ne passons pas à côté des choses simples » quand d’autres vantaient l’inverse :