Plusieurs éditeurs proposent des solutions de vente en magasin intégrées ou connectées à Business Central.
Le « Marché des extensions » (AppSource) en référence plus d’une centaine dont certaines proposent des fonctions avancées dédiées au métier du ‘retail’.
Mais si, dans votre activité, la vente ‘comptoir’ est marginale ou occasionnelle (opération déstockage), la fonction « Facture vente » standard et l’usage d’une simple douchette code-barres pourront convenir à cet effet.
Voyons comment la personnaliser pour une utilisation efficace.
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Configuration
| Client | Créer un client pour chaque point de vente en précisant : – Informations comptables : « Groupe compta client », « Groupe compta. marché », « Groupe compta marché TVA ». – Informations tarifaires : « Groupe prix client », « Groupe remise client », « Méthode de calcul des prix », « Prix TTC » – « Code magasin » – Axes analytiques le cas échéant et autres informations éventuelles (« Code vendeur », « Centre de gestion »…) |
| Références d’articles | Pour les articles ne disposant pas de code-barres, vous pouvez imprimer une liste reprenant le « N° », la désignation et le « GTIN » (en police code-barre) que vous pourrez ainsi scanner. Vous pouvez faire de même pour les articles de type ‘Service’ (prestations). |
| Liste prix vente | Définir la liste de prix souhaitée (en « Prix TTC » ou non) pour le client (ou le « Groupe prix client » voire le « N° campagne ») en prix et/ou remise par article et « Quantité minimum ». |
| Paramètres vente | Attention, les valeurs suivantes sont préconisées mais affecteront également les commandes et autres documents de vente. – « Type par défaut » : Article – « Quantité par déf. » = 1 |
Facture vente, personnalisation et saisie rapide
Une facture peut être créée depuis la liste des « Factures vente » en sélectionnant le client, ou depuis la fiche du client concerné (action « Nouveau document » puis ‘Facture vente’).
Il est souhaitable d’alléger la présentation de la page pour que ‘Afficher moins’ se limite à l’essentiel tel que proposé ci-après, tout en autorisant une utilisation plus étendue par ‘Afficher plus’ si nécessaire.
La première colonne sera le « N° référence d’article » (code-barres) et les suivantes seront définies en « Exclure de la saisie rapide » :
Rappelons que la validation de la saisie par ‘Entrée’ (et non ‘Tabulation’) passe au prochain champ défini pour « Inclure dans la saisie rapide ».
Ainsi, les articles pourront être scannés un à un pour ajouter autant de lignes sans recourir au clavier.
La colonne « N° » sera préservée pour permettre la sélection d’une article dont le code-barres ne serait pas correctement défini, et les colonnes « Quantité », « Prix unitaire », « % remise ligne » et « Montant ligne » permettront d’ajuster ces valeurs si nécessaire.
En particulier, la modification de la « Quantité » permettra d’appliquer le prix et/ou la remise défini par « Quantité minimum ».
Ces personnalisations seront de préférence réalisées via le « Profil (rôle) » pour s’appliquer aux utilisateurs concernés. Ce profil pourra être activé ponctuellement (via « Mes paramètres ») par un utilisateur occasionnellement affecté à cette tâche.
Cas particuliers
Alerte rupture stock
Si vous avez activé l’option « Alerte rupture stock » pour tout ou partie des articles, celle-ci pourrait s’avérer gênante dans le cas où le stock ne serait pas parfaitement à jour.
Si le client passe en caisse avec l’article, pourquoi refuser de le lui vendre !
Pour éviter un ajustement de stock hâtif et/ou fictif, une légère adaptation permettra d’éviter ce contrôle pour les factures immédiates (sans commande préalable).
Contact et e-mail
Il peut être utile de profiter du passage en caisse du client pour relever son nom et une adresse e-mail en vue de communications ultérieures.
Il est possible de créer un contact en tant que tel (CRM) mais cela risquerait d’entraver la fluidité du passage en caisse.
Il sera alors préférable de le créer ultérieurement sur base des informations de la facture enregistrée.
Le champ « Adresse e-mail » présent étant celui du « N° contact », il n’est pas modifiable.
Une légère adaptation consiste à ajouter l’adresse mail propre au document (« Sell-to contact E-mail ») afin qu’elle soit reprise sur la « Facture vente enregistrée ».
Elle pourra ainsi être utilisée pour lui envoyer la facture (action « Valider en envoyer »).
Mode de règlement
Nous ferons l’hypothèse qu’un seul mode de règlement est utilisé pour une même facture.
Le « Code mode de règlement » sera précisé avant validation (il peut être rendu obligatoire par une adaptation mineure).
S’agissant de paiement immédiat (espèces, chèques, carte bancaire…), le « N° compte contrepartie automatique » pourra être associé au « Code mode de règlement », le lettrage étant alors implicite.
L’utilisation d’un compte bancaire à cet effet permettra de procéder à un rapprochement bancaire (même s’il ne s’agit pas à proprement parler d’un compte de banque). Il pourra en particulier être défini pour chaque PSP (Payment Service Provider ou Prestataire de Service de Paiement).
Un terminal carte bancaire (de type SumUp par exemple) peut être utilisé, mais, n’étant pas connecté à Business Central, il faudra y ressaisir le montant.
Nom et adresse de facturation
Si le client dispose déjà d’un compte, il suffira de le sélectionner en tant que « N° donneur d’ordre » et/ou « N° client facturé ». La facture héritera alors des informations associées (axes analytiques, mode de règlement…).
S’il s’agit d’un client occasionnel, mais qu’il est nécessaire de lui remettre une facture nominative, l’option de facturation « Adresse personnalisée » permettra de la préciser.
Le nom du client n’étant quant à lui pas modifiable, il faudra mentionner le nom de la société en tant que contact.
Si le montant de la facture dépasse 150€, le » N° identif. intracomm. » devrait également être renseigné (Cf. Mentions obligatoires sur les factures – Wanamics).
Une légère adaptation permet également de modifier l’adresse à postériori sur la « Facture enregistrée » (en particulier si le client avait omis de préciser qu’il souhaitait une facture).
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