Cet article est une traduction d’une publication empruntée à Triangle, un partenaire espagnol (https://www.triangle.es/en/how-to-survive-the-implementation-of-an-erp/)

Mettre en place un ERP ou prolonger votre situation actuelle ?

Nous avons rassemblé pour vous 10 astuces pour réussir une implémentation ERP et ainsi survivre à l’implémentation d’un système de gestion d’entreprise .

1 N’ayez pas peur du changement

Proposer un changement d’outil est source d’inquiétude. C’est vrai. Aucun changement ou mise en œuvre n’est simple. Mais bien planifié, il peut être un processus passionnant et enrichissant. Si votre ERP est devenu obsolète et entrave votre croissance ou si votre système actuel est dépassé par vos nouvelles exigences, le moment est venu d’envisager un changement d’outil de gestion d’entreprise.

Saisissez cette opportunité pour revoir vos circuits métiers et rechercher leur optimisation, soutenue par les outils de gestion les plus modernes du marché. Si votre attitude est positive et proactive, si vous êtes prêt à écouter et à contribuer, même s’il y a des moments difficiles, le projet vous apportera les gains espérés.
Si, au contraire, vous résistez au changement, il vous sera très difficile d’atteindre vos objectifs à long terme.

2 Voyez à long terme

Lors du choix d’un ERP, vous devez adopter une vision du futur. Assurez vous non seulement que le produit choisi répond à vos exigences actuelles, mais qu’il sera également en mesure de satisfaire les exigences futures. Cela implique de demander, entre autres:

• La feuille de route du produit est-elle publique et correspond à votre vision de l’avenir?
• Est-ce conforme au RGPD et aux autres normes de cybersécurité?
  Avec quelles garanties?
• A-t-il la capacité de s’intégrer à votre écosystème d’applications présentes et futures ? Tant au niveau des outils bureautiques que des applications tierces que vous utilisez dans votre vie de tous les jours.
• Parie-t-il clairement sur les technologie d’avenir (intelligence artificielle…) ou un est-ce un ERP avec la logique du siècle dernier?

3 Tissez de bonnes alliances

De la même manière que vous effectuez une analyse approfondie sur le choix du meilleur outil pour votre entreprise, vous devez également consacrer de l’énergie à trouver le bon partenaire :

• Votre projet est-il adapté pour le partenaire choisi? Pourquoi?
• Etes-vous à l’aise avec la méthodologie proposée?
• Quelle valeur ajoutée peut-ils nous apporter?
• Est-il engagés dans la réussite du projet ?

4 Ne nagez pas à contre-courant

Rappelez-vous quel est votre cœur de votre métier et vérifiez si la logique de l’application respecte et améliore ces processus dans sa version standard. Nous vous recommandons de ne pas essayer d’aller à l’encontre de la logique de l’ERP s’il ne correspond pas à vos circuits.

Si l’outil n’est pas aligné avec votre métier, considérez d’autres produits sur le marché. Optez pour l’ERP qui respecte le plus votre cœur de métier.

5 Maintenez une approche AGILE

Un ERP est un outil complexe. Si complexe qu’il est parfois très difficile de déterminer à l’avance toutes les exigences pour sa mise en œuvre. Pour cette raison, il est essentiel que vous soyez ouvert à revoir fréquemment l’approche initiale du projet pour la corriger si nécessaire.

Une méthodologie AGILE vous permettra d’obtenir périodiquement de petits go-lives partiels, réalisant ainsi de petits jalons du projet. Fuyez la méthodologie de mise en œuvre traditionnelle qui vise à effectuer une macro-mise en service de tous les domaines de l’entreprise simultanément. Le risque d’écart de temps et de budget se multiplie de façon exponentielle, réduisant la marge de flexibilité face aux changements.

6 Impliquez l’utilisateur final

Pendant le projet de mise en œuvre, non seulement vous devez convaincre les responsables, mais il est essentiel que vous impliquiez les utilisateurs finaux. Tant dans le processus de décision que, par la suite, dans le projet.

Impliquez les utilisateurs finaux de chaque département (finance, informatique, achats, marketing, etc.). Vous réduirez leur résistance au changement et, par conséquent, l’adaptation au nouvel outil sera plus fluide, agile et positive.

7 Valorisez le dévouement

Votre équipe est celle qui connaît le mieux les besoins et les processus de gestion de votre entreprise. Pour cette raison, son implication fait partie de la réussite d’une mise en œuvre. Avant de commencer, vous devez définir les ressources que vous allez consacrer à ce projet, afin de les libérer de certaines de leurs tâches quotidiennes.
Vous voulez qu’ils se concentrent à 100% sur ce projet, faites ce qu’il faut pour qu’ils puissent s’y consacrer au mieux.

N’oubliez pas qu’une croissance saine est soutenue par de bonnes bases.

8 Travaillez en collaboration

Traiter chaque département de manière isolée pendant la mise en œuvre du projet est une erreur courante. Actuellement, chaque équipe peut utiliser son propre outil et le partage des processus n’est pas une pratique courante dans votre entreprise.

Pourquoi ne pas profiter de ce projet pour dessiner une vision unifiée de l’entreprise ? Ce n’est qu’alors que vous pourrez garantir le succès global de la mise en œuvre.

9 Planifiez la mise en production

Décider du meilleur moment de mise en production est essentiel pour assurer le succès du projet. Planifiez l’affectation que cette étape peut avoir dans chaque département et évitez qu’elle coïncide avec des moments de charge de travail maximale. Ainsi, la transition sera la plus fluide possible.

Bien que cela soit difficile, essayez d’éviter que l’urgence de commencer à travailler avec le nouvel ERP conditionne la date de début.

10 Et rappelez-vous … tout va s’améliorer

Si vous voulez que le projet soit un succès, travaillez intensément pour jeter les bases qui vous permettront d’atteindre vos objectifs et de passer à l’échelle avec l’ERP à l’avenir. De plus, il est essentiel que vous mainteniez une attitude positive et ouverte tout au long du projet.

Malgré tout, il y aura des moments de tension. Alors dans les moments de crise: respirez profondément et rappelez-vous, tout va s’améliorer.